Tipps im Umgang mit Lieferanten und Partnern in China – Vor Ort

Sie sind im Bereich Einkauf tätig und haben die Aufgabe bekommen, einen neuen Lieferanten in China zu suchen? Oder Sie sollen ihre Bestellungen bei einem bestehenden chinesischen Kontakt um ein neues Bauteil erweitern?

Neben den normalen Herausforderungen, die die Auswahl eines geeigneten Lieferanten mit sich bringt, kommen aktuell bedingt durch die Corona-Krise auch noch erhöhte Anforderungen auf Sie zu. Am Beispiel China möchte ich Ihnen zeigen, was bei der Zusammenarbeit mit Partnern und Lieferanten zu beachten ist und wie Sie sich vorbereiten können.

Heute gebe ich Ihnen Tipps für Ihre Zeit vor Ort.

Bereiten Sie sich auf Geschäftsessen vor

In China wird man nicht selten zum Essen eingeladen. Freuen Sie sich auf hervorragende Speisen. Als Europäer wird man Sie nicht gleich mit außergewöhnlichen und exotischen Gerichten überfallen. Man möchte ja auch zukünftig Geschäfte mit Ihnen machen. In der asiatischen Küche wird viel Gemüse, Geflügel, Obst etc. verwendet. Für jeden ist etwas dabei und gesund ist es auch. Beim Essen gibt es nur selten Tellergerichte. Vermehrt werden kleinere verschiedene Portionen serviert. Hier können Sie vieles einfach mal probieren.

Was ist aus geschäftlicher Sicht beim Essen wichtig? Beispielsweise erfahren Sie etwas über die Hierarchie der anwesenden Geschäftspartner. Dies ist wichtig für die späteren geschäftlichen Besprechungen. Keinesfalls sollten Sie die Hierarchie der anwesenden Personen missachten, da dies zu einem Misserfolg der anstehenden Aufgaben und Vereinbarungen führen kann. Beachten Sie auch die Sitzordnung: Wo sitzt der chinesische Geschäftsführer, wo sein Projektleiter usw. und wo ist eigentlich Ihr Platz? Wie verhält man sich beim Essen und was sollte man nicht tun? Bedenken Sie: Essen gehen ist weitaus mehr, als sich nur zur stärken.

Schaffen Sie Vertrauen und Akzeptanz

Vertrauen und Akzeptanz sind zwei wichtige Eigenschaften, die es aufzubauen gilt. Dies gelingt in der Regel nicht nach einem ersten Treffen und setzt sich aus unterschiedlichen Puzzleteilen zusammen.

Reisen Sie das erste Mal zu Ihrem Lieferanten, sollten Sie nicht alleine reisen. In China wird man Sie als Geste des Respekts Ihnen gegenüber mit einer größeren Anzahl von Mitarbeitern begrüßen. Beachten Sie dabei die Hierarchie bei Ihren Gesprächen. Bei Besprechungen springt man nicht selten in der Agenda. Springen Sie mit aber kommen Sie auch zur richtigen Zeit wieder auf die ausstehenden Themen zurück.

Wichtige Kriterien werden bei uns vermittelt, indem man beispielsweise die Stimme anhebt. In China wird die Wichtigkeit durch Wiederholung deutlich gemacht. Das Thema Vertrauen und Akzeptanz ist ein zentrales Thema im Seminar „Lieferantenmanagement mit chinesischen Partnern“ und begleitet Sie in den unterschiedlichsten Situationen. Hat man Vertrauen und Akzeptanz aufgebaut, können Sie sicher sein, dass dies von den Geschäftspartnern nicht oberflächlich ist. Sie können dauerhaft davon profitieren.

Achten Sie auf das richtige „ja“

Immer wieder sind Mitarbeiter über das tatsächliche Ergebnis überrascht. Vor Ort gab es doch ein klares „ja“ vom zuständigen Geschäftspartner. Und jetzt nach der Lieferung stellt man fest, dass eine zugesagte Prüfung an einem bestimmten Produkt nicht durchgeführt wurde. Wie kann das sein?

Sehr schnell wird das Thema Vertrauen in Frage gestellt. Dies ist aber der verkehrte Weg. Vielmehr gilt es zu klären, was Ihnen zugesagt wurde und was nicht. In China gibt es unterschiedliche Ausprägungen vom Wort „ja“. Wenn Sie ein Thema ansprechen und das mit „ja“ bestätigt wird, heißt es nicht, dass man alles umsetzen wird. Das erste „ja“ bestätigt nur, dass man Sie gehört hat.

Insgesamt spricht man von fünf Ausprägungen vom Begriff „ja“. Sie erahnen es. Das fünfte „ja“ ist das entscheidende. Deshalb ist es wichtig, gut zuzuhören. Auch in unserer Region heißt ja nicht gleich „ja“. „Ja-ja“ oder „jo“ oder „ja-mal sehen“ sind ähnliche Formen.

 

Sie möchten mehr über das „Lieferantenmanagement mit chinesischen Partnern“ erfahren? Sie streben erfolgreiche Vereinbarungen an? Fehlerkosten wollen Sie vermeiden und sich auf die bezogenen Leistungen aus China verlassen? Das DGQ-Seminar Lieferantenmanagement mit chinesischen Partnern eignet sich hervorragend für eine Durchführung bei Ihnen vor Ort. Jetzt Inhouse-Seminar anfragen ».

Tipps im Umgang mit Lieferanten und Partnern in China – Vor der Reise

Sie sind im Bereich Einkauf tätig und haben die Aufgabe bekommen, einen neuen Lieferanten in China zu suchen? Oder Sie sollen ihre Bestellungen bei einem bestehenden chinesischen Kontakt um ein neues Bauteil erweitern?

Neben den normalen Herausforderungen, die die Auswahl eines geeigneten Lieferanten mit sich bringt, kommen aktuell bedingt durch die Corona-Krise auch noch erhöhte Anforderungen auf Sie zu. Am Beispiel China möchte ich Ihnen zeigen, was bei der Zusammenarbeit mit Partnern und Lieferanten zu beachten ist und wie Sie sich vorbereiten können.

Heute gebe ich Ihnen drei Tipps dazu, wie Sie sich optimal auf Ihre Reise vorbereiten können.

Führen Sie die entscheidenden Dokumente mit sich: Visum und ISO 9001

Für Ihre Reise nach China benötigen Sie ein Visum. Dies sollten Sie sich frühzeitig besorgen, da es u. a. aus politischen Gründen seitens der chinesischen Regierung vorkommen kann, dass die Beantragung verzögert wird. Aktuelle Informationen hierzu erhalten Sie beim Auswärtigen Amt.

Das zweite bedeutende Dokument ist Ihr ISO 9001 Zertifikat. Wer sich mit dieser Norm auskennt, ist klar im Vorteil. Denn ISO 9001 deckt die gesamte Organisation ab und stellt dabei wichtige Forderungen an ein systematisches Qualitätsmanagementsystem. Wenn Sie Unternehmen in China besuchen, werden Sie nicht selten gleich auf dem Fabrikgebäude ein Banner mit der Aufschrift: „Wir sind zertifiziert nach ISO 9001“ finden. Bei zertifizierten Unternehmen finden Sie sich schnell in die Aufbau- sowie Ablauforganisation ein.

Machen Sie sich mit der Kultur vertraut – sie ist Faszination und Herausforderung zugleich

Beschäftigen Sie sich rechtzeitig vor Ihrer Reise mit dem Land und der Kultur Chinas. Eine intensive Auseinandersetzung mit China und dessen Einwohnern bewahrt Sie vor Fettnäpfchen, in die man nur ungern tritt – insbesondere, wenn Sie vor Ort Geschäfte machen müssen oder wollen.

Hierzu eine kleine praktische Möglichkeit zur Vorbereitung zuhause: Nehmen Sie ein DIN-A4-Blatt und knicken Sie dieses der Länge nach in der Mitte. Anschließend öffnen Sie das Blatt wieder. Jetzt haben Sie zwei Spalten. In die linke Spalte schreiben Sie alles, was Ihnen spontan zu China einfällt auf. Schreiben Sie einzelne Stichwörter untereinander. Nehmen Sie sich hierzu einige Minuten Zeit. Im Anschluss nehmen Sie andere Quellen zu Hilfe, um weitere Informationen über China zu erhalten und auf Ihrem Blatt zu ergänzen.

Jetzt kommt die rechte Hälfte Ihres DIN-A4-Blattes dran. Jeweils auf der gleichen Höhe des festgehaltenen Stichwortes schreiben Sie, wozu bzw. wann diese Information bei der Umsetzung Ihrer Aufgaben wichtig ist. Werden Sie hier konkret und betrachten Sie bspw. neben den Teilen, Baugruppen und Produkten auch die erforderlichen (Dienst-)Leistungen aller Partner. Ein Beispiel:

So erkennen Sie schnell die relevanten Informationen und wissen sie zu nutzen und gezielt bei der Realisierung Ihrer Aufgaben einzusetzen.

Prüfen Sie Ihre Daten und Dokumente

Wenn in der Zusammenarbeit mit Lieferanten Fehler auftreten, kommt bei der Analyse schnell die Frage nach den Schuldigen auf. Doch suchen Sie nicht den oder die Schuldigen, sondern analysieren Sie Ihre Prozesse. Nur so können Sie einen nachhaltigen Erfolg sicherstellen. Wo liegen also die Fehler bzw. die Fehlerursachen im Prozess? Aus der praktischen Erfahrung zeigt sich nicht selten, dass die Ursache im eigenen Unternehmen und nicht – wie vielleicht gedacht – bei den chinesischen Geschäftspartnern liegt.

Hierzu gehören die Themen Dokumenten- und Datenqualität. Sind die Inhalte schlüssig aufgebaut? Wurden die angegebenen Daten – wie beispielsweise Toleranzangaben bei minimaler und maximaler Ausprägung und deren Folgen –  überprüft? Welche Sprache wird verwendet? Wird die festgelegte Sprache konsequent in allen Dokumenten eingehalten? Sind Funktionen und Qualitätsmerkmale deutlich herausgearbeitet?

Hier kann die Methode „Inspektion von Dokumenten“ helfen, um Fehler systematisch und frühzeitig zu erkennen. Prüfen Sie Ihre Dokumente und Daten bevor Sie diese an die externen Partner weitergeben.

 

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Weitere Tipps erhalten Sie übrigens im nächsten Beitrag!

Zusammenarbeit mit chinesischen Partnern – Das müssen Sie beachten

Gruppe von Menschen unterschiedlicher Nationen

Sie sind im Bereich Einkauf tätig und haben die Aufgabe bekommen, einen neuen Lieferanten in China zu suchen? Oder Sie sollen Ihre Bestellungen bei einem bestehenden chinesischen Kontakt um ein neues Bauteil erweitern?

Neben den normalen Herausforderungen, die die Auswahl eines geeigneten Lieferanten mit sich bringt, kommen aktuell bedingt durch die Corona-Krise auch noch erhöhte Anforderungen auf Sie zu. Am Beispiel China möchte ich Ihnen zeigen, was bei der Zusammenarbeit mit Partnern und Lieferanten zu beachten ist und wie Sie sich vorbereiten können.

Eines ist klar: China ist nach wie vor ein interessanter Markt und bietet verschiedenste Chancen und Möglichkeiten. Große wie auch vermehrt mittelständische Unternehmen erwägen eine Zusammenarbeit mit Organisationen in diesem Land. Dies gilt u. a. für die Bereiche Elektronik, Kunststoffverarbeitung und Metall. Ein Grund liegt auf der Hand: Wer die Kosten für Werkzeuge in Europa kennt, weiß die chinesischen Preise zu schätzen.

Es gibt verschiedene Wege neue Lieferanten zu suchen bzw. zu finden. Beispielsweise über Marktplätze, über die chinesische Industrie- und Handelskammer aber auch auf Messen. Nicht zuletzt können befreundete Firmen eine mögliche Quelle für Sie sein. Neben dem Know-how und der Qualität des Lieferanten müssen aber auch Themen wie Logistik, Klima und Kultur bei der Auswahl mit einbezogen werden. Auf diesen Aspekt der Lieferantenauswahl möchte ich im Folgenden gern näher eingehen.

Verschiedenste Erfahrungen haben mir gezeigt (und zeigen es immer wieder), dass beim Auswahlprozess Dinge nicht immer so laufen, wie eigentlich geplant. Der Anfang scheint perfekt, der Lieferant gibt eindeutige Signale für die Zusammenarbeit und die Einhaltung der Produktspezifikationen.

Und dann passiert es: Die eigenen Liefertermine zu den Kunden können nicht mehr eingehalten werden, Kosten schnellen in die Höhe oder Produktspezifikationen sind alles andere als konform. Spätestens dann ist es an der Zeit, den Auswahlprozess zu überdenken und einen systematisch geplanten Weg zu gehen.

Die Ursache für solche Lieferprobleme kann ein abgekürztes, ungeplantes Vorgehen im Auswahlprozess sein – häufig aus Termindruck heraus, um zugesagte Leistungen gegenüber den eigenen internen und externen Kunden halten zu können (zum Beispiel um die Vorstellung eines Neuproduktes auf einer Messe zu ermöglichen). Es wird, wie die Praxis oft zeigt, teuer bezahlt.

Deshalb der wichtigste Tipp gleich zu Beginn: Planen Sie zu Beginn Ihres Projektes mehr Zeit ein. Sie werden feststellen, dass Sie die Zeit nicht selten wieder einholen.

Einkaufen in China hat mit vielen unterschiedlichen Disziplinen zu tun. Fachbereiche aus Marketing, Vertrieb, Entwicklung, Qualitätsplanung/Qualitätssicherung, Einkauf etc. spielen dabei eine wichtige Rolle. Jeder der genannten Fachbereiche ist mit seinen Disziplinen gefordert. Je nach einzukaufenden Leistungen sind auch weitere Fachbereiche mit einzubeziehen.
Einige Firmen haben einen detaillierten Katalog darüber, welche Basisinformationen bei Neuaufnahmen abzufragen sind. Dies ist nach wie vor eine gute Grundlage. Darüber hinaus gilt es, die erhaltenen Informationen zu bewerten. Reichen die Informationen nicht aus, können Sie beispielsweise das Werkzeug Lieferantenaudit einsetzen.

Hier ein persönliches Beispiel aus der Praxis:
Ein chinesischer Lieferant hat seinen neuen Maschinenpark in dem Lieferantenfragebogen aufgelistet. Auf diese Investition ist er sehr stolz, da es sich bei den Maschinen um einen namhaften Hersteller handelt. Als ich später mit dem deutschen Kunden vor Ort war, fanden wir tatsächlich den neuen Maschinenpark vor. Auffällig war bei der Besichtigung vor Ort, dass nur eine von zwölf Maschinen in der Vorbereitung für einen Betrieb war. Der ältere Maschinenpark hingegen war voll im Einsatz. Welchen Schluss könnte man hieraus ziehen und welche Auswirkungen hat dies für Ihre erwarteten Leistungen an das Produkt? Sie fragen sich also zu Recht: Welche Maschinen werden tatsächlich für meine Produktherstellung verwendet?

Bitte machen Sie sich bewusst, dass diese Angaben vom Lieferanten nur eine erste Basis darstellen. Neben dem schriftlichen Austausch sollten Sie auch sehr viel Wert auf den persönlichen Austausch legen. Schließlich wollen Sie wissen, mit wem Sie zusammenarbeiten. Die chinesische Kultur zu kennen und zu beherrschen sichert letztendlich Ihren Erfolg.

Was Sie dabei beachten müssen, lasse ich Sie hier in den kommenden Beiträgen wissen.

Sie streben erfolgreiche Vereinbarungen an? Fehlerkosten wollen Sie vermeiden und sich auf die bezogenen Leistungen aus China verlassen? Das DGQ-Seminar Lieferantenmanagement mit chinesischen Partnern eignet sich hervorragend für eine Durchführung bei Ihnen vor Ort. Jetzt Inhouse-Seminar anfragen »

PS: Haben Sie schon mit chinesischen Partnern zusammengearbeitet? Welche Erfahrungen haben Sie gemacht?