Ein offener Brief an alle, die Fragebögen an ihre Lieferanten senden24 | 10 | 18

Wir erhalten monatlich mehrere Fragebögen, oft jedes Jahr aufs Neue dieselben Bögen und Fragen. Eine Routine, die sich so entwickelt hat – auch aus ISO 9001 heraus. So ein Bogen wird bei uns so lange herumgereicht, bis man einen findet, der’s machen muss… aktuell bin ich das. Mein Mitgefühl für alle, die, wie ich, solche Fragebögen in Händen halten und die Aufgabe haben, sie „be- und verarbeiten“ zu müssen…

Natürlich erhalten Sie Ihren Fragebogen früher oder später ausgefüllt zurück: Sie haben die Einkaufsmacht. Aber welchen Nutzen haben Sie von so einem Fragebogen, frage ich mich? Wenn Sie beim Rücklauf endlich bei allen einen Haken setzen können, haben Sie dann wirklich valide Auskünfte über Ihre Geschäftspartner erhalten? Die Global- und Universalfragebögen, die mich „per Rundmail an alle Lieferanten“ erreichen, sind kaum geeignet, brauchbare Auskünfte über die „befragten“ Lieferanten zu erhalten, oder gar, sie „weiterzuentwickeln“ (wie man so schön sagt).

Welchen echten Nutzen erwarten Sie sich durch einen Fragebogen, außer, dass Sie diesen abheften und bei Gelegenheit, z. B. in einem externen Audit, „vorzeigen“ können, nach dem Motto: „Normanforderung Lieferantenbewertung erfüllt“? Fragebögen sind aus meiner Sicht unbeliebtes „Business Theater“. Nicht nur bei Ihren Lieferanten – auch bei Ihren eigenen Mitarbeitern: Laut E-Mail-Signatur dürfen sich meistens die Azubis um die Fragebogen kümmern. Fragen doch Sie einmal Ihren eigenen Einkauf nach dem Sinn…

Mein Appell: Belasten Sie Ihr Haus und Ihre Lieferanten nicht mit diesem Ritual!

Wichtige Anforderungen und Erwartungen können und sollten nicht in Fragebögen abgefragt werden, sondern müssen mit den Lieferanten gezielt vertraglich ausgehandelt werden.

Viele Fragen können Sie sich sparen, z. B. „Führen Sie Sicherheitsunterweisungen durch?“ Hier müssen Sie Ihrem Lieferanten einfach vertrauen, dass er geltendes Recht, die guten Sitten und Sozialstandards einhält. Kein Lieferant würde in dieser Beziehung etwas ankreuzen, das ihn belasten würde.

Wenn Sie etwas über Ihren Lieferanten erfahren oder Ihre Geschäftsbeziehung mit ihm weiterentwickeln wollen, reden Sie mit ihm. Wenn sinnvoll, besuchen und „auditieren“ Sie ihn. So investierte Zeit bringt weit mehr als ein ausgefüllter Fragebogen

Wie stehen Sie zu Fragebögen? Mittel der Wahl oder notwendiges Übel?

Wie gehen Sie mit Fragebögen um? Nutzen Sie sie, um Ihre Lieferanten zu bewerten? Oder werden Sie selbst regelmäßig befragt? Sind Fragebögen für Sie das Mittel der Wahl oder eher ein notwendiges Übel, in das Sie Zeit und Mühe investieren? Kommentieren Sie meinen Beitrag. Ich bin auf Ihre Meinung gespannt und freue mich auf eine spannende Diskussion.

 

 

 

Über den Autor:

Dirk Lübbermann, Jahrgang 1971, studierte nach dem Abitur Physikalische Technik an der Fachhochschule Heilbronn. Im Jahr 1996 absolvierte er einen Fortbildungskurs zum Qualitäts- und Umweltauditor, Projektleitung, CAQ sowie zum EFQM-Assessor an der Staufen-Akademie Bad Boll. Mit dieser Qualifikation führte er die Marbach Werkzeugbau GmbH zur Erstzertifizierung nach ISO 9001. Seit über 20 Jahren ist Lübbermann als Beauftragter des integrierten Managementsystems bei der international aufgestellten Marbachgruppe tätig das die Themen Qualitätsmanagement, Arbeitssicherheit, Umwelt-, Prozess-, Innovations- und Risikomanagement abdeckt. Als DGQ-Mitglied bringt er sich aktiv im Fachkreis Organisationsentwicklung ein.

5 Kommentare bei “Ein offener Brief an alle, die Fragebögen an ihre Lieferanten senden”

  1. 5c2db5b6ccf5978717402f9c20f967f0 Ute Kronenberg sagt:

    Fragebögen können einen Sinn haben, wenn man seine Lieferanten nur dann auditiert, wenn sie nicht selbst Zertifizierungen halten (z.B. mindestens ISO9001). Dann ist es natürlich wichtig, dass man alle 3 Jahre abfragt, ob die Zertifizierung noch besteht und sich die aktuellen Zertifikate zuschicken lässt. Das geht am einfachsten über einen Fragebogen, der dann auch gleich genutzt werden kann um zu prüfen, ob die Ansprechpartner in den Abteilungen noch die gleichen sind. Das erfordert dann auch etwas Aufwand und lässt sich nicht über jährliche Massenmails regeln.

    1. fd122ea6f974ef6144b6d3bb0f21f20d Dirk Lübbermann sagt:

      Guten Morgen und danke für Ihre Antwort. Verständlich, dass die Lieferantenstammdaten auf Stand gehalten werden müssen. So wie Sie es beschreiben, wird das Werkzeug „Kundenfragebogen“ ja auch sinnvoll eingesetzt. Clever wäre, wenn statt eines leeren Fragebogens gleich die beim Kunden hinterlegten Kontakt- und Adressdaten zur Prüfung und Korrektur an den Lieferanten gesendet würden ( wenn das der Datenschutz zulässt…). Trotzdem würde ich ein direktes Gespräch per Telefon einem Fragebogen vorziehen.

  2. ae0942eea6fb931514cc5eb1dd100713 Hein Schlichter sagt:

    Fragebögen sinnvoll, das bedeutet zielgerichtet, passende Themenkreise und überschaubare Anzahl Seiten. Das mag vertretbar sein. Vor allem wenn sie in einem direkten, noch bestehenden Bezug zu Leistungen stehen.

    Jährlich wiederkehrende Fragebögen über eine 2-stellige Seitenanzahl, u.a. zur Haftpflichtversicherung der Dienstfahrzeuge, Verwendung von Leder/Holz in Produkten, Freistellung der Umsatzsteuer bei Baumaßnahmen demotivieren. Wir produzieren Mess-/Analysegeräte. Insbesondere wenn der mögliche Auftrag einen Wert im sehr niedrigen 4-stelligen Bereich darstellt. Weiter kommt es vor, dass die fachliche technische Abteilung des Kunden drängt und drückt, die formale regulative Abteilung des Kunden auf umfassende Bearbeitung der Fragebögen verweist. Aber keine der beiden Stellen voneinander wissen will.

    Ich denke hier sollten wir alle kreativer werden und Wege finden, diesen Formalismus einfacher zu gestalten. Im Übrigen kostet dieser Formalismus nicht nur beim Lieferanten Zeit, Ressourcen und damit Geld.

    Der Gedanke, die Daten vom letzten Mal zu bestätigen bzw. zu korrigieren ist bestimmt eine Überlegung wert. Eine Vereinbarung mit den Anforderungen des Datenschutzes lässt sich bestimmt finden. Hat die DGQ hier Ideen, insbesondere für kleinere Unternehmen?

    1. fd122ea6f974ef6144b6d3bb0f21f20d Dirk Lübbermann sagt:

      Danke für Ihre Antwort – ich sehe, Sie haben dieselbe Situation vor sich. Ich denke, es ist am Besten, dort anzusetzen, wo die Fragebögen entstehen – wenn wir es schaffen, dass die Ersteller den Nutzen / Benefit hinterfragen, den sie mit dem „Qualitätstool Fragebogen“ erzielen wollen, haben wir schon viel erreicht.

  3. 2a4abdb7509a4ebb07bc34c423e936e8 Tim Groß sagt:

    Danke für den ausführlichen Artikel ersteinmal.

    Aber ja, Fragebögen sind kein wirklich sinnvoll, wenn die lieferanten selber auditiert sind.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.