Professionelles Prozessmanagement – darauf kommt es an30 | 03 | 17
Nicht nur ISO 9001 fordert im Prinzip schon seit 2009 prozessorientiertes Vorgehen. Prozessanalyse und Prozessoptimierung stehen bei Unternehmen mit und ohne zertifiziertem Qualitätsmanagement schon seit Jahrzehnten hoch im Kurs. Zunehmender Kosten- und Umsatzdruck, Fusionierung, Outsourcing, Digitalisierung und Flexibilisierung sind die plötzlichen oder dauerhaften Treiber im Kontext der Unternehmenshistorien. Diesbezügliche Veränderungen gestalten kann man am Ende immer nur über die strategischen und operativen Prozesse. Umso wichtiger ist es, Prozesse professionell zu managen.
Sie fragen sich, was ein professionelles Prozessmanagement ausmacht? Hier sind die wichtigsten Punkte genannt, die für jedes Unternehmen gelten:
Ein auf die Unternehmensstrategie abgestimmtes Prozessmanagement
Sicherlich ist zu berücksichtigen, dass unterschiedliche Unternehmen ein individuell zugeschneidertes Prozessmanagement benötigen. Ein Start-up entwickelt Prozesse, ein Konzern optimiert Prozesse, ein KMU konzentriert sich oft auf die wertschöpfenden Prozesse. Aber allen ist gemein, dass ihre Prozesse die strategischen und operativen Ziele unterstützen müssen. Es ist noch lange keine Selbstverständlichkeit, dass Prozesse und Ziele immer gut zusammenpassen oder Prozesse zielorientiert angepasst werden.
Einen Methodenkoffer für systematisches und anlassbezogenes Prozessmanagement
Das Ishikawa-Diagramm ist eines der beliebtesten Tools für die Ermittlung von Problemursachen bzw. Verbesserungspotenzialen. Es hilft aber wenig bei der Unterstützung der strategischen Zielführung, der Auswertung von Daten oder der Aufstellung von Kennzahlen. Jede Phase im Prozessmanagement kann durch fundierte Methoden und eine Vielzahl von Tools unterstützt werden. Eine fundierte Methodenauswahl zielt vor allem darauf, die Entscheidungsfindung, die Definition und Optimierung von Prozessen als auch den Austausch von Prozesswissen zu unterstützen.
Bewusstsein für Prozessschnittstellen und ein positiver Umgang mit Veränderungen
Das kommunikative Element ist auch das explosivste im Prozessmanagement. Die kleinste Änderung oder auch nur Kritik an einem Prozess kann einen Tsunami im Unternehmen auslösen. Das liegt kurzweg in der Natur des Menschen. Hier hilft in erster Instanz ein ausgeprägtes Bewusstsein über die möglichen Folgen aufgezwungener Prozesse und die Erkenntnis, dass für Prozessänderungen sehr viel Informationsarbeit, Wissensaustausch und Beteiligung notwendig sind. Methoden dienen hierbei als Kommunikationsinstrument und zum gemeinschaftlichen Erkenntnisgewinn.
Wissen, Reflexion und Gestaltungskraft zu Risiken und Potenzialen in Prozessen
Prozess-Know-how ist wertvoll. Unternehmen, die wissen, warum sie erfolgreich sind und welche Risiken sie eingehen können, sind Nasenlängen voraus. Unabdingbar ist dazu die Fähigkeit, immer wieder in eine Reflexionshaltung zu gehen und zu prüfen, ob alle noch in die richtige Richtung laufen und ob das angesichts äußerer und innerer Einflüsse auch noch Sinn macht. Reflexion ist alles andere als eine Schonhaltung, sondern erfordert großes Selbstbewusstsein und Offenheit.
Kompetente interne Prozessmanagementberater und verantwortliche Führungskräfte
Insofern benötigt es vor allem Führungskräfte und Mitarbeiter, die in der Lage sind, das Wissen um ihre Prozesse gezielt einzusetzen und zu reflektieren. Sie benötigen viel Ausdauer, um Prozesse nachhaltig zu verändern und die Bereitschaft, immer wieder auf Schnittstellen zuzugehen. In Kombination mit Methodenwissen nehmen diese Experten motivierende und antreibende Funktionen ein. Rollen im Prozessmanagement können je nach Unternehmensart und –größe extrem unterschiedlich sein, müssen aber immer (wieder) geklärt werden. Sonst wird aus dem Treiber ein Dümpler.
Über die Autorin: Claudia Nauta
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