Warum sind Audits eine so sensible Sache?26 | 05 | 17

Audits sind eine sensible Sache

Audits werden gemacht, wenn sich ein Unternehmen freiwillig selbstverpflichtet oder ein Kunde fordert, ein Managementsystem gemäß einer bestimmten ISO-Norm oder ähnlichen Organisationsstandards zu führen. Diese Standards oder auch eigene Vorgaben im Unternehmen dienen dazu, die Aufbau- und Ablauforganisation eines Unternehmens auf seine Ziele auszurichten und sich organisatorisch zu verbessern.

Wenn man organisatorisch etwas ändern oder verbessern möchte, ist der erste Schritt, die geplanten Abläufe mit der gelebten Arbeitspraxis zu vergleichen. Man muss analysieren und dann vor allem kommunizieren, was zusammenpasst oder auch nicht. Genau das passiert in einem Audit. Insgesamt eine gute Sache für das Unternehmen aber eine riesige Herausforderung für Auditoren und Auditierte. Von Angesicht zu Angesicht offenbart der Eine seine Arbeit vor dem Anderen, der das bewertet und kommentiert.

Das Audit – Der Selbsttest

Warum ein Audit eine gute aber eben auch sensible Sache ist, können Sie anhand einer alltäglichen Tätigkeit in Ihrem Zuhause ganz einfach nachvollziehen.

Sie laden freiwillig Ihren Nachbarn zu einer einstündigen Auditierung Ihrer Putzqualität zu sich nach Hause ein. Es beginnt damit, dass Sie Auskunft geben, welches Putzniveau Ihrer Meinung nach für den festgelegten Putzbereich (nehmen wir mal an, Ihr Haus) angemessen ist und welche Putztätigkeiten Sie dafür als notwendig erachten. Erläutern Sie Ihrem Nachbarn, wer in Ihrem Haushalt welche Putzpflichten übernimmt bzw. kontrolliert und ob diese Personen für das Audit zur Verfügung stehen. Sind Lebenspartner/in oder Kinder beteiligt, sollten Sie diese vorab gut einweisen und angemessene Belohnungen versprechen.

Nun können Begehung und Befragungen starten. Ihrem Nachbarn fallen bei der gründlichen Recherche und den Interviews mit den Hausbewohnern folgende Dinge auf:

  • Ihre Argumente, warum das versperrte Kinderzimmer und die direkt angeschlossene Garage nicht zum Putzbereich gehören, sind sehr schwach.
  • Es liegen noch einige Staubmäuse (für Österreicher: Lurche) unter dem Schlafzimmerschrank. Das muss der verantwortlichen staubsaugenden Person entgangen sein. Ihr Nachbar macht ein Foto fürs Protokoll.
  • Spinnweben an den Decken und besonders im Treppenhaus werden von Ihnen erstmalig registriert. Er macht noch ein Foto.
  • Die Bücherregale sind sehr verstaubt. Es findet sich trotz intensiver Nachfrage niemand, der für die Entstaubung dieser gemeinsam genutzten Zone verantwortlich ist.
  • Das Parkett im Wohnzimmer ist spiegelglatt. Hier wurde wohl über das Ziel hinausgeschossen. Vor dieser Gefahrenzone wird nicht gewarnt.
  • Etliche Reinigungsmittel zeigen Gefahrstoffzeichen auf und stehen in der Küchenzeile Tür an Tür mit Lebensmitteln. Ein Risikobewusstsein kann Ihr Nachbar nicht feststellen.
  • Einige Fensterscheiben weißen üble Kratzer auf. Ihr Nachbar vermutet als Ursache nicht fachgerechtes Putzen. Sie diskutieren eine Weile, ob es am falschen Putzgerät oder der fehlenden Kompetenz des beauftragten externen Fensterputzers liegen könnte. Sie weisen aber jegliche Verantwortung für die Kratzer von sich.

Ihr Nachbar fasst am Ende für Sie und die weiteren Hausbewohner noch einmal alle Feststellungen zusammen. Natürlich lobt er auch die praktische Aufhängung von Besen und Wischer sowie die hohe Putzmotivation der erwachsenen Hausbewohner. Ceranfeld und Spülbereich glänzten ganz außergewöhnlich und auch für die regelmäßige Müllentleerung konnte die Eignung der Putzprozesse angenommen werden. Ihr Nachbar verspricht Ihnen einen ausführlichen Bericht in der nächsten Woche und stellt das angestrebte Putzzertifikat in Aussicht. Sie atmen auf.

Emotionen sind völlig normal

Sollte bei der Vorstellung, wie Sie auditiert werden oder auch wie Sie auditieren, die ein oder andere Emotion aufgekeimt sein, dann ist das völlig normal. Alles in allem ist ein Audit für beide Rollen eine sensible Sache. Solche Gesprächssituationen benötigen Respekt und persönliche Vorbereitung, zum Beispiel in Form einer Qualifizierung zum Auditor.

Falls Sie Ihren Frühjahrsputz noch vor sich haben …

Über den Autor:

Claudia Nauta, geb. 1969 in Herten/Westf., ist seit 2004 bei der DGQ in der Weiterbildung beschäftigt. Sie verantwortet dort die Trainings zu Umwelt-, Energie-, Arbeitsschutzmanagementsystemen, Prozessmanagement und Audits. Die Anwendung der ISO-Normen hat sie vorab in der Beratung und in Stabstellenfunktion von der Pike auf gelernt und nebenberuflich als Auditorin in der Zertifizierung sowie als EFQM-Assessorin verfeinert. Die Erfahrungen mit Managementsystemen aus unterschiedlichsten Branchen kombiniert sie in der Weiterbildung mit erwachsenenpädagogischen Konzepten.

3 Kommentare bei “Warum sind Audits eine so sensible Sache?”

  1. Danke für das klare Bild, das Sie hier gezeichnet haben. Ein wirklich gute Geschichte, in der jeder Auditor / QM Verantwortliche herumgehen und eigene, für sich sprechende Bilder für die Situation im eigenen Unternehmen finden kann.

    Ich werde Sie gerne zitieren.

  2. Sehr amüsant, aber dennoch nicht aus der Luft gegriffen – Sie haben das aktuelle Image von Audits sehr „plakativ“ darstellt! Ich habe mir bereits erlaubt, Ihren Blog-Artikel zu zitieren…

    Mit besten Grüßen,
    Harald Staska

    1. 740ccb4a5d48d4bef9b66fb85da93b4f Claudia Nauta sagt:

      Hallo Herr Staska,
      gerne, vielen Dank. Sie haben das richtig einsortiert – das ist die dunkle Seite des Audits. Es schaut mehr auf die Risiken. Ein chancenbasiertes Audit denkt über den Tellerrand und so viel weiter als nur bis „sauber“. Hier die andere Seite:
      • Sie erhalten einen Benchmark – auch Ihr Nachbar wird der Staubmäuse im Schlafzimmer (für Österreicher: Lurche) einfach nicht Herr. So oft kann man gar nicht Staubsaugen wie es nötig wäre. Er lobt sie für wahrscheinlich ebenfalls sehr intensives Betten ausschütteln.
      • Dass Sie Spinnen ein eigenes Refugium bieten, schätzt Ihr Nachbar als extrem nachhaltig ein.
      • Die Bücherregale sind sehr verstaubt. Ihr Nachbar merkt an, dass die Bücher wohl nicht oft gelesen werden. Sie überfliegen beide die Titel. Das sei schade. Er habe auch ein Bollwerk an guten Büchern. Sie beide beschließen, nächstes Wochenende weitere Nachbarn zu einem Bücher-Tauschabend mit Wein und leckeren Mitbringseln einzuladen.
      • Als Ihre Kinder in Lauschposition das hören, finden sie gleich, dass ein Spielzeugtausch mit den Nachbarskindern ja auch super wäre. Ihr Nachbar gibt nach einem Blick in das nun nicht mehr versperrte Kinderzimmer den kleinen Tipp, dass eine gute Sortierung hilfreich wäre. Sonst gehen nachher Spielsachen über den Tauschhandel, die sie doch lieber behalten hätten. Die Kleinen fangen sofort an.
      • Das Parkett im Wohnzimmer ist spiegelglatt. Ihre Kinder lieben es nämlich, in Socken darüber zu schlindern. Deswegen steht auch nichts Zerbrechliches herum. Ihr Nachbar zeigt sich beeindruckt, dass Sie im Prinzip immer nur die Ecken etwas nachpolieren.
      • Etliche Reinigungsmittel zeigen Gefahrstoffzeichen auf und stehen in der Küchenzeile Tür an Tür mit Lebensmitteln. Sie sind froh, dass Ihr Nachbar Sie darauf aufmerksam macht. Ein bisschen betriebsblind ist man ja schon geworden, seit das Haus vor 10 Jahren bezogen wurde.
      • Einige Fensterscheiben weisen üble Kratzer auf. Dummerweise lag Ihr Top-Reinigungsgerät vor dem Putzen im Split. Soll vorkommen. Ihr Nachbar hat von einer Firma gehört, die das wegschleifen kann. Soll gar nicht so teuer sein. Sie schauen gemeinsam mal schnell im Internet nach, da ist die Lösung.
      • Ihre Garage sieht zwar furchtbar aus, aber auch da haben Sie noch ein kleines Problem. Das Dach ist undicht. Sie lassen Ihren Nachbarn gerne mal einen Blick darauf werfen …

      Ich hoffe, die Gegenüberstellung macht deutlich, wie sowohl Auditor als auch Auditierte mit Risiken und Chancen im Audit umgehen können. Beides ist wichtig. Bei Risiken fühlen wir uns natürlich bedroht und vielleicht sogar blockiert, während Chancen uns eher beruhigen oder aktivieren.

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