Positive Formulierungen in Auditberichten29 | 03 | 16

Interne Auditoren stehen bei der Berichterstattung ihrer Audits oft vor einem Gewissenskonflikt: Auf der einen Seite wollen sie als Unterstützer bei der Prozessverbesserung und der Gewinnung von Chancen von den Auditierten wahrgenommen werden. Auf der anderen Seite sollen sie ungeschönt auch über Risiken und Nichtkonformitäten berichten, um notwendigen Maßnahmen Gewicht zu verschaffen.

Da ist der Konflikt vorprogrammiert: Beschönigen die Auditoren, werden Probleme möglicherweise nicht mit dem gebotenen Ernst angepackt. Bei zu „harter“ Gangart wird beim nächsten Audit wahrscheinlich alles getan, um unangenehme Themen zu verschleiern oder zumindest nicht als Potenzial für Verbesserungen zu benennen.

Ungeachtet dessen, dass Auditberichte IMMER die Fakten darstellen müssen, ist es dem Auditor freigestellt, bei der Wortwahl respektvoll und konkret so zu formulieren, dass Nichtbeteiligte am Audit nicht voreilige Schlüsse ziehen und unangemessene Sanktionen folgen lassen. Weder ISO 9001 noch ISO 19011 verlangen, dass bei Audits „Mängel“ aufzudecken oder „Versäumnisse“ zu berichten sind. Auch die Terminologie aus Zertifizierungsaudits ist nicht zwingend zu übernehmen.

Auditbericht: Negative Ergebnisse als Potenziale sehen

Damit die Auditierten trotz festgestellter Abweichungen eher bereit sind, auch negative Ergebnisse als Potenziale zu sehen, haben wir versucht, diese Situation mittels positiver Formulierungen zu entschärfen. Wir, das sind die Mitglieder im DGQ-Fachkreis Audit und Assessment, der sich dafür einsetzt, dass Unternehmen Audits zur Erreichung ihrer strategischen Ziele nutzen.

Folgende Formulierungen – deutsch und englisch – können Sie wählen, um deutlich zu machen, welche Potenziale negative Ergebnisse bergen:

• Die Schulungsmaßnahmen wurden vollständig zeitnah durchgeführt. Die Befragung im operativen Umfeld ergab allerdings, dass die Umsetzung noch nicht flächendeckend (erst zu N Prozent) erfolgt ist.The training was completed in due time. It became clear during interviews with the operatives, that this was not fully (only N percent) effective.
• Das Ergebnis erfüllt noch nicht vollständig alle Anforderungen. Es wurden N Maßnahmen zur Lösung vereinbart (bis zum…).The result does not yet fulfill all requirements. N measures were agreed to solve it (until…..).
• Die vereinbarten Maßnahmen aus dem letzten Audit konnten aufgrund immer neuer Prioritäten (der Organisation) nicht vollständig erledigt werden. Die Bewertung der offenen Themen ergab keine besonderen Risiken. Die Auditoren empfehlen (dringend) eine zeitnahe Eskalation zum Prozessverantwortlichen bei erneutem Prioritätenkonflikt zur Vermeidung von Nachteilen (für die Organisation / die Beteiligten….)The agreed measures from last audit could not be fully completed in due time as new priorities were set (by the organisation). The evaluation of open items showed no significant risks. The auditors (urgently) recommend a timely escalation to the process responsibles next time to avoid negative consequences (for the organisation / the people involved…..)
• Die Verantwortlichen haben N Trainings / Verbesserungsaktivitäten in den letzten N Monaten durchgeführt. Alle Trainings wurden sorgfältig dokumentiert. Die Auditoren empfehlen, einen kurzen Test nach jeder Session durchzuführen, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu steigern.The responsible persons initiated trainings / improvement sessions N times in the last N months. All trainings were carefully documented. The auditors recommend a short test after each session to enhance attentiveness of the trainees.
• Die Prozessanforderung „Archivierung“ wird durch Verwendung eines lokalen Tools erfüllt. Um den Zugriff von anderen Orten zu ermöglichen, ist (unbedingt) das Tool „xxx“ zu verwenden.Process requirement „archiving“ is fulfilled by usage of local tools. To ensure also international access the tool „xxx“ has to be (mandatorily) used.
• Aus Sicht der Auditierten ist die Prozessabfolge „X“ im Projekt xxx nicht wertschöpfend. Der Prozessmanager wird gebeten, dies im Sinne der Erhöhung der Effizienz zu überprüfen und – bei positiver Bewertung – diese Prozessabfolge auswählbar und nicht zwingend zu machen. (Dies könnte etwa fünf Stunden pro Vorgang einsparen).From auditees point of view the realisation of process sequence „X“ is of no value in project xxx. For efficiency reasons the process manager is requested to check and  – if in agreement – make this sequence selectable and not mandatory. (This would save 5 hours per test).
• Um das Risiko finanzieller Folgen (Pönalen) zu minimieren, muss jeder einzelne Prozessschritt sorgfältig dokumentiert werden. Die globale Aussage „alle Tests wurden erfolgreich durchgeführt“ ist (in diesem speziellen Fall) nicht ausreichend.To minimize the risk of financial consequences (penalties) every single process step has to be carefully documented. It is not enough to give a statement „all tests performed successfully“ (for this special case).

Sicher werden die positiven Formulierungen nicht in jedem Fall und in jeder Unternehmenskultur zum Erfolg führen, aber einen Versuch ist es wert. In der Praxis sind jedenfalls damit schon gute Erfolge erzielt worden.

Welche Vorschläge haben Sie?

Haben Sie weitere Beispiele und Anregungen, wie man Auditergebnisse positiv und wertschätzend formuliert? Kommentieren Sie gern diesen Blogbeitrag. Wir sind auf Ihre Ideen gespannt.

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Über den Autor: Mathias Wernicke

Mathias Wernicke hat 35 Jahre Erfahrung in der Anwendung, Gestaltung und Zertifizierung von Managementsystemen. Neben interkulturellen Herausforderungen waren immer zwei Gedanken präsent: Bestehende komplexe Systeme zu vereinfachen und sie den Menschen im Unternehmen nahezubringen. Wernicke ist Trainer und Prüfer der DGQ, engagiert sich im Fachkreis Audit und Assessment, hat den Vorsitz im DIN Normenausschuss Organisationsprozesse und hält Vorlesungen zum Thema Integration von Managementsystemanforderungen an Hochschulen.