Digitale Prozessoptimierung: Ein Game-Changer für QM-Beauftragte18 | 01 | 24

Digitale Prozessoptimierung, Aktenberg, Digitalisierung

Stellen Sie sich vor, Ihr Arbeitsalltag als Qualitätsmanagementbeauftragter (QMB) erlebt eine radikale Verwandlung. Die endlosen Papierdokumente und mühsamen manuellen Prozesse verschwinden, und Ihre Rolle entwickelt sich von einem Datensammler zu einem strategischen Innovator. Dies ist keine Zukunftsvision, sondern die greifbare Realität der Prozessautomatisierung.

Von Traditionell zu Digital: Eine Notwendigkeit im Qualitätsmanagement

In vielen Unternehmen herrschen noch immer traditionell manuelle Prozesse. Doch diese sind nicht nur zeitraubend, sondern auch fehleranfällig. Prozessautomatisierung greift genau hier ein und bietet QMBs die Möglichkeit, sich auf strategisch wichtige Aufgaben zu konzentrieren, anstatt in Papierbergen unterzugehen.

Prozessautomatisierung im Praxiseinsatz: Changemanagement

Beim Changemanagement, einem Kernprozess im Qualitätsmanagement (QM), wird der Nutzen von Prozessautomatisierung besonders deutlich. Stellen Sie sich vor, eine Organisation führt eine neue Software ein. Traditionell würde dies zahlreiche manuelle Schritte umfassen: von der Datenerfassung bis zur Genehmigung durch verschiedene Instanzen.

Beispielsweise müssten Antragsformulare gedruckt, an die beteiligten Mitarbeiter verteilt, von diesen händisch ausgefüllt und dann zur weiteren Bearbeitung an eine andere Stelle weitergegeben werden. Jeder Schritt würde manuelle Eingriffe und die Überprüfung durch mehrere Abteilungen erfordern, was nicht nur Zeit kostet, sondern auch Raum für Fehler lässt. Mit einem automatisierten System hingegen werden Anträge digital erfasst, automatisch an die relevanten Stellen weitergeleitet und gleichzeitig wird deren Bearbeitungsstatus überwacht. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand sind und Entscheidungen schneller getroffen werden können.

Darüber hinaus ermöglicht die Automatisierung eine lückenlose Dokumentation aller Vorgänge, was für die Einhaltung von Compliance-Vorschriften und für interne Audits von entscheidender Bedeutung ist. Automatisierte Erinnerungen und Benachrichtigungen stellen sicher, dass Fristen eingehalten werden und wichtige Aufgaben nicht übersehen werden. Dies führt zu einer effizienteren, transparenteren und fehlerfreieren Abwicklung von Prozessen.

Berufsbild Prozessmanager

Wir leben in einer Zeit geprägt von Digitalisierung und Schnelllebigkeit. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen anpassungsfähig sind und auf veränderte Marktbedingungen eingehen können. Eine kontinuierliche Analyse und Optimierung von bestehenden Geschäftsprozessen ist sowohl für die Kosteneffizienz und Wirtschaftlichkeit, aber auch für die Kundenzufriedenheit von zentraler Bedeutung. Prozessmanager sind also gefragte Arbeitskräfte mit guten Zukunftsaussichten.
Antworten auf die wichtigsten Fragen finden Sie in unserem Berufsbild zum Prozessmanager:

  • Welche Aufgaben betreuen Prozessmanager?
  • Wie werde ich Prozessmanager?
  • Welche Weiterbildungsmöglichkeiten gibt es?
  • Was verdient ein Prozessmanager?
  • Welche Rollen gibt es im Prozessmanagement?

Zum Berufsbild Prozessmanager »

Die Rolle von QM-Software

QM-Software spielt eine Schlüsselrolle in der digitalen Prozessoptimierung. Sie bietet eine umfassende Plattform zur Prozessautomatisierung, hilft bei der Datenanalyse und gewährleistet die Einhaltung von Compliance-Standards im Qualitätsmanagement. Solche Tools ermöglichen es QMBs, Prozesse nicht nur zu überwachen, sondern auch aktiv zu gestalten und zu verbessern.

Ein Schritt in die Zukunft

Die Implementierung von Prozessautomatisierung bedeutet mehr als nur eine technische Umstellung – es ist ein Kulturwandel. Als QMB sind Sie dabei nicht nur Ausführender, sondern auch Innovator und Wegbereiter. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Organisation effizienter, agiler und zukunftssicher zu machen.

Checkliste für die Implementierung von Prozessautomatisierung

  1. Bedarfsanalyse: Identifizieren Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen, die am meisten von der Automatisierung profitieren würden.
  2. Tool-Auswahl: Wählen Sie eine geeignete QM-Software, die Ihre spezifischen Anforderungen im Prozessmanagement erfüllt.
  3. Schulung und Einbindung der Mitarbeiter: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter mit den neuen Tools und Abläufen vertraut sind.
  4. Schrittweise Implementierung: Führen Sie die Prozessautomatisierung schrittweise ein, um eine reibungslose Übergangsphase zu gewährleisten.
  5. Datenanalyse und Optimierung: Nutzen Sie die von der Software bereitgestellten Daten zur weiteren Optimierung der Prozesse.
  6. Sicherheit und Compliance: Gewährleisten Sie die Einhaltung aller relevanten Datenschutz- und Compliance-Vorschriften.
  7. Fortlaufende Bewertung und Verbesserung: Betrachten Sie Prozessautomatisierung als einen kontinuierlichen Prozess und streben Sie ständige Verbesserungen an.

Fazit: Die neue Rolle des QMBs

Prozessautomatisierung und fortschrittliche QM-Software sind Schlüsselkomponenten für moderne Organisationen. Sie bieten nicht nur Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen, sondern eröffnen auch neue strategische Möglichkeiten für QMBs. Es ist an der Zeit, die heutigen Herausforderungen mit den Lösungen von morgen zu meistern.

Über die Autorin: Melanie Preßmar

Melanie Preßmar ist seit 2019 Teil des Teams bei der Roxtra GmbH, einem Hersteller von Qualitätsmanagement-Software. In ihrer Rolle als Marketingleiterin beschäftigt sie sich tagtäglich mit den Herausforderungen von QMBs und lebt dabei ihr persönliches Motto „Qualität mit Leidenschaft gestalten“. Zusätzlich engagiert sie sich ehrenamtlich im Leitungsteam der QM-Youngsters bei der DGQ in Stuttgart.

www.roxtra.com

Ein Kommentar bei “Digitale Prozessoptimierung: Ein Game-Changer für QM-Beauftragte”

  1. dd2166db7d7733f5301f78d11113c9ad Anonymous sagt:

    Vielen Dank für den Beitrag, ich stimme Ihnen hier voll zu und würde (aus eigener Erfahrung), bei Ihrer Checkliste für die Implementierung besonders auf die Punkte 1. Bedarfsanalyse und 3. Schulung und EINBINDUNG der Mitarbeiter einen Fokus legen.

    Die anderen Punkte sind sicher nicht weniger wichtig, doch genau das war bei meinen Herausforderungen oft die Schlüsselstellen.
    Eine saubere Bedarfsanalyse und auch eine möglichst genaue Analyse wer die Key-Anwendern sein werden und deren konkreten Bedarf. Oft versteckt in den Aussagen bzw. oft wird der Bedarf eher umschrieben als konkret benannt. Das hat mir, auch zur Verteidigung des Business Case oft weitergeholfen.

    Auf der anderen Seite kann man Mitarbeiter mitnehmen, so viel man will es ist nie genug. Trotzdem muss dies genau geplant, im Voraus kommuniziert und auch auf Bedarfe oder Wünsche in akzeptablen Rahmen eingehen.

    Ein sehr spannendes Thema was mit Höhen und Tiefen verbunden sein kann 😉

    Viele Grüße
    Markus Hohneder

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