Checkliste: Prozessmanagement nach ISO 9004:201719 | 05 | 17

Prozessmanagement - ISO 9004 gibt Hinweise

Organisationen weisen heute zwischen den Branchen aber auch innerhalb einer Branche große Unterschiede in der Gestaltung ihres Prozessmanagements auf. Auch ISO 9001-zertifizierte Organisationen haben immer noch Verbesserungspotenzial.

ISO 9001:2015 fordert die Planung, Verwirklichung und Steuerung der Unternehmensprozesse. Organisationen müssen hierbei die Anforderungen an Produkte/Dienstleistungen, die Steuerungskriterien, benötigten Ressourcen und Informationen, die Eignung für das angestrebte Ergebnis, Änderungsverfolgung sowie die ausgegliederten Prozesse berücksichtigen.

Am 19. Mai 2017 startet nun der Entwurf E DIN EN ISO 9004:2017-06 in die Phase der öffentlichen Kommentierung. Dieser Entwurf ist quasi die empfehlende Anleitung zur erfolgreichen Anwendung von ISO 9001:2015, erkennbar an der häufigen Verwendung von „sollte“. Und damit gibt das ISO-Gremium den Organisationen im Kapitel 8 weiterführende Hinweise für das Prozessmanagement mit auf den Weg.

Prozesse und Interaktionen bestimmen

  • Was ist der Zweck des Prozesses und seine Verbindung zu Produkten und Dienstleistungen?
  • Welche Ergebnisse tragen dazu bei, Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien einschließlich Kunden dauerhaft zu erfüllen?

Prozesse analysieren

  • Was ist die Tätigkeit mit Anfangs- und Endpunkt?
  • Welche Ergebnisse sollen damit für wen oder welche nachgelagerten Prozesse erreicht werden?
    (Ergebnisse wie Eingaben können Materialien, Energie oder Informationen sein.)
  • Welche Eingaben/Ressourcen sind von wem oder aus welchem vorgelagerten Prozess notwendig?
  • Welche Tätigkeiten und Methoden können angewendet werden?
  • Wo sind geeignete Punkte zur Messung, Analyse, Verbesserung und Innovation?
  • Welche Steuerungsmaßnahmen sind möglich?
  • Welche betrieblichen Tätigkeiten, Märkte oder Technologien verändern sich?
  • Welche Risiken und Chancen ergeben sich?

Prozessverantwortliche Person, Team oder Rolle bestimmen

  • Wer hat die Verantwortung und Befugnis zur Aufrechterhaltung, Steuerung und Verbesserung des Prozesses und seiner Wechselwirkung?
  • Wie werden prozessbezogene Verantwortung, Befugnisse und Rollen in der Organisation bekannt und anerkannt?
  • Wie entwickeln oder erhalten die in Prozessen Tätigen die erforderlichen Kompetenzen für ihre Aufgaben und Tätigkeiten?

Vertiefend – Prozesse wirksam und effizient steuern

  • Wie werden Prozesse und ihre Wechselwirkungen als ein System gesteuert, abgestimmt und verbessert?
  • Welche Prozesse beeinflussen welche Aspekte (Produktqualität, Umweltschutz, Informationssicherheit, Arbeitsschutz etc.) in welcher Tiefe?
  • Wie können Prozesse und ihre Wechselwirkungen grafisch oder visualisiert für ein besseres Verständnis dargestellt werden?
  • Wie werden Mitarbeiter dazu angeregt, an Verbesserungen mitzuwirken?
  • Wie werden Ergebnisse mit Prozesskriterien verglichen und die Fähigkeit und Leistung von Prozessen bewertet?
  • Wie werden Prozesse und ihre Wechselwirkungen regelmäßig überprüft sowie geeignete Maßnahmen bei Abweichung oder zur Verbesserung getroffen?
  • Wie werden Risiken (z.B. zu fehlenden Kompetenzen, menschlichem Versagen, Verstöße gegen Vorschriften, Geräteverschleiß und –ausfall, Gestaltungs- und Entwicklungsfehler, ungeplanter oder unkontrollierter Veränderungen von Materialien und Arbeitsumgebung, unerwarteter Marktveränderungen) erkannt und vermieden?
  • Wie werden Chancen erkannt und genutzt?
  • Wie berücksichtigen politische, strategische und operative Prozessziele eventuell notwendige Entwicklung oder Erwerb neuer Technologien, neuer Produkte oder Dienstleistungen?

Wer Ansätze klassischen Prozessmanagements, Turtle und den prozessorientierten Ansatz der ISO 9001 mit PDCA und risikobasiertem Denken wiedererkennt, liegt richtig. Und wie es ISO-Managementnormen so eigen ist, kann ISO 9004 auf jede Organisation angewendet werden – auch wenn sie über ein ganz spezifisches Prozessnetzwerk verfügt.

Es gibt sehr viele universell anwendbare Methoden zur Darstellung, Analyse, Bewertung, Gestaltung und Steuerung von Prozessen. Wer diese strukturiert anwenden möchte, dem bieten die Ausbildungen der DGQ zum Prozessmanagement eine professionelle Herangehensweise.

Über den Autor:

Claudia Nauta, geb. 1969 in Herten/Westf., ist seit 2004 bei der DGQ in der Weiterbildung beschäftigt. Sie verantwortet dort die Trainings zu Umwelt-, Energie-, Arbeitsschutzmanagementsystemen, Prozessmanagement und Audits. Die Anwendung der ISO-Normen hat sie vorab in der Beratung und in Stabstellenfunktion von der Pike auf gelernt und nebenberuflich als Auditorin in der Zertifizierung sowie als EFQM-Assessorin verfeinert. Die Erfahrungen mit Managementsystemen aus unterschiedlichsten Branchen kombiniert sie in der Weiterbildung mit erwachsenenpädagogischen Konzepten.

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