Audits ohne Schrecken: Tipps für eine entspannte Vorbereitung27 | 02 | 25
Das Wort „Audit“ sorgt in vielen Unternehmen für gemischte Reaktionen. Einige sehen darin eine wertvolle Chance zur Optimierung, andere verbinden es mit Stress und Widerstand. Unter anderem in der dynamischen Softwarebranche, wo hohe Anforderungen den Alltag prägen, werden Audits oft als zusätzliche Belastung empfunden. Doch müssen sie wirklich ein notwendiges Übel sein? Mit der richtigen Herangehensweise können Audits nicht nur entspannter ablaufen, sondern auch positive Impulse setzen.
Warum Audits oft als Belastung wahrgenommen werden
Die Skepsis gegenüber Audits hat meist nachvollziehbare Gründe. Viele Mitarbeiter fühlen sich durch den Begriff allein schon unter Druck gesetzt. Es entsteht das Bild einer strengen Prüfung, bei der man „durchfallen“ könnte. Zu den häufigsten Ursachen gehören:
- Angst vor Fehlern:
Niemand möchte Fehler machen oder dafür verantwortlich gemacht werden. - Zusätzliche Arbeit:
Audits werden oft als zusätzliche Arbeitsbelastung empfunden, die den ohnehin vollen Arbeitsalltag stört. - Unklare Ziele:
Wenn der Nutzen eines Audits nicht klar ist, wirkt es schnell wie eine rein bürokratische Pflicht.
Doch genau hier liegt die Chance: Wenn Audits transparent kommuniziert und mit einem positiven Fokus durchgeführt werden, können sie Vertrauen stärken, Prozesse verbessern und langfristig die Zusammenarbeit fördern.
Die verschiedenen Arten von Audits
Audits haben unterschiedliche Ziele und Herangehensweisen, die je nach Kontext variieren:
Interne Audits:
Diese überprüfen interne Prozesse wie agile Entwicklungsmethoden oder Sicherheitsvorgaben. Sie helfen, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und Verbesserungen anzustoßen.
Externe Audits:
Zertifizierungen wie ISO 9001 oder ISO 27001 erfordern oft externe Audits. Diese dienen als Nachweis gegenüber Kunden und Partnern, dass höchste Standards eingehalten werden.
Technische Audits:
Der Fokus liegt hier auf der Überprüfung von Software, Systemen oder Infrastruktur. Sicherheitslücken aufdecken, Performance optimieren oder die Code-Qualität sichern – technische Audits schaffen die Grundlage für stabile und sichere Produkte.
Compliance-Audits:
Diese Art stellt sicher, dass gesetzliche Vorgaben und interne Richtlinien eingehalten werden. Sie sind besonders wichtig in Bereichen wie Datenschutz oder Nachhaltigkeit.
Trotz ihrer Unterschiede haben alle Audit-Arten eines gemeinsam: Sie bieten der Organisation, den Teams und den einzelnen Mitarbeitern die Chance, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln und Prozesse zu optimieren – wenn sie richtig durchgeführt werden.
Wie Audits entspannter gestaltet werden können
Mit der richtigen Herangehensweise kann der „Prüfungsstress“ deutlich reduziert werden. Hier einige Ansätze:
- Frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter:
Audits sollten nicht als Überraschung kommen. Klare Kommunikation im Vorfeld und die Einbindung der Teams in die Vorbereitung sorgen für Akzeptanz und Wertschätzung. - Transparente Vorbereitung:
Klare Checklisten und gut dokumentierte Prozesse helfen allen Beteiligten, sich sicher zu fühlen. Audit-Simulationen können zusätzliche Sicherheit geben. - Integration in den Alltag:
Regelmäßige, kleinere Überprüfungen reduzieren den Druck des großen „Audit-Tags“ und machen den Prozess zur Routine. - Konstruktive Auditoren:
Auditoren sollten nicht nur auf Fehler hinweisen, sondern auch positive Aspekte hervorheben. Sie sollten als unterstützende Partner auftreten, die den Teams und einzelnen Mitarbeitern helfen, ihre Arbeitsabläufe zu verbessern und ihre Stärken weiterzuentwickeln. - Positive Feedback-Kultur:
Audits sind nicht nur dazu da, Mängel aufzudecken. Sie bieten auch die Gelegenheit, Erfolge zu feiern und die Arbeit der Teams zu würdigen. - Wörter mit Bedacht wählen:
Manchmal kann allein die Wortwahl viel bewirken. Statt „Audit“ könnten Begriffe wie „Qualitäts-Check“ oder „Prozess-Review“ verwendet werden, um den Fokus auf Unterstützung statt Kontrolle zu lenken.
Herausforderungen meistern: Gemeinsam zum Ziel
Trotz aller durch Audits erzielten Verbesserungen bleibt ein Audit für viele Unternehmen und Mitarbeiter eine anspruchsvolle Aufgabe. Um Unsicherheiten abzubauen und den Audit-Prozess effektiver zu gestalten, können folgende Maßnahmen gezielt eingesetzt werden:
Widerstände abbauen:
Offene Diskussionen im Vorfeld eines Audits ermöglichen es den Beteiligten, Fragen zu stellen, Missverständnisse zu klären und Ängste abzubauen. Wenn Auditoren und Auditerte frühzeitig ins Gespräch kommen, können Erwartungen definiert und der Mehrwert des Audits verdeutlicht werden.
Schulungen anbieten:
Schulungen und praxisnahe Workshops helfen Mitarbeitern und Auditoren, sich mit den Abläufen, Anforderungen und Zielen eines Audits vertraut zu machen. Erfahrungsaustausch und Fallbeispiele tragen dazu bei, Unsicherheiten abzubauen und das Audit als Lernchance zu verstehen.
Langfristige Kultur etablieren:
Die Mitarbeiter sollten Audits als integralen Bestandteil eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses betrachten. Die Organisation kann dies fördern, indem sie regelmäßig über positive Audit-Ergebnisse berichtet und den Fokus auf Weiterentwicklung statt Kontrolle legt. Dadurch wird die konstruktive Rolle von Audits im Unternehmen langfristig etabliert.
Fazit: Audits neu denken
Audits müssen keine unangenehme Pflicht sein. Mit der richtigen Vorbereitung, klarer Kommunikation und einer positiven Grundhaltung können sie zu einem geschätzten Werkzeug für Qualität und Innovation werden. Sie bieten die Gelegenheit, nicht nur Schwachstellen zu erkennen, sondern auch Erfolge sichtbar zu machen.
Ein Audit zeigt uns nicht, wo wir versagt haben – sondern, wo wir noch besser werden können. Mit dieser Einstellung lassen sich Ängste abbauen und Audits als wertvolles Element der Weiterentwicklung nutzen.
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Über den Autor: Julian Steiger
