Wie der Weihnachtsmann mit Wissenstransfer den Geschäftsbetrieb sichert, Wissenstransfer-Methoden kennenlernt, und die Anforderungen aus ISO 9001:2015 umsetzt7 | 06 | 16

Santa

Der eine oder andere mag sich vielleicht noch an den Bericht aus der Weihnachtsmannwerkstatt erinnern.

Nun befindet sich der Weihnachtsmann-Aktivitäten-Zyklus derzeit quasi auf unterstem Nachfrageniveau, was dem alten Herrn freie Kapazitäten für nichtsaisonale Aufgaben verschafft.

Wenn er für seine Werkstatt die Zertifizierung nach ISO 9001:2015 beabsichtigt, ist es jetzt ein idealer Zeitpunkt, sich damit zu beschäftigen, ob er die Anforderungen aus Normkapitel  7.1.6 „Wissen der Organisation“ bereits erfüllt bzw. was er tun muss, um sie zu erfüllen.

Zur Erinnerung – die grundlegenden Anforderungen:

Im Normkapitel  7.1.6 „Wissen der Organisation“  werden vier grundlegende Anforderungen formuliert, die den systematischen Umgang mit Wissen verlangen:

  • Das Wissen, das eine Organisation benötigt, um den normalen Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten, ist zu bestimmen.
  • Das notwendige Wissen muss aktuell gehalten und beständig weiterentwickelt werden.
  • Es muss so weitergegeben werden, dass es in der Organisation wirksam werden kann.
  • Um auf externe Rahmenbedingungen und Trends antworten zu können, muss neues Wissen erlangt werden.

Ganz sicher hat der Weihnachtsmann die Studie zum „Umgang mit Wissen und Kompetenzen in ISO 9001:2015“ (2016 herausgegeben von DGQ und GfWM) gelesen und festgestellt, dass bereits 19 Prozent der dort Befragten Maßnahmen hinsichtlich  „Wissenstransfer“  planen oder schon umsetzen und Wissenstransfer als Wissensmanagement-Maßnahme für künftige Aktivitäten somit am höchsten priorisieren. Und er weiß, dass er als oberste Leitung nun noch stärker zum Handeln gefordert ist. Vor allem weiß er schon heute, dass Wichtel Walter und Wichtel Ferdinand nach der nächsten Saison in Ruhestand gehen. Ein anderer hat sogar schon inoffiziell angekündigt, das Wintergeschäft passt nicht mehr in sein Lebensmodell und er schielt nach Jobs beim Osterhasen…

Dann ist doch nur logisch, dort direkt anzusetzen und einen strukturierten Wissenstransfer für Walter und Ferdinand zu organisieren.

Wie aber anfangen? Welche Methoden soll der Weihnachtsmann einsetzen?

Immerhin – er hat direkt im Januar ein Formular für Erfahrungsberichte von Wichteln herumgegeben, um die Rückläufe in ein Wissensbuch aufzunehmen. Sein Kommunikationswichtel macht hieraus Geschichten, die dann in einem Jahrbuch des Wichtelwissens einfließen. Im Werkstatt-Intranet ist das Wissensbuch für jeden zugänglich und in Schulungen werden die Geschichten geteilt.  Somit sichert er die „Wiederverwendung von Lernerfahrungen“ (Lessons Learnt) aus der letzten Weihnachtssaison. Die Erfahrungen sollen und können so systematisch in die Verbesserung der Abläufe und Weihnachtsservices einfließen.  Nach fünf Jahren soll ein Sammelband herausgegeben werden. Zusätzlich hat er die gesprächigen Wichtel zu einem Interview eingeladen, und Ihre Erfahrungen und Geschichten zu bestimmten Themen im WWV – dem Weihnachtsmann-Wissens-Video  – festgehalten. Diese Videos findet ebenfalls jeder im Intranet.

Wie der Weihnachtsmann in der „Praktischen Orientierung für Qualitätsmanagementverantwortliche“  (2016 herausgegeben von DGQ und GfWM) gelesen hat, gibt es technikbasierte und personengebundene Methoden zum Wissenstransfer. Wie auch immer – er muss dafür sorgen, das Wissen in den Köpfen der Wichtel, das implizite Wissen, der gesamten Werkstatt zur Verfügung zu stellen, es also zu explizieren.

Getreu dem Spruch: Optimisten schreiten zur Tat, Pessimisten zur Ausrede

Der Weihnachtsmann ist von Berufs wegen Optimist und schreitet also zur Tat.

Für das Ausscheiden der  Wichtel Walter und Ferdinand plant er schon jetzt die Übergabe. Da er weiß, dass jeder der beiden besondere Fähigkeiten im Job hat, hat Santa eine externe Wissenstransferbegleitung ins Auge gefasst, die ihm helfen soll. Externe Experten sollen dafür sorgen, alles relevante Wissen zu erfassen und den Neu-Wichteln zu übergeben. Das schaltet Interessenskonflikte von vornherein weitestgehend aus. Dieser Externe fungiert als Wissenstransfer-Moderator, der zunächst den Wissensbedarf mit dem Weihnachtsmann, den Alt-Wichteln und den  Neu-Wichteln mithilfe einer Wissenslandkarte analysiert. So ist sichergestellt, dass alle Wissensbereiche erfasst sind. Alle bekommen einen Aktionsplan vom Moderator, was für sie in den nächsten Monaten zu tun ist, damit sämtliches relevantes Wissen weitergegeben wird. Am Schluss wird die Übergabe nochmal reflektiert und der Wissenstransfer abgeschlossen.

Der Weihnachtsmann ist weitsichtig und hat den Transferprozess zur rechten Zeit eingeleitet und abgeschlossen – Walter und Ferdinand gehen nach der Saison in den wohlverdienten Ruhestand und die Neu-Wichtel sind bestens auf die neue Saison vorbereitet. Sie haben sogar noch etwas Vorlauf, bevor es wieder richtig losgeht. Warum sollten sie zum Abschluss nicht noch zusammen ein gemeinsames Wichtel-Frühstück machen? Und falls die Neu-Wichtel doch noch nicht alles wissen, steht ja vieles in den Aufzeichnungen, und schließlich gibt’s ja auch noch das Telefon. Walter und Ferdinand kommen bestimmt gern noch mal zum Frühstück in die Werkstatt …

Und wenn SIE noch mehr zu den Methoden erfahren möchten, wenden Sie sich an einen Experten!

Weitere Infos zum Thema Wissensmanagement

Ab September hat die DGQ das neue Seminar „Wissensmanagement nach ISO 9001 in der Organisation umsetzen“ im Programm. Hier profitieren Sie von den aktuellen Erkenntnissen der gemeinsamen Arbeitsgruppe von DGQ und der Gesellschaft für Wissensmanagement (GfWM).

Über den Autor:

Kerstin Wiktor ist Mitglied der AG Wissensmanagement der DGQ und hat an der gemeinsamen Orientierungshilfe zum Aspekt „Wissen in ISO 9001:2015“ von DGQ und GfWM für Qualitätsmanagementverantwortliche mitgewirkt. Für die Pumacy Technologies AG ist sie im Bereich Wissens- und Innovationsmanagement tätig. Pumacy verfügt über umfangreiche Expertise im Wissensmanagement – praktisch und konzeptionell. Sie hat in verschiedenen Tätigkeiten und Branchen umfangreiches ökonomisches und technisches Wissen aufgebaut, war als Bereichs-Qualitätskoordinatorin tätig und ist in Projekte zum Umgang mit Wissen, Knowhow und Innovation involviert.

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