Technologische Unterstützung im Audit – heute und morgen25 | 02 | 25
Audits sind für Unternehmen ein unverzichtbares Werkzeug, um Prozesse zu überprüfen, Qualität sicherzustellen und Schwachstellen zu identifizieren. Viele denken dabei immer noch an dicke Ordner, akribisches Papierwälzen, ermüdendes Zahlenjonglieren, viele Tassen Kaffee und den endlosen Kampf gegen die Zeit. Zum Glück haben sich die Zeiten geändert: Technologien machen den Auditprozess effizienter, transparenter und weniger fehleranfällig. Ein kleiner Ein- und Ausblick.
Technologien von heute: Auditsoftware – alles in einer Hand
Moderne Auditsoftware ist der Dreh- und Angelpunkt für effiziente Audits: Sie unterstützt von der Planung bis zur Nachbereitung und bietet Funktionen wie vorgefertigte Checklisten oder Fragenkataloge für die Durchführung, Vorlagen und Berichte. Damit sparen Unternehmen nicht nur Zeit, sondern minimieren auch Fehler. Kein hektisches Suchen mehr nach einem Excel-Dokument, das irgendwo zwischen „Downloads“ und „Dokumente“ verloren gegangen ist. Mit einer Software lassen sich auch direkt Vorlagen für verschiedene Audits erstellen, sie erinnern an bevorstehende Audits oder lassen sich mit anderen Modulen koppeln, um bei Abweichungen direkt eine Maßnahme oder ein Risiko mit aufnehmen zu können.
Mobile Audits: Flexibel vor Ort arbeiten
Mobile Geräte wie Tablets und Smartphones erlauben flexible Audits direkt vor Ort. Apps mit Offline-Modus können auch ohne Internetverbindung Daten erfassen und später synchronisieren. Dadurch wird nicht nur die Dokumentation erleichtert, sondern auch die Zusammenarbeit verbessert. So bleibt der Auditprozess nicht an einem Schreibtisch kleben, sondern bewegt sich dahin, wo die Arbeit passiert.
Cloud-Technologie: Zusammenarbeit über Standorte hinweg
Cloud-Lösungen ermöglichen zentrale Dokumentenspeicherung und den Zugriff von überall. Für Unternehmen mit mehreren Standorten oder internationalen Teams ist dies ein unschätzbarer Vorteil. Das kann es auch für das Audit sein, wenn klare Strukturen aufzeigen, wo Dokumente abgelegt und aufzufinden sind.
Remote-Audits: Audits aus der Ferne
Mit Meetingsoftware, Dokumentenkameras für eine visuelle Übertragung von Papier-Dokumenten und Fernzugriffen lassen sich Audits heute bequem remote durchführen. Das spart Zeit und Reisekosten. Der Charme des persönlichen Austauschs bleibt bei einer Videokonferenz zwar manchmal auf der Strecke – vor allem, wenn die Internetverbindung schwächelt. Dennoch sind Remote-Audits auch für viele Szenarien sinnvoll, beispielsweise um die nachträgliche Umsetzung von Maßnahmen zu überprüfen, große Entfernungen zu überbrücken oder um neue Auditoren direkt einzulernen. Gerade unter dem Aspekt der Distanz sind Remote-Audits in unterschiedlichen Branchen bereits Alltag, zum Beispiel in der Automobil-, Lebensmittel- oder Pharmaindustrie.
Tipp: Nichts geht über eine gute Organisation! Bereiten Sie die Technik vor, testen Sie die Kameras und vermeiden Sie (planbare) Störungen.
Ein Blick in die Zukunft: Audits von morgen mit KI und maschinellem Lernen
Wie viele Mitarbeiter beschäftigen Sie, um große Datenmengen in Echtzeit zu analysieren, Muster zu erkennen und Prognosen zu erstellen? Aktuell wahrscheinlich wenige bis keinen. In Zukunft könnte das einer übernehmen: die KI. Durch sie lassen sich Risiken frühzeitig erkennen und proaktive Lösungen entwickeln. Der Auditor der Zukunft wird dann weniger Zeit mit Prüfungen verbringen und sich stattdessen auf strategische Entscheidungen konzentrieren können.
Eine KI-unterstützte Software analysiert Lieferantendaten und erkennt potenzielle Risiken, die ein menschliches Team möglicherweise übersehen würde. Ein denkbares Szenario könnte die Erkennung von Lieferverzögerungen und Qualitätsmängeln sein: Eine KI kann historische Daten auswerten und frühzeitig vor Lieferanten warnen, die in der Vergangenheit durch verspätete oder mangelhafte Lieferungen aufgefallen sind. Auch Auffälligkeiten wie Preisabweichungen im Einkauf würden sich so über einen größeren Zeitraum schnell erfassen lassen.
Neue Technologien: Was uns erwartet
Neben KI könnten auch weitere innovative Technologien den Auditprozess revolutionieren: Augmented Reality (AR) könnte komplexe Prozesse in Echtzeit visualisieren und so Prüfungen interaktiver und transparenter machen. Blockchain-Technologie verspricht fälschungssichere Daten und eine lückenlose Nachverfolgbarkeit von Transaktionen – ein entscheidender Vorteil für die Integrität und Sicherheit von Audit-Daten.
Schrittweise in die Zukunft
Vielleicht ist für viele schon ein Anfang gemacht, wenn ein Auditbericht bereits parallel zur Durchführung automatisch von einer KI erstellt wird, die die spezifischen Prozesse des Unternehmens im aufgezeichneten Interview versteht und schon daraus weitere Fragen, Abweichungen oder Risiken erkennen kann? Diese Innovationen könnten Audits nicht nur einfacher, sondern auch sicherer machen.
Fest steht: Audits bieten auch in der Zukunft die Chance, Prozesse zu verbessern und Standards zu sichern. Technologien wie Auditsoftware, Cloud-Systeme und KI nehmen uns dabei viel Arbeit ab und sorgen für präzisere Ergebnisse. Wer sich heute auf den technologischen Wandel einlässt, legt den Grundstein für erfolgreiche Audits von morgen. Und wer weiß: Vielleicht kommt der nächste Auditor als KI-Roboter ins Unternehmen – dann sind auch die Kaffeeränder auf Protokollen nur noch eine Anekdote.
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Über die Autorin: Dorothee Dilli
