Stellvertreter-Audit25 | 03 | 15

Sie erleben in Ihrer Organisation, dass die vereinbarten Abläufe gut funktionieren, die Zusammenarbeit an Schnittstellen sauber geklärt ist. Sie erkennen, dass Verantwortungen und Befugnisse bekannt und im QM-System transparent dargestellt sind. Dann planen Sie zur Abwechslung doch einfach einmal ein Stellvertreter-Audit!

Wie geht das?

Wählen Sie für ein internes Audit einmal ausschließlich die jeweiligen Stellvertreter als Ansprechpartner. Wenn Sie das Audit vorbereiten und einen Zeitplan erstellen, suchen Sie sich gezielt die als Stellvertreter benannten Kollegen aus. Vielleicht merken Sie bereits in der Planungsphase, dass nicht für alle Aufgaben Vertreter benannt sind. Welche Risiken lassen sich hieraus bereits ableiten? In den Auditgesprächen mit den Stellvertretern wird dann klar, welche wichtigen Kernaufgaben Ihrer Organisation tatsächlich systematisch auf einem hervorragenden Niveau erbracht werden können. Sie werden aber auch erkennen, wenn Teilprozesse sehr stark von einzelnen Personen abhängig sind. Manchmal sind Stellvertreter benannt, aber nicht hinreichend mit der Aufgabe vertraut, eine Einarbeitung hat nicht stattgefunden oder es fehlen Zugriffsrechte. Welche möglichen Risiken sind damit verbunden?

 Tipps für die Auditpraxis

Achten Sie darauf, dass Sie genügend Zeit für die Gespräche mit den Stellvertretern haben. Es geht nicht darum Zeitdruck aufzubauen. Es ist auch ganz normal und völlig in Ordnung, wenn für Aufgaben, die nicht regelmäßig eine Vertretung benötigen, etwas mehr Zeit beansprucht wird.

Über den Autor: Frank Graichen

Frank Graichen hat als Dozent, Referent, Moderator und Prüfer rund 400 Seminare, Workshops und Lehrgänge durchgeführt. Darüber hinaus ist er ein erfahrener Auditor mit etwa 450 externen Audits mit mehr als 700 Audittagen in der Dienstleistungsbranche sowie dem Gesundheits- und Sozialwesen.