Managementsysteme zur Orchestrierung von Menschen und KI-Agenten30 | 04 | 26

Die Diskussion um Künstliche Intelligenz erfährt derzeit eine bemerkenswerte Verschiebung. Während generative Modelle – wie sie seit 2023 breite Aufmerksamkeit erlangten – primär Informationen erzeugen, strukturieren oder zusammenfassen, tritt nun eine neue Ausprägung hervor: KI-Agenten.

Ihr entscheidendes Merkmal liegt darin, dass ihr Ergebnis nicht mehr Information ist, sondern Handlung. Sie verfassen nicht nur Texte, sondern führen Prozesse aus. Sie analysieren nicht nur Optionen, sondern treffen Entscheidungen und agieren.

Damit markieren KI-Agenten eine neue Stufe der Automatisierung. Anders als klassische Workflow-Systeme oder Robotic Process Automation, die auf klar definierten, schrittweisen Abläufen beruhen, agieren sie dynamischer. Sie benötigen nicht jede Einzelschrittbeschreibung, sondern eine Zielsetzung und einen Kontext, innerhalb dessen sie eigenständig handeln. Zwischen beiden Welten etablieren sich derzeit sogenannte agentische Workflows: hybride Formen, in denen starre Prozessketten durch flexible, KI-gestützte Teilaufgaben ergänzt werden. Gerade dort, wo Prozesse nicht vollständig deterministisch beschreibbar sind – etwa in der Bearbeitung komplexer Serviceanfragen –, entfalten diese Ansätze ihr Potenzial.

Von der Pflicht zum strategischen Hebel

Mit dieser Entwicklung verschieben sich jedoch auch die Anforderungen. Zwei Herausforderungen für KI-Agenten treten besonders hervor: Erstens die Qualität der Agenten selbst – ihre Zuverlässigkeit, Robustheit und Nachvollziehbarkeit. Zweitens, und oft unterschätzt, die Qualität der Kontextinformation. KI-Agenten handeln nicht aus sich heraus sinnvoll, sondern nur im Rahmen dessen, was ihnen als Orientierung zur Verfügung steht. Unklare, veraltete oder widersprüchliche Informationen führen zwangsläufig zu fehlerhaftem Handeln.

Hier rücken Managementsysteme in ein neues Licht. Was bislang häufig als Dokumentationspflicht im Kontext von Normen verstanden wurde, erweist sich nun als strategischer Hebel. Eine lebendige, gepflegte Managementsystem-Dokumentation kann genau jener KI-agnostische Kontextlayer sein, den agentische Systeme benötigen. Sie stellt sicher, dass Entscheidungen und Handlungen im Sinne des Unternehmens erfolgen: normkonform, gesetzeskonform und entlang etablierter Best Practices.

Impulse aus der Fachkreisarbeit

Ein anschauliches Beispiel aus der Fachkreisarbeit zeigt dies deutlich: Ein KI-Agent, der eine Beschaffung durchführen soll, beginnt nicht unmittelbar mit der Auswahl von Produkten. Stattdessen greift er zunächst auf die Managementsystem-Dokumentation zu, um relevante Leitplanken – etwa Freigabegrenzen, Lieferantenkriterien oder Compliance-Vorgaben – zu verstehen. Erst auf dieser Basis führt er Recherche, Bewertung und Bestellung durch. Mensch und Maschine orientieren sich damit an derselben Quelle. Veränderungen an Prozessen oder Regeln wirken unmittelbar auf beide – eine neue Form der gemeinsamen Steuerung entsteht.

Diese Perspektive verändert den Stellenwert von Managementsystem-Dokumentation grundlegend. Sie ist nicht länger nur ein Instrument der Transparenz oder Auditierbarkeit, sondern wird zum operativen Steuerungscode der Organisation. In ihr verdichtet sich das Wissen darüber, wie „richtiges“ Handeln aussieht – und dieses Wissen wird zunehmend auch von Maschinen – KI-Agenten – genutzt.

Zentrale Rolle der Managementsystem-Verantwortlichen

Daraus ergibt sich eine klare Konsequenz: Eine aktuelle, detaillierte, verlässliche sowie norm- und gesetzeskonforme Managementsystem-Dokumentation wird zu einem der zentralen Assets im agentischen Zeitalter. Sie entscheidet darüber, ob KI-Agenten im Sinne der Organisation agieren – oder an ihr vorbei.

Für Managementsystem-Verantwortliche eröffnet sich damit eine außergewöhnliche Chance. Sie können sich als zentrale Kontextlieferanten positionieren – sowohl organisatorisch als auch technologisch. Denn wenn diese Rolle nicht aktiv eingenommen wird, besteht die reale Gefahr, dass alternative, parallele Wissensquellen entstehen. Die Folge wäre eine weitere Fragmentierung organisationaler Wahrheit.

Vielleicht liegt genau hierin die größte Chance von Managementsystemen seit ihrer Etablierung: vom Instrument der Ordnung zur Grundlage intelligenter Orchestrierung von Menschen und KI-Agenten.

Neues DGQ-Impulspapier zum Thema Managementsysteme zur Orchestrierung von Menschen und KI-Agenten

Der Fachkreis „QM und Organisationsentwicklung“ hat zum Thema „Managementsysteme zur Orchestrierung von Menschen und KI-Agenten“ kürzlich ein DGQ-Impulspapier veröffentlicht, in dem die angesprochenen Aspekte weiter vertieft werden. Das Impulspapier ist für DGQ-Mitglieder in DGQplus verfügbar.

Über den Fachkreis
Der DGQ-Fachkreis „QM und Organisationsentwicklung” basiert auf der Erkenntnis, dass man mit den klassischen QM-Methoden ab einem bestimmten Punkt gegen gläserne Decken stößt. Das Prinzip der Organisationsentwicklung mit einem eher soziologischen Blick auf Organisationen eröffnet hier neue Potenziale. Ziel des Fachkreises ist daher zu erarbeiten, wie Organisationsentwicklung und Qualitätsmanagement ineinandergreifen können, um maximale Wirksamkeit zu entfalten.

Bei Interesse an einer Mitarbeit im Fachkreis wenden Sie sich gerne an das Leitungsteam unter fk-oe@dgqaktiv.de.

Über den Autor: Carsten Behrens

Dr. Carsten Behrens ist Experte und Speaker für agile Managementsysteme. Seit 2009 ist er Geschäftsführer der Modell Aachen GmbH, eine Transfergesellschaft der RWTH Aachen und des Fraunhofer IPT. Mit über 60 Mitarbeitern und mehr als 1.600 namhaften Kunden ist das Software- und Beratungsunternehmen mit der Lösung Q.wiki ein führender Anbieter Interaktiver Managementsysteme auf Basis der Wiki-Technologie. In der DGQ engagiert er sich als Leiter des Fachkreises QM und Organisationsentwicklung, als Delegierter sowie im Rahmen der Regionalkreisaktivitäten.