Interne Audits – nicht von gestern18 | 02 | 15

Audit

Erwartungen an interne Audits

Interne Audits, von QM-Systemnormen schon seit Urzeiten gefordert, sind viel zu oft zu einer ungeliebten Pflichtübung in den Unternehmen verkommen. Was ist passiert? Dort, wo sich Organisationen erstmals auf eine Zertifizierung vorbereiten, gibt ein internes Audit Sicherheit, dass Normforderungen verstanden und angemessen im Unternehmen umgesetzt werden. Das interne Audit ist also Generalprobe für die erste externe Begutachtung oder die erstmalige Zertifizierung nach einem neuen Regelwerk. Behält man diesen Modus und die damit verbundene Zielsetzung jedoch zu lange bei, erhält die Organisation aus den Audits keine neuen Informationen mehr. Es gibt keine neuen Anregungen, keine Impulse mehr und die ausschließliche Suche in den Krümeln der  ISO 9001 und anderen Systemnormen fördert kein neues werthaltiges Verbesserungspotenzial sondern bestenfalls Formales zu Tage.

Was können Sie tun?

Ziele und Schwerpunkte für interne Audits

ISO 19011:2011, der Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen, spricht davon, dass Audits nicht mit der Gießkanne über die Organisation verteilt, sondern nach sinnvollen Kriterien geplant werden sollten. Unter „5-Leiten und Lenken eines Auditprogramms“ heißt es „Vorrang sollte der Zuordnung der Auditprogrammressourcen gegeben werden, um diejenigen Dinge zu auditieren, die innerhalb des Managementsystems von Bedeutung sind. Sie dürfen also Schwerpunkte setzen.

Aus den Schwerpunkten für eine Organisation leiten sich dann die Ziele ab, die das Auditprogramm insgesamt abdecken soll. Bei einer Vielzahl von unterschiedlichen Zielen liegt auch nahe, dass Sie unterschiedliche Ziele mit unterschiedlichen Auditformaten bedienen. Die „eierlegende Wollmilchsau“ ist ein ausgesprochen bekanntes Fabelwesen, zeigt aber oft nicht die gewünschte Wirkung.

Die Auditprogrammziele sollten im Einklang mit der Politik und den Zielen des Managementsystems stehen und diese unterstützen. Diese Ziele können auf der Berücksichtigung folgender Aspekte basieren:

  • Managementprioritäten
  • Systemanforderungen
  • Konformität zu Regelwerken
  • Erfüllung von Kundenanforderungen

Diese Punkte sind bekannt. Seit  2011 ergänzt die ISO 19011 aber auch:

  • Merkmale von Prozessen, Produkten und Projekten
  • Leistungsgrad der zu auditierenden Organisation, abgeleitet beim Auftreten von Fehlern bzw. Zwischenfällen oder Kundenbeschwerden
  • Ergebnisse aus früheren Audits
  • Reifegrad des Managementsystems
  • Beitrag zur Verbesserung des Managementsystems und dessen Leistungsfähigkeit
  • externe Anforderungen (z.B. Zertifizierung nach einer Managementsystem-Norm)

Ein reifes Managementsystem also muss demnach nicht in der gleichen Art und Weise mit den gleichen Zielen auditiert werden wie neu aufgebaute Managementsysteme.

Rolle der internen Auditoren

Wer etwas verändern möchte, muss auch die Rolle der internen Auditoren verändern.

Bei der beschriebenen Zielsetzung für interne Audits tritt der interne Auditor zuerst als Prüfer auf. Er muss dazu die Norm kennen und als Normenfachmann auch formale Aspekte ansprechen. Die Suche nach Normkonformität führt den Auditor dorthin, wo er Fehler also Nichtkonformitäten findet. Die daraufhin vereinbarten Abstellmaßnahmen stellen das Zertifikat sicher. Mehr nicht.

Was also ändern? Auch künftig soll ein interner Auditor in der Lage sein, Rückmeldung zu  Normen und zur Konformität mit Normen zu geben. In einem Unternehmen in dem das QM-System einen gewissen Reifegrad erreicht hat, muss diese Aufgabe aber nicht an erster Stelle stehen und nicht in jedem Audit im Fokus sein.

Der „neue interne Auditor“ versteht seine Rolle insbesondere als Moderator und Coach. Er unterstützt mit seiner Arbeit Veränderungsprozesse. Er hilft den Verantwortlichen, ihre Prozesse gemeinsam mit internen Kunden und Lieferanten zu optimieren. Dabei gelingt es immer wieder Risiken bezüglich der Produkte, Prozesse und Systeme zu identifizieren und zu minimieren.

In den nächsten Wochen erhalten Sie hier Anregungen, um interne Audits zu gestalten. Mit den dann vorgestellten Formaten bringen Sie frischen Wind in Ihre Audits. Jedes bedient eines oder mehrere der Ziele aus dem Auditprogramm. Wählen Sie für sich das geeignete Format aus.

Über den Autor:

Nach einer Ausbildung zum Fluggerätmechaniker und Maschinenbaustudium war Michael Weubel als Qualitätsingenieur bei einem Hersteller von Nickelbasislegierungen tätig (Schmelzbetrieb und Weiterverarbeitung von Federlegierungen und Magnetlegierungen). Nach seinem Wechsel zur Deutschen Gesellschaft für Qualität war er u.a. für die Konzeption der Lehrgänge zum Qualitätsmanagement und für die Auditorenausbildung zuständig. Ab 2002 übernahm er neben der Rolle des QMB auch Verantwortung für den Ausbau des Angebots von Inhousetrainings. Von 2009 an betreute er als Leiter Landesgeschäftsstelle Mitte die DGQ-Regionalkreise in der Region und war Ansprechpartner für DGQ-Mitgliedsunternehmen. Seine Erfahrungen, auch aus DQS-Audits, EFQM-Assessments, Training und Beratung, stellt Michael Weubel seit 2015 als Key Account Manager den Kunden der DGQ Weiterbildung GmbH zur Verfügung.

5 Kommentare bei “Interne Audits – nicht von gestern”

  1. 81367f69c0b1edbc4590368c66568292 Horst Quentin sagt:

    Nach meiner Meinung sollte das Interne Audit sich mit der Umsetzung des eigenen QM-Systems befassen. Die Übereinstimmung mit der Norm wird bei externen Audits im Mittelpunkt stehen. Damit wird die Identifikation mit dem eigenen QM-Systems gestärkt und unterstrichen.

  2. Ich kann die Meinung von Herrn Quentin nur bestätigen. Ein interner Auditor sollte bereits seit Jahren nicht mehr als Prüfer wahrgenommen werden. Die individuelle Umsetzung von 9.001 und anderer betrieblicher Managementsysteme ist zumindest ein Teil der Organisationsentwicklung. Genau dahin müssen sich interne Auditoren und QMB entwickeln – zum Organisationsentwickler. Interne Audits sollten dabei konsequent auf das eigene QMS ausgerichtet sein. Die Aspekte der jeweiligen Normforderungen ergeben sich dann praktisch von selbst – Wenn das QMS denn grundsätzlich tauglich ist. Aus meiner Sicht hat gerade der interne Auditor eine wichtige Funktion als Unterstützer der Bereiche, um dort Potentiale zu identifizieren und konkrete Maßnahmen mit anzustoßen. Er ist viel mehr OE-Partner statt Prüfer, ganz besonders in KMU. Bei einem internen Audit geht es ja weniger um eine Normbestätigung. Ziel sollte es sein besser zu werden.

    1. 759596f0912c86f761150faa06cdfbb4 Daniela Keusen sagt:

      Ich stimme meinen beiden Vorredner theoretisch voll zu. Ich sehe mich selbst als interner Auditor eher als ein Anstupser, mal über Dinge zu sprechen, nachzudenken, vielleicht auch Probleme aufzuzeigen, aber nicht durch meinen erhobenen Zeigefinger, sondern nur Selbsterkenntnis (deswegen das „anstupsen“), feststellen müssen die Betroffenen selbst, wo es hakt, aber ich kann sie ja hinstupsen.
      Praktisch ist es leider zumindest bei mir so, dass ich Antworten auf Ankündigung oder Einladung zu einem internen Audit erhalte wie „Hast du sonst nichts zu tun…“, „dafür haben wir keine Zeit“, „ist gerade ein schlechter Zeitpunkt“, das tut schon weh. Da kann ich noch so fröhlich und positiv durch die Firma gehen, etwas verbessern zu wollen, im Endeffekt möchte doch jeder Mitarbeiter, dass man die Abweichungen bei anderen entdeckt und nicht bei Ihnen selbst.

  3. 64f72f85c419f1a42166a4c5bea035fe Viktoria Maisner sagt:

    Hallo Herr Weubel,
    Ihr Artikel zum Thema „Interne Audits“ ist sehr informativ und interessant. Das Thema ist sehr umfangreich – Ihr Artikel trägt allerdings dazu bei, dass man einen groben Überblick zum Thema bekommt. Weitere Informationen zum Thema können Sie auch auf folgender Webseite finden: http://www.peconsulting.eu/%C3%BCber-uns.html

    1. Hallo Frau Maisner,

      vielen Dank für Ihre Einschätzung.

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