Integrierte Managementsysteme (IMS): der Geheimtipp zur Verbesserung der Unternehmensperformance28 | 03 | 17

533568100

Während der Gedanke der Integration bereits in vielen Unternehmensbereichen erfolgreich umgesetzt wurde, implementieren viele Unternehmen die ISO-Managementsystemnormen heute noch in nicht-integrierter Weise[1]. Dabei nutzen die Unternehmen Synergieeffekte nicht, Einsparpotenziale bleiben unrealisiert und vermeidbare Bürokratie wird aufgebaut[2]. In einer Abschlussarbeit an der TU München in Kooperation mit dem SKZ – das Kunststoff Zentrum, wurden deshalb die Herausforderungen beim Aufbau von Integrierten Managementsystemen (IMS) nach ISO 9001:2015 und IS0 50001:2011 untersucht. Die entwickelten Handlungsempfehlungen zur effektiven Umsetzung von IMS sind vor allem für Praktiker interessant.

Norm- und unternehmensbedingte Stolpersteine verhindern den Aufbau eines wirkungsvollen IMS

In der Untersuchung von Managementsystemen bei KMU bis hin zu Konzernen wurde deutlich, dass normbedingte Herausforderungen einen großen Anteil an den Umsetzungsschwierigkeiten darstellen. Allerdings sind unternehmensinterne Prozesse oft eine noch schwierige Barriere für gewinnbringende IMS.

In den hierfür durchgeführten Interviews, wurden Barrieren auf Normenebene zum einem mit der Gestaltung der Norm und zum zweiten mit den unkonkreten Inhalten der Norm genannt. Für viele sind ISO Managementnormen mit einem Gesetzestext vergleichbar und eine einfache Lesbarkeit ist nicht gegeben. Darüber hinaus weisen die Managementbeauftragten auf Schwierigkeiten bei der Interpretation der Anforderungen hin. Eine Ableitung eines konkreten „Was muss ich tun“ scheint aus dem reinen Normtext schwer möglich. Auch die Anforderungen zur Dokumentation sind nur schwer nachvollziehbar, sodass dies oftmals zu einer Überbürokratisierung mit vielerlei Formblättern führt.

Jedoch wird der Aufbau eines effektiven und effizienten IMS auch durch unternehmensbedingten Gründe gehemmt. So könnte die Stellung des Managementsystems bei der Geschäftsleitung verbessert werden. Hier wird die Werthaltigkeit eines gelebten Managementsystems noch unterbewertet und somit Ressourcen und Befugnisse begrenzt. Darüber hinaus ist es in der unternehmerischen Praxis schwierig die Mitarbeiter zur proaktiven Mitarbeit am Managementsystem zu motivieren und die Akzeptanz für die aufgestellten Regeln zu erreichen.

Die Revision der ISO 9001 und ISO 14001 im Jahr 2015 fördert Integration, doch löst nicht alle Baustellen

Positiv hervorzuheben ist, dass durch die Revision 2015 der ISO 9001 und IS0 14001 der Annex SL berücksichtigt wurde. Mit diesem Ansatz möchten die Normengremien eine Integration der Managementsysteme vereinfachen. Die Definition von gemeinsamen Kernbegriffen und Anforderungen reduziert die Redundanzen in den Normen merklich. Durch die gemeinsame Gliederung nach der High Level Struktur ist die Vergleichbarkeit der Normsysteme deutlich verbessert. Auch das freie Verfahren der Dokumentation, welches einen Wegfall des Managementhandbuchs ermöglicht, ist positiv zu bewerten.

Zu treffende Maßnahmen durch die Anwender zur effektiveren Nutzung der Managementnormen in Integrierten Managementsystemen

IMS
  1. Umdenken der Managementbeauftragten: Managementsysteme als ganzheitlich integrierte und themenübergreifende Lösung; Umstellung auf ein IMS als Chance zum Aufbau und Umgestaltung zu wertschöpfenden Prozessen
  2. Vereinfachung und Vereinheitlichung von Regeln: Gleiche Dokumentation und Verfahrensstrukturen für alle Managementsysteme
  3. Abbau von Bürokratie und Dokumentation zum reinen Selbstzweck: Revision der ISO 9001:2015 nutzen, um bürokratische Altlasten zu entsorgen
  4. Nutzung von Synergien: in der Dokumentation z.B. bei Schulungsplänen
  5. Themen verlinken: Mehrverbrauch der Pumpe im EnMS gibt mögliche Hinweis auf Verschleiß und anstehende Wartung im QM

 

Mitarbeiter
  1. Mitarbeitermotivation durch Beteiligung an möglichen Einsparpotenzialen
  2. Transparente und einfache Kommunikation

 

Geschäfts-
leitung
  1. Managementsystem, neben Mitarbeiter, wertvollstes Gut des Unternehmens
  2. Aktives Einbinden des Managementsystems durch Gestaltung von fundierten und umfassenden Reports zur tägliche Entscheidungsunterstützung der Geschäftsleitung
Quelle: Schmitt, A. (2016): Identifikation von normbedingten Herausforderungen beim Aufbau von Integrierten Managementsystemen – Analyse zu Integrierten Managementsystemen am Beispiel ISO 9001:2015 in Kombination mit ISO 50001:2011

Integrationspotenziale sollten für die Umstellung auf die ISO 9001:2015 genutzt werden

Doch nicht nur die Normengremien können zur effektiveren Normgestaltung beitragen, sondern auch die Normanwender selbst sollten die Potenziale von IMS stärker nutzen.

Insbesondere sollte bei Umsetzung der o.g. Punkte die Chance ergriffen werden, die sich bei einer Umstellung auf die Revision 2015 ergibt. Werden hierbei nicht nur die fehlenden Punkte zur Normkonformität ergänzt, sondern das bestehende System kritisch hinterfragt, kann sich ein schlankes und effizientes IMS ergeben.

Welchen Wert ein solches hat, zeigt eine Metastudie von Bernado et al. (2015)[1]. In dieser Studie untersuchte der Autor IMS im Vergleich zu parallelen Managementsystemen und konnte aufzeigen, dass IMS nicht nur zu erhöhter Effizienz und Kosteneinsparungen führen, sondern auch die Kunden und Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen. Letztlich kann durch ein IMS die Unternehmensperformance gesteigert und nachhaltiges Wachstum gefördert werden. Lassen Sie sich diese Chance nicht entgehen.

[1] Interne Datenerhebung unter Zertifizierungskunden des SKZ
[2] Bernardo, M.; Simon, A.; Tarí, J. J.; Molina-Azorín, J. F. (2015): Benefits of management systems integration: a literature review, Journal of Cleaner Production, 94, 260-267.
[3] Bernardo, M.; Simon, A.; Tarí, J. J.; Molina-Azorín, J. F. (2015): Benefits of management systems integration: a literature review, Journal of Cleaner Production, 94, 260-267.

Über den Autor:

Alexander Schmitt studierte an der TU München Technology & Management mit Nebenfach Informatik. Während seines Studiums beschäftigte er sich gezielt mit Fragestellungen der Digitalisierung. Er sammelte bereits Berufserfahrung in der Managementberatung, dem Finanzsektor sowie dem Technologiescouting. Außerdem ist er in der Münchner Unternehmensgründungsszene aktiv und veranstaltet unter anderem das Startup Weekend Munich. Als freier Auditor ist Alexander Schmitt für das SKZ als Auditor für Qualitätsmangementsysteme nach ISO 9001:2015 tätig.

2 Kommentare bei “Integrierte Managementsysteme (IMS): der Geheimtipp zur Verbesserung der Unternehmensperformance”

  1. 6518569b84a1b11b57730a96c0646f29 Markus Will sagt:

    Herr Schmitt, ich würde gerne die Quelle lesen, die untere der Abbildung angegeben ist. Wo gibt es die Publikation?

    Schmitt, A. (2016): Identifikation von normbedingten Herausforderungen beim Aufbau von Integrierten Managementsystemen – Analyse zu Integrierten Managementsystemen am Beispiel ISO 9001:2015 in Kombination mit ISO 50001:2011

  2. cc97823f41dd54feec10a21a47fde8f8 Andreas Wittwer sagt:

    Sehr geehrter Schmitt,
    der heutige Newsletter zum Thema Zertifizierungsstau hatte mich auf Ihren Blogeintrag vom März aufmerksam gemacht.

    Das Thema IMS war für mich das auslösende Thema bzw. die Anregung, um eine Architektur für ein IMS mit der Querschnitt-Funktion des Wissensmanagements, des Dokumenten-managements und des Workflow-Managements zu verknüpfen.

    Inzwischen habe ich das Modell mit Wissensmanagement vom Typ TOM auf MOT gedreht, denn im Studium wurde es deutlich, dass die Software und die Infrastruktur eine wichtige Basis, aber alles hängt vom Menschen und der ihm umgebenden Organisation ab.
    (MOT – Mensch, Organisation und Technik)

    Haben Sie bereits Projekterfahrungen mit IMS-Lösungen und kann man sich den Referenzen einmal widmen?

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.