Der Misstrauensbeweis des unangekündigten Audits – und warum wir ihn uns verdient haben12 | 10 | 16

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Ganz allgemein sollen Audits in Form von Stichproben untersuchen, ob Prozesse, interne oder externe Anforderungen und Vorgaben eingehalten werden. Spricht man von internen Audits, so überprüft sich die Organisation selbst und nutzt dafür interne Mitarbeiter, die vom auditierten Prozess unabhängig sind.

Bei regelmäßigen und angekündigten Kunden- und Zertifizierungsaudits nutzt man externes Wissen, um die Leistungsfähigkeit des Audit-Anwendungsbereiches (objektiv) nachzuweisen.

Letztendlich ist allen Arten von Audits gemein, dass sie dem auditierten „Objekt“ in gewisser Weise unterstellen, die gestellten Anforderungen nicht erfüllen zu wollen oder zu können. Denn würde alles sofort und perfekt umgesetzt, wofür bräuchte man dann noch Audits?

Eine neue Qualität dieses Misstrauens ist der Trend des „unangekündigten Audits“. Diesen Trend gibt es in immer mehr Branchen und in unterschiedlichsten Ausprägungen. Von tatsächlich unangekündigten Audits, bei denen der Auditor plötzlich vor der Tür steht, bis hin zu definierten Besuchs-Spannen, in denen mit der Auditierung gerechnet werden muss, sind der Kreativität fast keine Grenzen gesetzt.

Das Misstrauen ist teilweise gerechtfertigt

So kritisch diese Worte jetzt klingen mögen, die Organisationen haben einiges dafür getan, sich dieses Misstrauen zu verdienen. Die Erfahrung zeigt, dass viele Managementsysteme (egal ob Qualität, Umwelt, Energie oder andere Systeme) im Jahresverlauf nahezu brach liegen und bei anstehenden Audits mit immensem Aufwand oder nach dem „Minimalprinzip“ so aufgehübscht werden, dass sie der Überprüfung standhalten. Teilweise müssen die Unternehmen sogar Gebühren dafür bezahlen, dass die Androhung eines jederzeit möglichen Audit-Besuchs für ständige Alarmbereitschaft und Aktualität aller Systeme sorgt. Zertifizierungsgesellschaften und Kunden arbeiten dabei mit zwei negativen Gefühlen als Hebel: Angst und Zwang.

Vor der Erfindung unangekündigter Audits hatten wir die freie Wahl, unsere Systeme jederzeit auf Vordermann zu halten. Nun werden wir dazu gezwungen, weil man uns eigenverantwortliches Handeln (zu Recht?) nicht mehr zutraut.

Diese Audit-Praxis ist durchaus wirkungsvoll. Dabei bin ich der Ansicht, dass die eigentliche Wirkung nicht die Besuche an sich sind, sondern der Druck, ständig abrufbereit sein zu müssen, falls der „befürchtete Anruf“ kommt.

Trotz der omnipräsenten Gefahr haben sich viele Unternehmen noch nicht darauf eingestellt. Während sich vor allem Qualitätsmanager und –beauftragte auf die möglichen Spontanbesuche sehr schnell einstellen mussten, herrscht in sehr vielen Unternehmen wahre Krisenstimmung, wenn ein unangekündigter Besuch während der Urlaubszeit des QMBs stattfindet.

Gibt es noch Hoffnung?

Manche Branchen stehen erst am Anfang dieser Entwicklung. Und so werden wir vermutlich für die nächste Jahre mit dieser Art der massiven Fremdbestimmung leben müssen. Es besteht dennoch Hoffnung. Wenn es die einzelnen Branchen schaffen, dass Kunden, Handelspartner und Endverbraucher der Qualität und Leistungsfähigkeit dieser Unternehmen vertrauen, dann besteht auch kein Bedarf an unangekündigten Überprüfungen.

Vor allen Dingen müssen die Unternehmen zeigen, dass Sie alle Vorgaben zum größtmöglichen Kundennutzen dauerhaft einhalten WOLLEN. Das glaubhaft zu vermitteln, ist aber ein Prozess, der sehr lange Zeit in Anspruch nimmt. Denn Vertrauen ist leider wesentlich schneller verspielt, als dass es aufgebaut werden kann.

Über den Autor:

Florian Frankl ist Betreiber des Blogs „Q-Enthusiast.de“ und möchte mit seinen Artikeln klassischen Qualitätsthemen frischen Wind verleihen und geht dabei auch gerne einmal etwas andere Wege. Seit etwas mehr als 10 Jahren ist er in verschiedenen Qualitätsfunktionen mit Personalverantwortung in der Lebensmittelindustrie tätig. | www.q-enthusiast.de

5 Kommentare bei “Der Misstrauensbeweis des unangekündigten Audits – und warum wir ihn uns verdient haben”

  1. Hallo Herr Frankl,

    vielen Dank für diesen sehr interessanten Beitrag.

    Mir hat eine Auditorin vor einem Zertifizierungsaudit mal sinngemäß gesagt – Herr Thode, ich glaube Ihnen bzw. dem Unternehmen erstmal gar nichts, bevor Sie es mir nicht schwarz auf weiß nachweisen können.
    Ich glaube, dass auch in dieser Aussage sehr viel Erfahrung steckt, dass es immer wieder Unternehmen gibt, in denen im QM das ganze Jahr über nichts passiert, bis dann 2 Wochen vor dem externen Audit auf einmal Hektik ausbricht. Dabei ist es für mich immer paradox zu sehen, dass gerade diese Unternehmen das Managementsystem als Belastung empfinden. Die Unternehmen, die das Managementsystem das ganze Jahr über pflegen oder wie ich es ausdrücke es auch „leben“, die haben zwar wesentlich mehr Aufwand damit, aber der Nutzen ist ungleich größer und somit profitieren diese dann auch voll von den Vorteilen.

    Viele Grüße

    Michael Thode

  2. 1c1e9480f71fb956cb734556cce656d3 Bernd Sankowsky sagt:

    Lieber Herr Frankl,
    auch in diesem Blog beschreiben sie sprachgewandt die aktuelle Situation in vielen Branchen. Ich wünsche mir auch, dass viele Anforderungen nicht nur pro forma auf dem Papier erledigt werden, sondern als Mehrwert für alle Bereiche der Unternehmen zur Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit erfüllt werden.
    Freundliche Grüße aus Berlin sendet

  3. 8489c5c6f717bbda4f2e846953ad9974 Florian Frankl sagt:

    Guten Morgen zusammen,

    ich denke, es ist der Fokus darauf verloren gegangen, WARUM Audits (wie auch viele andere Dinge) notwendig und sinnvoll sind.

    Man sollte sie ja nicht für eine Norm, einen Auditor oder die Geschäftsführung durchführen sondern selbst wirklich den größtmöglichen Mehrwert daraus ziehen.

    Und der Mehrwert dient der Qualitätsabteilung, dem Unternehmen und letztendlich den Konsumenten, Dienstleistungsempfängern oder der Gesellschaft – je nach Unternehmen.

    Viele Grüße
    Florian Frankl

  4. 78a0fe3e4c1a0f550304b54057f9fa0e Rosi Hase sagt:

    Kommentar
    Ein unangekündigtes Audit ist das einzig sinnvolle. Dadurch muß das QMS so aufgebaut dass es auch täglich gelebt werden kann. Das Audit nach Terminplan führt zu QMS mit Schaueffekten, das jedes Jahr aufpoliert wird und nur zu Mehrarbeit führt und keinen Nutzen für das Unternehmen bringt. .

  5. Unangekündigte Audits sind per se kein Misstrauensantrag. Erst der Klagende gibt dem Misstrauen Raum. Generell gehen wir schließlich von der Lebendigkeit des QMS aus!

    Wenn wir doch nun wissen, dass ein QM-System nicht so gestaltet ist, dass es gut lebbar ist – was dann?

    Dann ändern wir es doch! Mit der Umstellung auf die ISO 9001:2015 ist ein Neuanfang möglich. Nutzen wir diesen!

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