Tipps im Umgang mit Lieferanten und Partnern in China – Vor der Reise4 | 08 | 20
Sie sind im Bereich Einkauf tätig und haben die Aufgabe bekommen, einen neuen Lieferanten in China zu suchen? Oder Sie sollen ihre Bestellungen bei einem bestehenden chinesischen Kontakt um ein neues Bauteil erweitern?
Neben den normalen Herausforderungen, die die Auswahl eines geeigneten Lieferanten mit sich bringt, kommen aktuell bedingt durch die Corona-Krise auch noch erhöhte Anforderungen auf Sie zu. Am Beispiel China möchte ich Ihnen zeigen, was bei der Zusammenarbeit mit Partnern und Lieferanten zu beachten ist und wie Sie sich vorbereiten können.
Heute gebe ich Ihnen drei Tipps dazu, wie Sie sich optimal auf Ihre Reise vorbereiten können.
Führen Sie die entscheidenden Dokumente mit sich: Visum und ISO 9001
Für Ihre Reise nach China benötigen Sie ein Visum. Dies sollten Sie sich frühzeitig besorgen, da es u. a. aus politischen Gründen seitens der chinesischen Regierung vorkommen kann, dass die Beantragung verzögert wird. Aktuelle Informationen hierzu erhalten Sie beim Auswärtigen Amt.
Das zweite bedeutende Dokument ist Ihr ISO 9001 Zertifikat. Wer sich mit dieser Norm auskennt, ist klar im Vorteil. Denn ISO 9001 deckt die gesamte Organisation ab und stellt dabei wichtige Forderungen an ein systematisches Qualitätsmanagementsystem. Wenn Sie Unternehmen in China besuchen, werden Sie nicht selten gleich auf dem Fabrikgebäude ein Banner mit der Aufschrift: „Wir sind zertifiziert nach ISO 9001“ finden. Bei zertifizierten Unternehmen finden Sie sich schnell in die Aufbau- sowie Ablauforganisation ein.
Machen Sie sich mit der Kultur vertraut – sie ist Faszination und Herausforderung zugleich
Beschäftigen Sie sich rechtzeitig vor Ihrer Reise mit dem Land und der Kultur Chinas. Eine intensive Auseinandersetzung mit China und dessen Einwohnern bewahrt Sie vor Fettnäpfchen, in die man nur ungern tritt – insbesondere, wenn Sie vor Ort Geschäfte machen müssen oder wollen.
Hierzu eine kleine praktische Möglichkeit zur Vorbereitung zuhause: Nehmen Sie ein DIN-A4-Blatt und knicken Sie dieses der Länge nach in der Mitte. Anschließend öffnen Sie das Blatt wieder. Jetzt haben Sie zwei Spalten. In die linke Spalte schreiben Sie alles, was Ihnen spontan zu China einfällt auf. Schreiben Sie einzelne Stichwörter untereinander. Nehmen Sie sich hierzu einige Minuten Zeit. Im Anschluss nehmen Sie andere Quellen zu Hilfe, um weitere Informationen über China zu erhalten und auf Ihrem Blatt zu ergänzen.
Jetzt kommt die rechte Hälfte Ihres DIN-A4-Blattes dran. Jeweils auf der gleichen Höhe des festgehaltenen Stichwortes schreiben Sie, wozu bzw. wann diese Information bei der Umsetzung Ihrer Aufgaben wichtig ist. Werden Sie hier konkret und betrachten Sie bspw. neben den Teilen, Baugruppen und Produkten auch die erforderlichen (Dienst-)Leistungen aller Partner. Ein Beispiel:
So erkennen Sie schnell die relevanten Informationen und wissen sie zu nutzen und gezielt bei der Realisierung Ihrer Aufgaben einzusetzen.
Prüfen Sie Ihre Daten und Dokumente
Wenn in der Zusammenarbeit mit Lieferanten Fehler auftreten, kommt bei der Analyse schnell die Frage nach den Schuldigen auf. Doch suchen Sie nicht den oder die Schuldigen, sondern analysieren Sie Ihre Prozesse. Nur so können Sie einen nachhaltigen Erfolg sicherstellen. Wo liegen also die Fehler bzw. die Fehlerursachen im Prozess? Aus der praktischen Erfahrung zeigt sich nicht selten, dass die Ursache im eigenen Unternehmen und nicht – wie vielleicht gedacht – bei den chinesischen Geschäftspartnern liegt.
Hierzu gehören die Themen Dokumenten- und Datenqualität. Sind die Inhalte schlüssig aufgebaut? Wurden die angegebenen Daten – wie beispielsweise Toleranzangaben bei minimaler und maximaler Ausprägung und deren Folgen – überprüft? Welche Sprache wird verwendet? Wird die festgelegte Sprache konsequent in allen Dokumenten eingehalten? Sind Funktionen und Qualitätsmerkmale deutlich herausgearbeitet?
Hier kann die Methode „Inspektion von Dokumenten“ helfen, um Fehler systematisch und frühzeitig zu erkennen. Prüfen Sie Ihre Dokumente und Daten bevor Sie diese an die externen Partner weitergeben.
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Weitere Tipps erhalten Sie übrigens im nächsten Beitrag!
Über den Autor: Andreas Werner
