12 Sätze, die Ihr QM verbessern – 8. Satz: Das ist erforderlich, weil…30 | 08 | 23
Es hat sich mehr und mehr eingespielt, neue Regeln, Vorschriften, Prozess- und Managementsystemanpassungen mit einem Verweis auf Normen, Kundenanforderungen oder gesetzliche Forderungen zu begründen. Warum nicht? Das ist doch eine extrem starke Referenz und verleiht dem Vorhaben Gewicht.
Warum nicht? Weil das die Menschen, deren Prozesse nun anders als gewohnt verlaufen und dabei oft aufwändiger oder umständlicher werden, nicht wirklich überzeugt. So entsteht weder Akzeptanz für die externen Anforderungen („praxisfremd“) noch ihre interne Umsetzung („bürokratisch!“).
Jede externe Anforderung hat einen wichtigen Zweck. Für diesen Zweck setzen wir die Anforderung um. Also können wir ihn nennen. Wir müssen ihn nennen, wenn wir Akzeptanz für die Regeln unseres Managementsystems erlangen wollen.
Wir machen nicht eine FMEA, weil der Kunde und Branchenstandards es verlangen. Wir machen sie, weil das eine wirklich gut funktionierende Methode ist, Design- und Prozessrisiken präventiv zu erkennen und zu reduzieren. Für diesen Zweck verlangen Kunden und Normen diese Methode. Sie wünschen sich von all Ihren Kunden diese eine konkrete Methode, damit bei Ihren zahlreichen Lieferanten nicht Dutzende von Methoden und Improvisationen und gar schlechte Pseudolösungen zum Einsatz kommen, von denen viele den Zweck nicht erfüllen.
Wir machen nicht interne Audits, weil die ISO 9001 das verlangt. Sondern damit die rechtlich verantwortliche Leitung eines Unternehmens eine Rückmeldung über den Grad der Konformität und die Wirksamkeit ihres Governancesystems erhält und weiß, welche Maßnahmen sie ergreifen muss, um Rechtssicherheit herzustellen.
Wir kalibrieren nicht Messmittel, weil Normen das verlangen. Sondern weil wir sonst nicht wissen, ob und seit wann unsere Messergebnisse fragwürdig oder gar falsch sind.
Für keine einzige Regelung des Managementsystems muss ich zur Begründung eine Kunden(an)forderung oder Norm heranziehen.
Gehen wir einmal davon aus, dass jede in Gesetzen und Normen stehende Anforderung begründet und für einen guten Zweck formuliert ist. Die ISO 9001 ist ein hervorragendes Beispiel für eine Norm, die Satz für Satz vernünftig, klug und recht verständlich Mindestanforderungen an Unternehmen formuliert, damit diese systemisch qualitätsfähig werden. Klar, manche Normen und Branchenstardards sind auch kompliziert, manchmal sind Anordnungen gut gemeint, aber schlecht gemacht oder formuliert.
Doch realisieren wir, dass die Menschen in unseren Organisationen keine Berufung auf und Zitierung von Normen von uns erwarten, dies schon zu oft und an den falschen Stellen gehört haben. Sagen Sie ganz einfach, warum die Organisation etwas so verlangt, vorschreibt und macht, wie sie es macht. Weil Menschen den eigentlichen Zweck, den eigentlichen Grund verstehen wollen.
Machen Sie das jetzt, weil das in einem Blog der DGQ steht, der Instanz für Qualitätsmanagement? Nein, nur dann, wenn Sie selbst die Zweckhaftigkeit einer solchen Kommunikation erkennen.
Viel Erfolg!
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Die Idee für diese Reihe habe ich dem Buch „50 Sätze, die das Leben leichter machen“ von Karin Kuschik (rororo 2022) entnommen. Ich fand sie großartig und deshalb habe ich sie für uns aufgegriffen.
Über den Autor: Benedikt Sommerhoff
Vielen Dank, Benedikt Sommerhoff – die Argumentation mit den Vorteilen für die Mitarbeitenden und das Unternehmen statt mit Vorgaben von Kunden und Normen ist gut getroffen. Intrinsische Motivation aus Überzeugung wirkt wesentlich durchschlagender und nachhaltiger als extrinsische Motivation mit Argumenten „von außen“.
So begründe ich in meinen Kursen QB, QM und QA auch immer die Vorteile von Standardisierung – es geht nicht um noch mehr Zettel und um Einengung der Arbeit, sondern um Arbeitserleichterung bei komplexen Verfahren oder Prozessen, die man seltener durchführt. Und zudem weist die ISO 9001 auch immer hin: „im erforderlichen Umfang“ oder „falls zutreffend“.
Warum aber dann doch so formalistisch bei manchen Methoden wie FMEA, Audit, SixSigma o. ä.? Weil einheitliche Grundregeln die Kommunikation mit den Kunden oder Kollegen auf der ganzen Welt erleichtern – alle wissen, was dem zugrunde liegt und können die Erkenntnisse oder Maßnahmen einordnen.
Ist doch toll, wenn wir uns alle verstehen.
Ja, das ist ein zusätzlicher wichtiger Punkt, dass von vielen genutzte Methoden ein gemeinsames Verständnis und die Kommunikation erleichtern. Merci.
DANKE lieber Benedikt Sommerhoff für diese grandiose Ideensammlung, die vieles „Selbstverständliche“ wieder in den Tag zurechtrückt.
Ich habe grad eine neues Lieblingswort entdeckt – „Sofortismus“.
Die Zeit, wieder mal „einen klaren Gedanken zu fassen“ sollten wir uns alle nehmen, darum musste ich mich genau jetzt, kurz vor der nächsten Konferenz bedanken – DANKE!
Danke, Jörg, macht mir selbst viel Freude, die Serie. „Sofortismus“ kam in Teil 7, falls jemand hier vergeblich danach sucht. https://blog.dgq.de/12-saetze-die-ihr-qm-verbessern-7-satz-das-braucht-zeit/
Darüber freue ich mich.