Selbstbewertung nach Handlungsfeldern15 | 04 | 15

Audit

Ich empfehle, die Selbstbewertung mit eigenem Kriterienkatalog im Rahmen interner Audits umzusetzen. Die Vorgehensweise ist für Systemaudits wie auch komplexere Prozessaudits geeignet. Ziel ist es, die Stärken einer Organisation herauszuarbeiten und durch geeignete Impulse zu fördern.

Wie geht das?

Die BIM (Berliner Immobilienmanagement GmbH) hat zuerst die eigenen Anforderungen an ein wirksames Managementsystem festgelegt und dazu elf Fragen in einer Checkliste zusammengefasst. Diese Fragen sprechen alle für das Unternehmen wichtigen Aspekte eines gelebten Managementsystems an: Information und Kommunikation, Vorhandensein und Aktualität von Prozessen sowie Vorgaben, Umgang mit Änderungen, Audits, Maßnahmenplanung und -controlling, Qualitätsziele, Managementbewertung, Ideen- und Verbesserungsmanagement, positive Kundenrückmeldungen und Beschwerden.

Am Audit sollten in jedem Fall Führungskräfte und Mitarbeiter teilnehmen. Reihum liest jeder Teilnehmer ein Kriterium vor und stellt danach zuerst seine Selbsteinschätzung zu diesem Kriterium vor. Die Selbsteinschätzung der anderen Teilnehmer wird danach abgefragt. Aus den Beiträgen entsteht in der Regel ein intensiver Austausch zwischen den Teilnehmern, so dass diverse Informationen rund um ein Kriterium benannt werden.

Der Auditor stellt während des Audits die Ergebnisse sichtbar für alle Teilnehmer dar. Hierzu bereitet der Auditor der BIM ein Mindmap mit den Handlungsfeldern „Bewusstsein/Miteinander“, „Prozesse/Methodik“, „Daten“, „Systeme/ Werkzeuge“ und „Kunden/Schnittstellen“ für den zu auditierenden Prozess vor. Der zu den einzelnen Fragen erzielte Konsens wird dann während des Audits den verschiedenen Handlungsfeldern zugeordnet. Das Bild begleitet das Audit und kann im Laufe des Audits immer wieder mit Stärken, Empfehlungen und Ideen ergänzt werden. Die übersichtliche Darstellung der Einschätzungen zu den unterschiedlichen Handlungsfeldern erleichtert eine Diskussion und Analyse von Ursachen und Wirkungen.

Selbstbewertung nach Handlungsfeldern

Tipps für die Auditpraxis

Legen Sie vor dem Audit fest, welche Anforderungen Ihre Organisation erfüllt haben möchte und anhand welcher Kriterien Sie die Wirksamkeit bewerten wollen. Beschränken Sie Ihren Kriterienkatalog und ergänzen Sie diesen mit der Zeit (z.B. nach mehreren Audits).

Beteiligen Sie wirklich alle Teilnehmer. Lassen Sie, wie vorstehend beschrieben, jeden Teilnehmer im Audit einmal die eigene Meinung als erstes formulieren. Sie erreichen damit eine viel größere Bandbreite an Rückmeldungen und vermeiden zugleich, dass die Teilnehmer nur die Beiträge der Führungskräfte oder der Vorredner wiederholen.

Nehmen Sie die vielen guten Ansätze und vieles, was eine Organisation erfolgreich macht und was es zu bewahren gilt, in der Mindmap auf. Heben Sie Ideen und Empfehlungen so hervor, dass die guten Ansätze und Stärken überwiegen. Über ein wertschätzendes Feedback durch den Auditor lassen sich leichter Potenziale ansprechen (E oder Empfehlung im Mindmap).

Greifen Sie im Auditbericht die Aspekte wie z.B. „Bewusstsein/Miteinander“ aus dem Mindmap auf und formulieren Sie darunter Ihre Feststellungen. So ermöglichen Sie den Teilnehmern, ihre Beiträge schneller wiederzuerkennen. Verbindlichkeit und Vollständigkeit erreichen Sie auch dadurch, dass Sie dem Auditbericht ein Foto der Mindmap beifügen.

Auch wenn wir uns hier wiederholen: Sorgen Sie dafür, dass an den guten und bewährten Vorgehensweisen festgehalten wird und so auch sichtbar (für den Leitungskreis) Anerkennung formuliert wird. Der Auditbericht soll auch aus diesem Grund an die auch Leitungsebene verteilt werden.

Über den Autor:

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Jens Burkhard ist persönliches Mitglied der DGQ.

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