Von jetzt auf gleich ins Homeoffice: digital zusammenrücken im Interaktiven Managementsystem24 | 04 | 20

Der März 2020 wird wohl nicht nur als der erste Monat in die Geschichte eingehen, in dem die ganze Welt zu Hause blieb. Sondern auch als der Monat, in dem Unternehmen weltweit vor der Herausforderung Homeoffice standen. Denn obwohl schon seit Jahren von politischer Seite gefordert, fehlt vielen Firmen immer noch die softwaretechnische Ausrüstung für die effiziente Arbeit von zu Hause aus. Das Aachener Software- und Beratungsunternehmen Modell Aachen GmbH nutzt während der Coronakrise ihr Interaktives Managementsystem, um digital zusammenzurücken. In diesem Blogbeitrag berichtet Dr. Carsten Behrens, Geschäftsführer der Modell Aachen GmbH, von dem neuen Arbeitsalltag.

Ein Interaktives Managementsystem ermöglicht es nämlich dem gesamten Team, auf alle unternehmensinternen Prozesse, Arbeitsanweisungen und Dokumente zuzugreifen – vollkommen unabhängig vom aktuellen Aufenthaltsort. Ähnlich wie in der Web-Enzyklopädie Wikipedia kann jeder Mitarbeiter die Inhalte im Managementsystem direkt über den Browser ansehen, aktualisieren oder neue hinzufügen.

Effiziente Zusammenarbeit – auch in Krisensituationen

Seit Mitte März arbeiten meine rund 40 Kollegen und ich vollständig im Homeoffice. Auf die neuen Anforderungen, die mit der besonderen Situation einhergehen, konnte ich als Geschäftsführer dank unserer kollaborativen Managementsoftware schnell reagieren und diese sofort an das gesamte Team kommunizieren. Binnen weniger Stunden habe ich beispielsweise die Regelungen für die Arbeit im Homeoffice aktualisiert und eine neue Prozessbeschreibung dazu erstellt, wie im Falle einer Corona-Erkrankung im Unternehmen vorzugehen ist. Von zu Hause aus ergänzen meine Kollegen die Prozesse und optimieren sie so gemeinschaftlich.

Unsere Aufgaben organisieren wir während der Zeit im Homeoffice über das integrierte Aufgabenmanagement unseres Managementsystems: In Protokollen zu unterschiedlichen Themen kann jedes Teammitglied anstehende To-dos einbringen, delegieren, verfolgen und kommentieren. Gerade beim erhöhten Stresslevel während der aktuellen Ausnahmesituation hält die zentrale Arbeits- und Informationsplattform uns den Rücken frei: Klar strukturiert sammeln, priorisieren und verteilen wir in einem neuen „Corona-Protokoll“ die Sondermaßnahmen, die die Pandemie erfordert. Das ganze Team zieht an einem Strang.

Analoge Formulare spontan digitalisieren

Als Basis für unser Interaktives Managementsystem nutzen wir unsere unternehmenseigene Software. Neben der gemeinsamen Optimierung von Prozessen ermöglicht diese es, Geschäftsprozesse einfach und schnell zu digitalisieren und in einer App abzubilden – ohne eine einzige Zeile Quellcode und ohne Hilfe der IT. In Zeiten, in denen analoge Formulare für Urlaubsanträge und Co. nicht einfach von Schreibtisch zu Schreibtisch gereicht werden können, erleichtert das den Arbeitsalltag enorm.

Mithilfe der sogenannten „No-Code-Digitalisierung“ entstand spontan auch eine App, mit der wir Corona-Verdachtsfälle im Unternehmen melden. Bei einem Verdachtsfall im Kollegium können wir auf diese Weise schnell reagieren, das Team vor einer Ansteckung schützen und der Ausbreitung des Virus vorbeugen.

Handlungs- und zukunftsfähig bleiben

Da wichtige Erfahrungswerte und relevantes Wissen sämtlicher Mitarbeiter sowie alle offenen Aufgaben im Managementsystem konserviert sind, können wir uns auch vom heimischen Schreibtisch aus abteilungsübergreifend organisieren und gegenseitig unterstützen. Sogar wenn Mitarbeiter mit notwendigem Fachwissen ausfallen, bleiben wir dank kontinuierlich gepflegter Prozessbeschreibungen handlungs- und zukunftsfähig.

Das möchten wir auch allen anderen Organisationen ermöglichen und so einen Beitrag zur Bewältigung der wirtschaftlichen Krise leisten! Betroffenen Unternehmen stellen wir unser Management-Tool Q.wiki darum 60 Tage kostenfrei als Cloud-Lösung zur Verfügung. Unsere Managementberater befähigen Sie vollständig remote dazu, selbstständig ein Interaktives Managementsystem aufzubauen.

Sie sind DGQ-Mitglied und möchten noch mehr über die Digitalisierung von Prozessen erfahren?

Dann melden Sie sich für das Webinar „Prozesse digitalisieren – papierlos, einfach und effizient!“ am Dienstag, den 28. April 2020 an. Lars Exeler, Mitarbeiter der Modell Aachen GmbH, erläutert, wie auch Fachspezialisten mit geringen IT-Kenntnissen mithilfe der No-Code-Programmierung ihre Geschäftsprozesse digitalisieren können. Moderiert wird das Webinar von Benedikt Sommerhoff. Jetzt anmelden

Über den Autor:

Dr. Carsten Behrens ist Experte und Speaker für agile Managementsysteme. Seit 2009 ist er Geschäftsführer der Modell Aachen GmbH, einer Transfergesellschaft der RWTH Aachen und des Fraunhofer IPT. Mit rund 40 Mitarbeitern und über 400 namhaften Kunden ist das Software- und Beratungsunternehmen mit der Lösung Q.wiki der führende Anbieter Interaktiver Managementsysteme auf Basis der Wiki-Technologie.

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