Interview: „Unternehmen müssen jetzt Mut haben!“16 | 02 | 21

Im aktuellen Themenmonat beschäftigt sich die DGQ mit der Fragestellung, wie Unternehmen in Krisenzeiten agieren und welche Auswirkung die individuelle Situation auf die Qualität hat. Business Continuity Management Experte Uwe Naujoks verrät im Interview, wie Unternehmen mit den aktuellen Veränderungen umgehen sollten und welche langfristigen Maßnahmen beim Umgang mit einer schwierigen Lage hilfreich sind.

Herr Naujoks, wo gibt es aus Ihrer Sicht die größten Veränderungen durch die Krise? Welche Auswirkungen hat das auf unsere Arbeit?

Die Corona-Krise hat zweifellos gravierende Auswirkungen auf die Weltwirtschaft. Ob es zu einer globalen Rezession kommen wird, ist zwar noch ungewiss, die Folgen der Pandemie sind aber schon seit langem spürbar: Lieferketten sind unterbrochen, internationale Reisen nur sehr eingeschränkt möglich, die Güterproduktion verlangsamt sich und die Weltmärkte sind verunsichert.

Das hat natürlich konkrete Auswirkungen auf die Unternehmen. Sie müssen mit Ausfällen von Dienstleistern und Zulieferern rechnen, Auftragseingänge können stagnieren und demzufolge Liquiditätsengpässe entstehen. Die Verlagerung der Arbeitsplätze ins Homeoffice verursacht einen erhöhten Kommunikationsaufwand bzw. hat eine grundsätzlich veränderte Kommunikation zur Folge. Sie zwingt viele Unternehmen, verstärkt über Digitalisierung nachzudenken und entsprechende kurzfristig gestartete Umsetzungsmaßnahmen langfristig auf eine solide Basis zu stellen (Datenschutz, IT-Sicherheit etc.).

Kurzum: Die aktuelle Krise führt nicht zu Einzelstörungen, sondern zeitgleich zu einer Vielzahl von Störungen auf unterschiedlichen Ebenen, welche die Unternehmen an die Grenzen ihrer Belastbarkeit und Steuerbarkeit bringen. ​

Was ist jetzt besonders wichtig für Unternehmen? Wo gibt es den größten Handlungsbedarf?

Die Unternehmensstrategie sollte nicht nur die momentane Handlungsfähigkeit sicherstellen, sondern mittel- und langfristige Szenarien entwickeln, diese bewerten und daraus Maßnahmen ableiten. ​

Aus der Retrospektive können wir für die Zukunft lernen​. Folgende Fragen sollten sich Unternehmen jetzt also unbedingt stellen:

 Welche Maßnahmen haben uns in der Krise in welchem Umfang wie unterstützt? ​

  • Gab es Handlungsanweisungen, die sich nicht bewährt haben?
  • Welche improvisierten, kurzfristigen Lösungen sind gefunden worden und wie vertragen sich diese mit den langfristigen Zielen und der Unternehmensstrategie? ​
  • Welche Änderungen und ad hoc Maßnahmen sind nachhaltig und haben sich positiv ausgewirkt?
  • Sind diese Maßnahmen gegebenenfalls auf ihr Risiko hin zu überprüfen und in das Sicherheitskonzept aufzunehmen?
  • Welche Risiken sind aufgrund der veränderten Situation neu zu bewerten?

Welche Maßnahmen ergeben sich mittel- bis langfristig daraus?

Aus meiner Sicht bestehen folgende mittel- bis langfristige Handlungsbedarfe und Maßnahmen:

Unternehmen sollten ihre Prozesse identifizieren und absichern. Das heißt, dass kritische Geschäftsprozesse überwacht und ggf. neu bewertet werden müssen. Auch die bisherige und künftige Zusammenarbeit mit relevanten Dienstleistern sollte in dem Zuge neu und kritisch bewertet und im Einklang mit den strategischen Bedürfnissen des Unternehmens auf eine tragfähige Basis gestellt werden. Dies alles muss unter dem Gesichtspunkt, das bisherige Business Continuity Management des Unternehmens zukunftsfähig auszurichten, beachtet werden.

Bei der (Neu-)Gestaltung von Arbeitsweisen müssen rechtliche und sicherheitsrelevante Anforderungen berücksichtigt und umgesetzt werden. Dazu zählen unter anderem der Daten- sowie Arbeitsschutz als auch die Informationssicherheit. Damit die Sicherheit weiterhin gewährleistet ist, kann es notwendig sein, das Controlling und den Prüfungsplan anzupassen.

Um die akute Situation zu bewältigen und zukünftig auf solche Herausforderungen besser vorbereitet zu sein, lohnt sich die Retrospektive. Hierfür wird die Gesamtsituation umfassend evaluiert und anschließend – wo nötig – die Krisen-, Notfall- und Pandemiepläne angepasst. Zudem ist es wichtig, geopolitische Bedingungen wie Ausgangsbeschränkungen und Grenzschließungen zu berücksichtigen und die Ressourcenplanung mit Blick auf die Lieferketten, das Lager, Personal, technisches Equipment etc. vorzunehmen.

Wie wichtig zudem die Digitalisierung ist, hat uns die Krise erneut vor Augen geführt. Wer seine IT-Strategie dezentral ausrichtet, hat Vorteile. Unternehmen sollten daher unbedingt Digitalisierungsoptionen von Prozessen prüfen und nutzen. ​Es lohnt sich unter Umständen, Software zu implementieren, die eine dezentrale Koordinierung unterstützt und erleichtert. Hierfür muss allerdings eine geeignete ​IT-Infrastruktur geschaffen werden.

Und was raten Sie Unternehmen jetzt zu tun?

Mut zu haben! Wer sich intensiv mit der aktuellen Lage beschäftigt und die Chance nutzt, Veränderungen im Unternehmen nicht nur zu diskutieren, sondern tatsächlich umzusetzen, der hat die besten Voraussetzungen, gestärkt aus dieser Krise hervorzugehen.

Dabei ist es wichtig, nicht nur „im Teller“ zu agieren, also nur um sich selbst zu kreiseln, sondern auch den Sprung „über den Tellerrand hinaus“ zu wagen.

Über den Autor:

Uwe Naujoks, geb. 1959 in Berlin, ist Partner und Geschäftsbereichsleiter „Risikomanagement“ bei der WG-DATA GmbH (Kooperationspartner der DGQ), einem mittelständischen Beratungsunternehmen. Er kümmert sich seit ca. 25 Jahren um das Thema „Business Continuity Management (BCM)", lange Jahre auch in Führungspositionen im Finanzdienstleistungssektor. Herr Naujoks ist zertifizierter Trainer und Auditor für ISO 22301 und bildet in diesem Managementsystem auch Auditoren aus.

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