Neue Software und keiner macht mit?! – So kann die Einführung einer digitalen Lösung gelingen31 | 05 | 24
Der Worst Case bei einer Software-Einführung ist es, wenn die User die Software nicht akzeptieren. Da nutzt selbst die beste Software nichts, wenn sie nicht richtig eingesetzt wird … Doch wie lässt sich das im Vorfeld verhindern? Wie schaffen wir es, dass Mitarbeitende und Management an einem Strang ziehen und eine neue Softwarelösung nutzenbringend implementiert werden kann?
Die Akzeptanz der User spielt dabei eine entscheidende Rolle. Daher möchte ich in diesem Beitrag auf Faktoren eingehen, die einen positiven Einfluss auf die Akzeptanz der User bei der Einführung von digitalen Lösungen haben können.
Transparent kommunizieren
Um einen solchen Veränderungsprozess gut vorzubereiten und zu begleiten, ist Transparenz ein wichtiger Schlüssel: Die transparente Kommunikation einer Veränderung umfasst zunächst die verständliche Erklärung, warum eine Veränderung notwendig oder sinnvoll ist. Jedem sollte klar sein, was der Nutzen der neuen Lösung ist. Zudem gehört hierzu auch die konkrete Benennung der nächsten Schritte und deren Ablauf. So kann sich jede:r Beteiligte darauf einstellen, was warum auf ihn oder sie zukommen wird. Das kann dabei helfen, bereits im Vorfeld Unsicherheit zu begegnen und auf mögliche Sorgen proaktiv einzugehen.
Mitwirkung ermöglichen
Ein weiterer wichtiger Faktor für die Akzeptanz einer Veränderung ist die Partizipation – also alle Beteiligten ins Boot zu holen. Haben die beteiligten Personen die Möglichkeit, die Veränderung mitzugestalten (zum Beispiel im Auswahlprozess der Softwarelösung oder bei der Einrichtung der Software), können sie sich viel besser mit der Veränderung identifizieren. Sie haben bereits im Vorfeld die Möglichkeit, ihre Bedenken und Ideen zu äußern, und finden Gehör, anstatt dass ihnen von „oben“ etwas übergestülpt wird, was im Zweifel nicht optimal zu ihrem Arbeitsalltag passt.
Zudem hat dies einen weiteren Vorteil: Die neue digitale Lösung kann viel besser an die Bedürfnisse aller Beteiligten angepasst werden, wenn diese entsprechend in die Ausgestaltung einbezogen werden. So kann der Nutzen der neuen Lösung gesteigert werden, was wiederum ebenfalls zu einer höheren Akzeptanz führt.
Mehrwert im Arbeitsalltag schaffen
Doch nicht in allen Fällen ist es möglich oder sinnvoll, wirklich alle Beteiligten an einen Tisch zu bekommen. Wie kann in diesen Fällen dennoch Akzeptanz bei den Usern erzielt werden?
Hier lohnt es sich, auf intuitive Softwarelösungen zu setzen. Wenn sich die Inhalte und Funktionen am Kontext des Users ausrichten, findet man schneller das, was für einen relevant ist. Individuelle Konfigurationsmöglichkeiten bieten die Möglichkeit, die Software genau auf die Anforderungen des Unternehmens und der einzelnen User anzupassen.
Ebenso ist natürlich eine systematische Schulung der User wichtig, um die Akzeptanz der neuen Lösung zu fördern. Hierbei sollte die Schulung möglichst nah am Arbeitsalltag gestaltet werden, um den Nutzen zu erhöhen.
Bedenken sollte man zudem, dass die Akzeptanz einer Softwarelösung nicht nur bei deren Einführung eine Rolle spielt, sondern auch darüber hinaus relevant ist. Daher ist eine kontinuierliche Betreuung der User bei Rückfragen oder Problemen essentiell. Auch lohnt es sich, regelmäßig den Einsatz und Nutzen der Software zu evaluieren. Hierfür eignet sich zum Beispiel die Auswertung von Nutzungszugriffen oder die Durchführung von Befragungen. So lassen sich Optimierungspotenziale erkennen und umsetzen – ganz im Sinne des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.
Dabei kann es auch sinnvoll sein, mit dem Softwarehersteller in Austausch zu treten. Oftmals lassen sich hier gemeinsam Optimierungen vornehmen, um die Software so stetig besser an die Bedürfnisse der User anzupassen. Auch bringen Softwarehersteller jahrelange Erfahrung bei der Einführung und Betreuung von Software bei verschiedensten Kundenprojekten mit. So kann man im Austausch von einigen Tipps und Tricks profitieren.
Individuelle Situation berücksichtigen
Zusammenfassend ist bei der Gestaltung von Veränderungsprozessen wichtig, auf die individuelle Situation aller Beteiligten einzugehen, um die Akzeptanz und somit den maximalen Nutzen zu erzielen. Hilfreich kann dabei auch der Perspektivwechsel sein, indem man sich die Frage stellt „Was würde ich mir als User wünschen?“.
Zudem kann ich Ihnen empfehlen, auf flexible Lösungen zu setzen sowie auf ein Herstellerunternehmen, mit dem Sie sich gut austauschen können. So haben Sie in der Implementierung und dem Einsatz mehr Freiheitsgrade und können die Software optimal an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen.
Über die Autorin: Pauline Effenberger
