Internes Marketing für QM – Diese 3 Tipps sollten Sie beachten!25 | 05 | 22

Haben Sie festgestellt, dass es doch manchmal sehr anstrengend ist, Kolleginnen und Kollegen, aber auch die oberste Leitung, von einem guten QM-System zu überzeugen?
Fühlt es sich manchmal an, wie ein Kampf gegen Windmühlen? Dann sollten Sie dringend etwas verändern. Folgende drei Tipps sollen Ihnen hierbei den Weg ebnen.

Tipp 1:

Bei Veränderungen macht es immer Sinn, zunächst einmal einen Blick auf sich selbst zu werfen. In einer Selbstreflektion können Sie sich beispielsweise folgende Fragen stellen:

• Welchen Anspruch habe ich an unser QM-System?
  Bevorzuge ich selbst eher eine Minimallösung oder möchte ich ein effektives und effizientes QM-System aufbauen, welches die Unternehmensentwicklung aktiv unterstützt? Sie sehen, die Bandbreite ist sehr groß.
• Habe ich für diesen Anspruch das notwendige Know-how?
  Viele Qualitäter verfügen nicht über eine fundierte Ausbildung. Erkennen Sie den Handlungsbedarf.
• Habe ich ausreichende zeitliche Ressourcen?
  Haben Sie sozusagen „die Mütze zusätzlich aufgesetzt bekommen“, dann mag es für die Minimallösung reichen. Aber passt das zu Ihrem Anspruch?
• Wie steht die Oberste Leitung zum Thema QM?
  Hat die Oberste Leitung das notwendige Know-how, um den Nutzen des Systems zu erkennen? Oder sieht sie es nur als notwendiges Übel?
• Wird mir in Sachen QM von der Obersten Leitung der Rücken gestärkt?
  Ohne den Rückhalt der Obersten Leitung ist es leider manchmal unmöglich, ein QM-System nach vorne zu bringen. Vergewissern Sie sich.
• Habe ich das Standing, mich gegen langjährige Führungskräfte zu behaupten?

Erkennen Sie bei der Beantwortung dieser Fragen bereits Handlungsbedarf, sollten Sie sich diesem widmen, bevor Sie Ihre Großoffensive starten.

Tipp 2:

Überzeugen Sie mit guten Argumenten. Bringen Sie Ihre Anliegen auf den Punkt, indem Sie mit Zahlen, Daten und Fakten argumentieren. Nichts ist unproduktiver als pauschales Meckern.

Hierzu ein Beispiel: „Wir produzieren nur noch fehlerhafte Teile. Bald haben wir keine Kunden mehr und interessieren tut es hier scheinbar keinen.“

Natürlich muss man sich manchmal Luft machen und seinen Ärger herauslassen. Was aber soll eine Geschäftsführung mit dieser Aussage anfangen? Gehen Sie das Problem daher lieber konstruktiv an. Eine Möglichkeit könnte so aussehen:

„Unsere Fehlerquote ist in den letzten 2 Monaten um 11,2% gestiegen, die Anzahl der Reklamationen um 7%. Hauptursache waren folgende 3 Probleme…

• Bringen Sie hier die Probleme kurz und knapp auf den Punkt
• …
• …

Kunden x, y und z haben gedroht zu anderen Lieferanten zu wechseln. Nur diese 3 Kunden würden einen Umsatzrückgang von 17% ausmachen. Daher würde ich folgende Maßnahmen vorschlagen…

Erörtern Sie hier in maximal einer Minute, wie ein Konzept aussehen könnte. Wenn Sie zusätzlich noch etwas in Euro untermauern können, ist dies meist besonders hilfreich.
Ist ihr Chef interessiert, wird er Ihnen ein weiteres Zeitfenster einräumen.

Tipp 3:

Erstellen Sie Ihr eigenes Marketingkonzept!
QM-Projekte erweisen sich häufig als sehr aufwändig und mit Stolpersteinen behaftet. Dies liegt unter anderem daran, dass es nicht so einfach ist, Mitstreiter zu finden. Beachten Sie daher die nachfolgenden sieben Schritte:

Schritt 1: Situationsanalyse
Betrachten Sie den IST-Zustand der Organisation in Bezug auf QM und stellen Sie diesem Ihren gewünschten, beziehungsweise den geforderten SOLL-Zustand gegenüber. Definieren Sie in Form von Zielen, Projekten oder Maßnahmen, was Sie erreichen wollen.

Schritt 2: Prioritäten setzen
Nichts ist schlimmer, als Mitarbeitende die projektmüde sind oder vor einem Berg unerledigter Maßnahmen und Aufgaben stehen. Hier Motivation zu erzeugen ist schwer. Daher nehmen Sie Ihre Liste aus der Situationsanalyse und priorisieren Sie die Projekte und Maßnahmen. Welche Maßnahmen sind schnell erledigt und haben Signalwirkung? Welche Projekte versprechen den größten Nutzen für die Organisation? Suchen Sie sich Ihr erstes Projekt aus und machen Sie sich an Schritt 3!

Schritt 3: Kunden definieren
Wer sind die internen Kunden dieses ersten Projektes? Welchen Nutzen haben diese Kunden vom Projekt? Überlegen Sie sich, wie Sie Ihr Projekt an diese Kunden „verkaufen“ können. Schreiben Sie sich hierfür die wichtigsten Argumente zusammen.

Schritt 4: Gegner entlarven
Als Qualitäter haben wir in der Regel nicht nur Befürworter. Daher sollten wir uns über unsere Gegner oder Widersacher im Klaren sein. Mit welchen Argumenten können wir deren Haltung schwächen? Machen Sie sich auch hierzu Notizen.

Schritt 5: Den Turbo einschalten
Ein Vorhaben kann schnell Fahrt aufnehmen, wenn es bereits Unterstützer gibt. Das sind in der Regel Personen, die uns wohlgesonnen sind, oder in anderen Projekten positive Erfahrungen mit uns und/oder QM gesammelt haben. Diese können wir zuerst begeistern und uns über deren Rolle als Multiplikatoren freuen.

Schritt 6: Start mit positiver Penetranz
Wenn Sie das erste Vorhaben starten, gehen Sie mit Ihren Kolleginnen und Kollegen ins Gespräch. Gehen Sie auf deren Bedenken ein und nutzen Sie Ihre Notizen. Die Führung sollten Sie zu diesem Zeitpunkt bereits informiert haben und bestenfalls hinter sich wissen (Denken Sie hierbei über Tipp 2 noch einmal nach). Überlegen Sie sich, welche Aufgaben Sie selbst zu erledigen haben und sorgen Sie hier für eine vorbildliche Termintreue. Bleiben Sie gerade bei den ersten Projekten ganz nah am Geschehen. Fordern Sie Maßnahmen zeitig ein. Reagieren Sie umgehend, wenn Termine nicht eingehalten werden. Nur so werden Sie das gewünschte Zeitziel erreichen. Ist das Gesamtziel erreicht, kommunizieren Sie dieses umgehend und würdigen Sie die Leistung aller Beteiligten. Gerade bei projektmüden Mitarbeitenden wird dieser Punkt viel zu selten erreicht. Machen Sie es daher besser!

Schritt 7: Nachhaltigkeit sicherstellen
Viele sind der Meinung, dass nun alles vollbracht ist. Weit gefehlt. Überlegen Sie sich, was nun zu tun ist, damit das neu errungene Ziel auch nachhaltig verfolgt wird. Hierzu müssen meist Aufgaben ins Tagesgeschäft integriert, Mitarbeiter geschult und QM-Dokumente angepasst werden. Gerade zu Beginn sind häufige Kontrollen und Kommunikation für den nachhaltigen Erfolg entscheidend.

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Über die Autorin: Stefanie Gertz

Stefanie Gertz ist Unternehmensberaterin und systemisch integrativer Coach. Sie ist seit 2003 freiberuflich tätig, baut QM-Systeme auf oder optimiert diese, bildet QB´s, QM und Auditoren aus, coacht Auditoren und Führungskräfte und schreibt jeden Monat als Chefredakteurin über ihre Erfahrungen im Newsletter "QM-Aktuell". Sie ist seit über 15 Jahren Mitglied der DGQ und leitet den Regionalkreis am Niederrhein.