Anders Auditieren – Nutzung digitaler Technologien17 | 04 | 20
Zwei Blogbeiträge zum Audit, genauer zum „Anders Auditieren“, haben im letzten Jahr zu viel Resonanz und spannenden Folgeprojekten geführt, wie beispielsweise der DGQ-PraxisWerkstatt „Anders Auditieren“. Mit Anders auditieren – vom nutzlosen Ritual zur funktionierenden Potenzialanalyse fing es an, dann folgte Anders auditieren – Schluss mit Friede, Freude und Eierkuchen, wir brauchen rigorosere Konformitätsaudits.
Nun wollen wir eine neue Facette ins Spiel bringen und uns mit den Möglichkeiten neuer, vor allem digitaler, Technologien befassen. Zwei Hauptstoßrichtungen gibt es hier: Remote-Technologien, die Audits aus der Distanz ermöglichen, sowie KI- und Cloud-Technologien, die die Automatisierung und Anwendungsfreundlichkeit (Usability) von Audits steigern.
Remote Audits
Die aktuelle Lage mit der Erfordernis, direkte körperliche Kontakte zu vermeiden, macht Remote Audits zu einem wichtigen Format, um in bedeutenden oder kritischen Bereichen notwendige Audits überhaupt durchführen zu können. Zum einen sind es interne Audits mit dem Ziel, die Wirksamkeit des Managementsystems und Konformität sicherzustellen oder Second Party Audits zur Listung neuer Lieferanten oder um die Lieferkette sicherzustellen. Zum anderen sind es Third Party Audits für die Zertifizierung. Besonders in krisenrelevanten Bereichen oder solchen, in denen krisenbedingt eine temporäre oder dauerhafte Umstellung der Fertigung oder Diensteistungserbringung auf neue Produkte erfolgt, gilt es, deutlich veränderte oder gar neuartige Prozesse zu beherrschen und dabei neuartige Mindestanforderungen zu erfüllen.
Digitale Audit-Plattformen können eine gute Lösung darstellen, eine einfache Kollaboration von an verschiedenen Orten verteilten Teams zu ermöglichen. Mehrere Personen können so gleichzeitig an einem zentralen Datensatz arbeiten.
Ein digitaler Auditprozess ist für ein reibungsloses Remote Audit unabdingbar. Der folgende Prozess ermöglicht einen effizienten Auditablauf und kann auf digitalen Plattformen implementiert werden (s. Abb. 1).
Abbildung 1: Der Referenzprozess für Remote Audits folgt einem eindeutigen Schema. Wichtig dabei ist die Vorbereitung der Remote Auditierung – die Remote Sessions können dann zügig und effizient abgehandelt werden. (Quelle: nextAudit)
Die Schritte im digitalen (Remote) Auditprozess kurz zusammengefasst
Geeignete Leitfäden als Basis des Remote Audits
Konkrete Leitfäden sind entscheidend für die Effizienz des Audits. Während Präsenzaudits auch ohne vorgegebenen Leitfaden oder Struktur situativ von den Teams durchgeführt werden können, ist eine strukturierte Vorgehensweise bei Remote Audits unabdingbar. Aus den Leitfäden müssen die Untersuchungs- oder Fokuspunkte des Auditteams hervorgehen und daraus folgen, wie geeignete Nachweise gestaltet sein können.
Self-Assessment der auditierten Partei
Um die Remote-Session kurz zu halten, sollte möglichst viel vorab geklärt sein. Die auditierte Partei adressiert beim Self-Assessment die Untersuchungs- und Fokuspunkte und hinterlegt Nachweise. Eventuelle Rückfragen lassen sich am besten telefonisch beantworten. Die Auditoren führen danach eine Vorbewertung durch.
Remote-Session mit Auditor und auditierter Partei: das eigentliche Remote Audit
Mit einem Online Kollaborations-Tool (z.B. MS Teams, Zoom, Teamviewer, oder WebEx) sehen Auditoren und Auditierte den gleichen Bildschirminhalt und diskutieren vor allem Rückfragen und Antworten, die in der Vorbewertung beanstandet wurden. Für Auditoren empfiehlt es sich, mit jeweils zwei Monitoren zu arbeiten, sodass ein Bildschirm mit Informationen für beide Parteien geteilt werden kann. Der zweite Bildschirm ermöglicht das Führen von Aufzeichnungen oder Recherchen zu besprochenen Themen.
Bei einer zusätzlich möglichen Remote Begehung kann die auditierte Partei entweder die Kamera eines Smartphones nutzen oder ganz komfortabel eine Datenbrille. Fotos und Videos schon während des Self-Assessments beschleunigen die Begehung oder machen sie sogar unnötig. Doch dabei müssen Auditoren und Auditierte den Schutz vertraulicher Daten sicherstellen. Von der Aufzeichnung von Videos ist abzuraten, vertrauliche Dokumente sind besonders zu schützen und können ggfs. gar nicht digital geteilt werden.
Bewertung und Abschlussbesprechung
Wie bei einem klassischen „On-Site“ Audit zieht sich das Auditteam zurück, um die Feststellungen zu bewerten. In einer anschließenden Remote Abschlussbesprechung bespricht das Auditteam mit Verantwortlichen des auditierten Bereichs die Erkenntnisse und notwendigen weiteren Schritte.
Maßnahmen werden nach dem Audit entwickelt, umgesetzt und bewertet.
Mit Hilfe einer digitalen Plattform kann die Maßnahmenentwicklung, -umsetzung und -bewertung für alle Seiten transparent und mit wenig Kommunikationsaufwand ablaufen, sodass das typische Email-Ping-Pong entfällt. Eine cloudbasierte Plattform wie z.B. die AuditCloud bietet außerdem die Möglichkeit, Nachweisdokumente hochzuladen, um die Umsetzung der Maßnahme eindeutig zu belegen.
Zurzeit erleben und forcieren viele Unternehmen aufgrund der Pandemie einen großen Digitalisierungsschub. Derart tiefgehende Krisen verstärken oft Trends, die ohnehin schon vorhanden sind. Ist es das, was wir nun auch bezüglich des Remote Audits erleben werden?
| Berufsbild Auditor Für die Integrität und Zuverlässigkeit von Unternehmen ist das Einhalten von gesetzlichen, behördlichen und normativen Vorgaben und Anforderungen essenziell. Neben dem Feststellen der Konformität können im Rahmen eines Audits unter anderem bewährte Praktiken erkannt, Lücken identifiziert und Optimierungspotenziale aufgedeckt werden. Auditoren können so einen entscheidenden Beitrag für das Unternehmen leisten und haben gute Karriereaussichten in den verschiedensten Branchen. Antworten auf die wichtigsten Fragen finden Sie in unserem Berufsbild zum Auditor:
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Audits und Künstliche Intelligenz (KI)
Schreitet die Digitalisierung voran, kommt auch für das Audit eine ihrer faszinierendsten Ausprägungen ins Spiel: die Künstliche Intelligenz. Losgelöst von der aktuellen Situation stellt sich die Frage, wie Audits wertstiftender gestaltet werden können.
Mit der Hilfe von KI können auch versteckte Muster transparent gemacht werden, zum Beispiel durch das Clustern von Feststellungen. Ein zweites Anwendungsfeld im Auditwesen ist ein Vorschlagssystem für sinnvolle Maßnahmen, die auch über Unternehmensgrenzen hinweg bereitgestellt werden könnten. Man spricht dabei von sogenannten „Recomender-Systemen“, die anhand gesammelter Daten wie Feststellungen und Anforderungen automatisierte Empfehlungen aussprechen können.
Für die großen Zertifizierungsgesellschaften ist sicherlich noch ein dritter Aspekt der KI interessant: die Analyse von großen Datenmengen bei einer Dokumentenprüfung. So kommen in juristischen Wirtschaftsverfahren bereits Programme (Bots) zum Einsatz, die Hundertausende Seiten Tausender Dokumente sichten und vorauswerten.
In allen drei Anwendungsfeldern kann KI einen Mehrwert liefern. Bislang wurde die Anwendung von KI im Auditbereich jedoch noch nicht tiefergehend in der Forschung betrachtet.
Ein Forschungsprojekt möchte dies ändern. Das Aachener Startup nextAudit nimmt zusammen mit dem Werkzeugmaschinenlabor der RWTH Aachen, dem Deutschen Forschungsinstitut für Künstliche Intelligenz und der PRS Technologiegesellschaft ein Forschungsvorhaben zum Thema Audits und KI in Angriff.
Möglichkeit zur Mitarbeit
Im Zusammenhang mit dem Forschungsvorhaben „KIRA: Künstliche Intelligenz reduziert den Auditaufwand“ wird eine Befragung zur Auditsituation in Deutschland durchgeführt, für die noch Teilnehmer gesucht werden.
Die Beantwortung der 1. Aachener Auditerhebung dauert ca. 5-10 Minuten und ist über den folgenden Link erreichbar: https://www.surveymonkey.de/r/QHXVKQV
Für das Forschungsprojekt werden noch weitere assoziierte Partner aufgenommen, die Auditdaten für die Forschung bereitstellen und an den Ergebnissen partizipieren möchten. Haben Sie Interesse daran? Die Projektskizze können Sie über den folgenden Link herunterladen: https://www.next-audit.de/kira
Fazit
Vermutlich werden Remote Audits durch die Pandemie, wie so viele digitale Kollaborationsformen, einen Schub erfahren. Pilotanwender eines cloudbasierten Verfahrens von nextAudit ziehen bislang ein positives Fazit. Interessant wird jedoch eine langfristige Betrachtung sein, die auch Phasen einbezieht, die nicht durch Kontakteinschränkungen geprägt sind.
Kritisch sind Remote Audits immer noch in Erst-Audit Situationen, da sich das allgemeine Gefühl oder ein grundsätzliches Vertrauensverhältnis noch nicht aufbauen konnte. Hier ist sicherlich Forschungs- und Entwicklungspotential für die Zukunft vorhanden.
Der Einsatz Künstlicher Intelligenz erweitert die Möglichkeiten digitalisierter Audits. Interessenten können im Rahmen des Forschungsvorhabens „KIRA: Künstliche Intelligenz reduziert den Auditaufwand“ in der Vorstudie einen Beitrag leisten, aber auch als assoziierter Partner teilnehmen.
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Zu den Autoren: Dieser Beitrag entstand in Zusammenarbeit mit Benedikt Sommerhoff.
Benedikt Sommerhoff analysiert für die DGQ Trends und richtet die Themenarbeit des Vereins darauf aus. Mit Kolleginnen, Kollegen und Mitgliedern der DGQ arbeitet er an den Zukunftsthemen, die Wirtschaft und Gesellschaft und besonders das Qualitätsmanagement und die Qualitätssicherung beeinflussen und prägen werden. Er hat an der RWTH Aachen Maschinenbau studiert, an der Bergischen Universität Wuppertal promoviert und ist seit 21 Jahren in unterschiedlichen Fach- und Führungspositionen für die Deutsche Gesellschaft für Qualität tätig.
Über den Autor: Alexander Stoffers
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