Auditieren mit System: Warum sich integrierte Managementsysteme lohnen – trotz Kopfschmerzen27 | 02 | 25
Managementsysteme sind die Vitaminspritze für Unternehmen: Sie bringen Ordnung ins Chaos, machen Prozesse effizient und sorgen dafür, dass sich niemand aus Versehen strafbar macht. Klingt gut? Ist es auch! Doch mit jeder weiteren Norm steigt die Komplexität. ISO 9001 (Qualitätsmanagement), ISO 14001 (Umweltmanagement), ISO 50001 (Energiemanagement) und ISO 27001 (Informationssicherheitsmanagement) sind mittlerweile wie die vier Musketiere der Unternehmensführung – unverzichtbar, aber manchmal auch ein wenig widerspenstig.
Der Drahtseilakt zwischen Synergien und Detailverliebtheit
Hier kommt der integrierte Auditansatz ins Spiel: anstatt jede Norm separat zu durchleuchten, lassen sich Gemeinsamkeiten clever nutzen. Vieles ähnelt sich – ob es um Risiko- und Chancenmanagement, Dokumentation oder kontinuierliche Verbesserung geht. Aber Vorsicht! Wer sich zu sehr auf Synergien verlässt, könnte wichtige Normanforderungen übersehen. Wer es zu detailliert nimmt, verliert die Effizienzvorteile.
Die wahre Kunst des Auditors? Ein Gleichgewicht finden zwischen „Das können wir zusammenlegen“ und „Oh, das hier braucht eine Extrawurst“.
Ein Beispiel: Während ein Umweltmanagementsystem (ISO 14001) darauf achtet, dass keine gefährlichen Stoffe ins Grundwasser gelangen, sorgt das Arbeitsschutzmanagementsystem (ISO 45001) dafür, dass die Mitarbeitenden beim Umgang mit diesen Stoffen nicht gesundheitlich gefährdet werden. Hier braucht es Fingerspitzengefühl, um Synergien zu nutzen, ohne dass ein Bereich untergeht. Deshalb sind gezielte Schulungen zum Auditieren integrierter Managementsysteme Gold wert. Hier lernt man Normen nicht als getrennte Universen zu sehen, sondern als gut koordiniertes Orchester, das – mit etwas Geschick – sogar harmonisch spielt.
Nachhaltigkeit als roter Faden
Integrierte Managementsysteme sind nicht nur gut für das Unternehmen, sondern auch für Umwelt und Gesellschaft. ISO 14001, ISO 50001 und ISO 45001 sorgen dafür, dass Nachhaltigkeit nicht nur ein schicker Begriff im Jahresbericht bleibt. Unternehmen können so effizienter mit Ressourcen umgehen, Emissionen reduzieren und ihre Lieferkette nachhaltiger gestalten. Lieferanten, die nach diesen Normen arbeiten, minimieren Umwelt- und Sozialrisiken – und sorgen dafür, dass Unternehmen nicht plötzlich mit einem Nachhaltigkeitsskandal in der Zeitung stehen.
Beispiel: Ein Unternehmen, das seine Produktionsstätten mit erneuerbarer Energie betreibt (ISO 50001), kann gleichzeitig durch ein Umweltmanagementsystem (ISO 14001) sicherstellen, dass die genutzten Ressourcen effizient eingesetzt werden, etwa durch Recyclingprozesse. Dadurch verbessert es seine Umweltleistung, senkt Kosten und verbessert sein Image.
Effizienz durch Integration: Mehr Audit, weniger Chaos
Ein integrierter Auditansatz hat klare Vorteile:
- Weniger doppelten Aufwand: Anforderungen überlappen sich – also warum nicht gleich in einem Audit behandeln?
- Besserer Überblick: Risiken und Chancen werden nicht isoliert betrachtet, sondern als Gesamtbild analysiert.
- Höhere Akzeptanz: Wenn weniger Audits anstehen, gibt es auch weniger genervte Mitarbeitende.
- Mehr Compliance-Sicherheit: Durch die Verknüpfung von Normanforderungen können Schwachstellen und komplexe Nicht-Konformitäten umfassender aufgedeckt werden.
- Gesetzestreue ohne Kopfzerbrechen: Wer alles integriert betrachtet, verliert keine gesetzlichen Anforderungen aus den Augen.
Ein weiteres Beispiel: Ein Unternehmen, das sowohl ein Arbeitsschutz- als auch ein Qualitätsmanagementsystem hat, kann durch eine integrierte Betrachtung feststellen, dass eine fehlerhafte Maschine nicht nur zu Ausschussproduktion (Qualitätsproblem) führt, sondern auch ein Sicherheitsrisiko für die Bediener darstellt. Durch ein integriertes Audit wird dieses Problem schneller erkannt und behoben. Und hoffentlich auch erkannt, dass ein Umweltmanagementsystem durchaus sinnvoll ist 😉
Weitere Managementsysteme: Ein Ressourcen- , Kompetenz- und Bewusstseinsthema!
Natürlich können auch weitere Managementsysteme und Standards nahtlos integriert werden. Wichtig hierbei: Je mehr Standards, desto höher die Komplexität und der Bedarf an Kompetenz und Ressourcen.
Ressourcen können sein: Menschen, Wissen der Organisation, Zeit und auch adäquate Werkzeuge.
Wichtige Fragen: Wie werden die benötigten Auditzeiten ermittelt? Wie fließt der risikobasierte Ansatz mit ein, wenn mehrere Managementsysteme installiert sind? Welches Wissen, welche Fertigkeiten und welches Mindset brauchen die Auditoren? Welches „Werkzeug“ für das Auditmanagement benutzt das Unternehmen? Weiß die Unternehmensleitung, wie viele Ressourcen sie tatsächlich aufgrund der Komplexität der Organisation und Anforderungen investieren muss?
Praxis: Ein Unternehmen mit mehreren internationalen Standorten hat eine hohe Umwelt- und Arbeitsschutzrelevanz aufgrund diverser genehmigungsbedürftiger Anlagen und gefährlicher Prozesse.
Die Auditoren setzen sich aus operativen Beschäftigten und Mitgliedern der QHSE Abteilungen zusammen. In der Qualifikationsmatrix wird oftmals nicht die benötigte Eigenschaft (Kulturelle Sensibilität), Kompetenz (Problemlösungstechniken in schwierigen Situationen) oder das erforderliche Wissen (Genehmigungsbedürftige Anlagen, Auflagen und Nebenbestimmungen) abgebildet.
Ohne Software? Viel Spaß mit Excel-Chaos!
Je größer das Unternehmen, desto mehr Audits, desto mehr Papierkram. Wer immer noch versucht, das mit Excel zu managen, hat den perfekten Stoff für ein Audit-Drama. Moderne QHSE-Software erleichtert nicht nur die Planung und Durchführung, sondern hilft auch, verschiedene Normenanforderungen sinnvoll zu verknüpfen. Und mal ehrlich: Spätestens wenn mehrere Standorte mitspielen, ist eine digitale Lösung keine Option mehr – sondern eine Notwendigkeit.
Die Praxis: Ein international tätiges Unternehmen setzt eine Software ein, die Ergebnisse wie Kennzahlen, Audits oder das Maßnahmenmanagement (zum Beispiel aus Audits, Nicht-Konformitäten, Prävention, QHSE-Programmen) zentral verwaltet. So kann die Zentrale in Echtzeit sehen, welche Standorte welche Herausforderungen haben – und ob sich Auffälligkeiten häufen. Damit lassen sich Trends frühzeitig erkennen und Probleme systematisch beheben, bevor sie eskalieren. Auch das komplexe, risikobasierte Audit- und Wissensmanagement lässt sich damit abbilden.
Fazit: Effizient auditieren und trotzdem lachen
Ein integrierter Auditansatz spart Zeit, Nerven und verbessert die Auditqualität. Erfordert er ein gewisses Maß an methodischer Kompetenz? Unbedingt. Ist er es wert? Absolut. Unternehmen sollten diesen Ansatz gezielt fördern und sich nicht von vermeintlicher Komplexität abschrecken lassen. Denn mal ehrlich: Wer will sich schon viermal hintereinander mit dem gleichen Prozess und der Prozessbeschreibung beschäftigen?
Über den Autor: Marc Selchow
