Mit Audits auf Basis agiler Methoden die Wertschöpfung steigern26 | 02 | 24
Interne Audits werden in Organisationen oft als nicht wertschöpfend wahrgenommen. Dafür gibt es etliche Gründe. Erstens: Oftmals dienen sie nur zur Befriedigung der Normerfüllung, ohne auf die Ziele des Unternehmens ausgerichtet zu sein. Zweitens: Es sind simple „Checklistenaudits“ und somit meist ohne Prozessbezug. Nicht zuletzt kommt es drittens immer wieder vor, dass der Auditauftrag mit dem Auditauftraggeber (Führungskraft oder Prozesseigner) nicht abgestimmt ist – ebenfalls ein häufiger Grund.
Um diese Punkte zu vermeiden oder zu beheben, gilt es für Auditoren darauf zu achten, dass der Auditprozess einen Mehrwert für alle Beteiligten bietet. Die Anwendung von agilen Prinzipien und Herangehensweisen kann hierzu deutlich beitragen.
Flexibel dank iterativer Vorgehensweise
Charakteristisch für agile Prinzipien ist die iterative Vorgehensweise. Bei der Auditdurchführung ermöglicht sie den Auditoren, flexibel auf Veränderungen und neue Erkenntnisse bei der Durchführung zu reagieren. Dieser Prozess läuft entsprechend in wiederholten Zyklen ab. In jedem Zyklus legen die Auditoren spezifische Hypothesen fest, führen Audits durch und diskutieren die Ergebnisse mit dem Auditauftraggeber.
Nachfolgend zeigt der agile Auditprozess eine mögliche Vorgehensweise:
Abb. 1: Agiler Auditprozess (eigene Darstellung des Fachkreis Audit und Assessment)
Um eine nachhaltige und effektive Umsetzung der im internen Audit vereinbarten Maßnahmen durch das Auditteam zu gewährleisten, ist es wichtig, dass alle Beteiligten Eigenverantwortung übernehmen. Das Anwenden agiler Methoden wie zum Beispiel „User Stories“ oder auch ein Kanban Board stellt eine gute Möglichkeit zur Strukturierung dar: So können Auditoren User Stories nutzen, um die Anforderungen des Audits zu definieren und sicherzustellen, dass diese auf die Bedürfnisse der beteiligten Personen abgestimmt sind. Mithilfe eines Kanban-Boards kann das Audit-Team den Fortschritt jedes Audit-Elements verfolgen, Engpässe identifizieren, Prioritäten setzen und schnelle Entscheidungen treffen.
Weiterentwicklung der eigenen Fähigkeiten
Durch das Anwenden solcher agilen Prinzipien werden Auditoren zu Befähigern und lernen dabei komplexe Vorgänge und Systeme in der Organisation kennen und verstehen. Durch institutionelle Feedbackschleifen entwickeln sie zudem ihre Kommunikationsfähigkeiten, ihr laterales Führungsverhalten sowie die Fokussierung auf das Wesentliche kontinuierlich weiter.
Im Rahmen der agilen Vorgehensweisen arbeiten die Auditoren von der Problemidentifikation über die Ursachenanalyse bis hin zur Lösungserarbeitung kollaborativ mit den Auditierten und dem Auditauftraggeber zusammen. Dadurch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit deutlich, dass die im Audit beschlossenen Maßnahmen nachhaltig umgesetzt werden und die Wertschöpfung zunimmt.
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Das Thema wird außerdem auf dem DGQ-Qualitätstag 2024 als Workshop angeboten.
Über den Fachkreis:
Der DGQ-Fachkreis Audit und Assessment setzt sich dafür ein, dass Audits als wirksames Mittel zur Unterstützung der Unternehmensführung eingesetzt und wahrgenommen werden, und nicht nur als notwendige Prüfung zum Erwerb von Zertifikaten. Es ist das Ziel der Fachkreisarbeit, dass Audits als akzeptierte und wirksame Treiber in Organisationen eingesetzt werden, um Gefahren und Chancen zu erkennen und Mehrwert zu erzeugen. Wenn Sie Interesse haben, sich aktiv im Fachkreis einzubringen und sich mit Experten zu diesem Thema auszutauschen, dann sprechen Sie das Leitungsteam unter fk-a@dgqaktiv.de an oder kontaktieren Sie das Leitungsteam über die DGQ-Mitgliederplattform DGQplus.
Über den Autor: Pasqual Jahns und Mathias Wernicke
Pasqual Jahns, Diplom-Betriebswirt (FH), ist als Global Director Process Management bei der Symrise AG tätig und Mitglied im DGQ-Fachkreis „QM als Organisationsentwicklung“. Mit einem technischen, IT und betriebswirtschaftlichen Hintergrund beschäftigte er sich in den letzten 15 Jahren mit QM-nahen Themen wie dem pharmazeutischen GMP, Compliance, Nachhaltigkeit und zur Zeit mit dem integrierten Management-System bei der Symrise AG.
Mathias Wernicke hat 35 Jahre Erfahrung in der Anwendung, Gestaltung und Zertifizierung von Managementsystemen. Neben interkulturellen Herausforderungen waren immer zwei Gedanken präsent: Bestehende komplexe Systeme zu vereinfachen und sie den Menschen im Unternehmen nahezubringen. Wernicke ist Prüfer der DGQ, engagiert sich im Leitungsteam des Fachkreises Audit und Assessment, ist Ehrenvorsitzender im DIN Normenausschuss Organisationsprozesse und Lehrbeauftragter zum Thema Integration von Managementsystemanforderungen.