Interview: Mit den richtigen Methoden zur Prozesseffizienz28 | 10 | 16

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Gemeinsam mit dem Werkzeugmaschinenlabor WZL der RWTH Aachen, Experten in Prozessgestaltung und Prozesseffizienz, hat die DGQ eine neue Ausbildungsreihe zum DGQ-Prozessmanager ins Leben gerufen.

Der Bedarf am Thema wurde zunächst in einer DGQ-Studie ermittelt. Nun ist das Ergebnis in ein praxisnahes Training eingeflossen. An der Entwicklung beteiligt waren (v.li.) Björn Falk, Armin Buckhorst, Marco Fuhrmann und Ina Heine (nicht im Bild).

Sie haben mir berichtet, welche Bedeutung sie Prozessmanagement beimessen und welche Zielrichtung das Training hat.

In der DGQ-Studie 2016 haben wir festgestellt, dass Unternehmen ein großes Interesse daran haben, ihre Prozesseffizienz zu steigern. Entspricht das auch Ihren Beobachtungen?

MF: Ja, Prozessmanagement gewinnt momentan an Bedeutung. Viele Führungskräfte erkennen, dass eine Fokussierung auf die eigenen Prozesse und deren Optimierung einen entscheidenden Beitrag zur Effizienzsteigerung leisten kann.

AB: Unternehmen haben sich in der Vergangenheit funktional organisiert. Heute setzt sich aufgrund der veränderlichen Rahmenbedingungen im globalen Wettbewerbsumfeld zunehmend die Prozessorientierung als dominante Organisations-Philosophie durch. Damit Prozesse transparent und effizient gelingen, ist erfolgreiches Prozessmanagement eine notwendige Voraussetzung.

Was motiviert Unternehmen, ihr Prozessmanagement unter die Lupe zu nehmen?

BF: Bei beherrschten Prozessen reduziert sich der Aufwand für Prüfungen, Wiederholungen oder für Nachsorge. Das spart Zeit und Kosten. Zudem sind Kennzahlen und Controlling der Prozesse in der Regel einfacher und schneller möglich als die Ergebniskontrolle.

Wer aus dem Unternehmen sollte das Controlling der Prozesse übernehmen?

IH: Zielgruppen sind im Prinzip alle, die Prozesse koordinieren, gestalten und verantworten. Allerdings sollten Grundkenntnisse im Projekt- und Prozessmanagement und Berufserfahrung mitgebracht werden. Das hilft den Teilnehmern und Teilnehmerinnen, sich in die Problemstellungen hineinzuversetzen und die vorgestellten Methoden in den Unternehmensalltag zu transferieren.

AB: Eine zentrale und grundlegende Frage des Prozessmanagements ist: „Wer macht was, wann, wie und womit?“ Dementsprechend betrifft es jeden, der einen funktionalen Bereich leitet oder in irgendeiner Art und Weise Verantwortung für einen Prozess übernimmt.

MF: Wichtig ist vor allem auch zu verstehen, dass Prozessmanagement in verschiedensten Bereichen des Unternehmens eine wichtige Rolle spielt, sei es in der Entwicklung, Produktion oder im Dienstleistungsbereich.

BF: Eine besondere Bedeutung haben dabei die Schnittstellen, an denen Prozessergebnisse in andere Bereiche oder Verantwortungen übergeben werden. Diese sind sinnvoll zu wählen und sorgfältig zu definieren. Die „heiße Kartoffel“, die einfach über die Mauer in den nächsten Bereich geworfen wird, ist zu vermeiden.

Sie sind Experten für Lean-Methoden und auch firm in Six Sigma. Welche Unterschiede weist der DGQ-Prozessmanager im Vergleich zu Ausbildungen in Six Sigma auf?

MF:  Während Six Sigma Methoden vor allem darauf abzielen, ganz konkrete Verbesserungen mit dem Ziel der Reduktion von Streuungen in Prozessen zu erreichen, nimmt das Prozessmanagement einen etwas umfassenderen Blick auf die gesamte Prozesslandschaft im Unternehmen ein. Vor allem auch Schnittstellen zwischen beteiligten Personen, Teams und Abteilungen spielen bei der Gestaltung effizienter Prozesse eine entscheidende Rolle. Es handelt sich also um zwei verschiedene Perspektiven oder Herangehensweisen, die sich jedoch beide mit der Optimierung von Prozessen befassen und in den Bereich des Qualitätsmanagements fallen.

AB: Viele der Werkzeuge des Six Sigma eignen sich vor allem dazu, bei ganz konkreten Prozessen mit hohem repetitiven Charakter Verbesserungspotenziale zu identifizieren und umzusetzen. Allerdings werden beispielsweise in der Produktion eines Einzelfertigers wenige bis keine Wiederholteile hergestellt. Trotzdem ist dieser gezwungen auf einer übergeordneten Ebene seine Prozessorganisation durch das Management seiner Geschäftsprozesse zu beherrschen – der hier verfolgte Scope ist also ein anderer.

Setzen Sie neben den Lean-Methoden noch weitere Schwerpunkte oder Impulse in der Ausbildung?

MF: Bei der Ausbildung zum DGQ-Prozessmanager ist es uns sehr wichtig, eine durchgängige Geschichte zu erzählen. So beschäftigen wir uns in den fünf Tagen mit Themen der Prozessaufnahme und -darstellung, der Analyse, Bewertung, Verbesserung und letztendlich Umsetzung und Einführung des verbesserten Prozesses im Unternehmen. Wir begleiten diese Schritte anhand eines Fallbeispiels, beziehen aber auch konkrete Probleme aus Prozessen der Teilnehmer mit ein.

IH: Neben rein methodischen Kompetenzen möchten wir in der Ausbildung auch einen Fokus auf Sozialkompetenzen legen. Die Themen Kommunikation zwischen Prozessbeteiligten, Teamentwicklung und persönliche Führungsstile sind wichtige Themen, die in der Ausbildung adressiert werden. Insgesamt ist die Ausbildung darauf ausgelegt, im Prozessmanagement eben nicht nur die Sachebene, sondern auch die Beziehungsebene zu berücksichtigen.

Wenn unser Teilnehmer nach dem Training wieder in sein Unternehmen zurückkehrt. Was denken Sie, wird er als erstes angehen?

MF: Wahrscheinlich wird den Teilnehmern nicht erst nach, sondern bereits während des Trainings vieles bewusst werden, was sie im Arbeitsalltag an ihren Prozessen verbessern können. Ein wesentliches Ziel des Trainings ist es, den Teilnehmern die nötigen Kompetenzen zu vermitteln aber auch Methoden an die Hand zu geben, um bei ihrer Rückkehr erfolgreich Verbesserungen umzusetzen. Sei es in der Darstellung, Analyse, Optimierung oder Einführung von Prozessen.

AB: Eventuell kommen die Teilnehmer schon mit konkreten Problemstellungen im Workshop auf uns zu, sodass wir Gelegenheit haben, diese direkt zu adressieren. Unabhängig davon sieht die empfohlene Handlungsanweisung folgende Schritte vor: 1. Zieldefinition, 2. Ist-Analyse, 3. Bewertung, 4. Soll-Prozess, 5. Veränderung und 6. Absicherung.

BF: Wichtig ist, dass die Teilnehmer das Training mit einer Sensibilisierung für ein gutes Prozessmanagement verlassen und die Maßnahmen und Schritte beherrschen, um dies im Zweifelsfall herzustellen. Es hilft nicht, alles auf einmal anzugehen, aber die richtigen Methoden und Vorgehen helfen bei der gezielten Identifikation und Realisierung von Verbesserungspotenzialen.

Weitere Informationen zu den Prozessmanagement-Trainings >>

Über den Autor:

Claudia Nauta, geb. 1969 in Herten/Westf., ist seit 2004 bei der DGQ in der Weiterbildung beschäftigt. Sie verantwortet dort die Trainings zu Umwelt-, Energie-, Arbeitsschutzmanagementsystemen, Prozessmanagement und Audits. Die Anwendung der ISO-Normen hat sie vorab in der Beratung und in Stabstellenfunktion von der Pike auf gelernt und nebenberuflich als Auditorin in der Zertifizierung sowie als EFQM-Assessorin verfeinert. Die Erfahrungen mit Managementsystemen aus unterschiedlichsten Branchen kombiniert sie in der Weiterbildung mit erwachsenenpädagogischen Konzepten.

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