Das perfekte Paar: Künstliche Intelligenz und Integrierte Managementsysteme28 | 10 | 25

Künstliche Intelligenz (KI) passt technologisch zu 100 Prozent zu Managementsystemen. Denn sie verarbeitet und erzeugt leicht strukturierte, textuelle Information – genau das, woraus unsere Dokumentation besteht. Darin ist sich der DGQ-Fachkreis “QM als Organisationsentwicklung” einig. Wer sie klug einsetzt, kann die Arbeit an Managementsystemen heute bereits um rund 50 Prozent beschleunigen. Doch was genau ist generative KI eigentlich und wie lässt sie sich wirksam einsetzen?

Vom leeren Blatt zur zündenden Idee in wenigen Sekunden

KI ist kein neues Phänomen. Neu ist allerdings die einfache Nutzbarkeit großer Sprachmodelle, die Wortfolgewahrscheinlichkeiten berechnen und beim Generieren – daher generative KI – von Texten die wahrscheinlichsten Wörter aneinanderreihen. Wichtig zu wissen: Die Antworten der KI variieren. Wer also die eine Wahrheit erwartet, nutzt das Werkzeug falsch. Am besten lässt sich KI steuern wie ein hochbegabter Praktikant am ersten Tag: klarer Auftrag, präziser Kontext, iterativer Dialog.

Nun sind Menschen erstaunlich schlecht darin, das Weiße-Blatt-Papier-Phänomen zu überwinden – also die kreative Blockade, wenn man vor einer leeren Seite sitzt. Genau hier entfaltet generative KI auch im Kontext Integrierter Managementsysteme die größte Wirkung. In den ersten 60 Prozent einer Aufgabe liefert sie Ideen, Struktur und Entwürfe und in den letzten 10 Prozent hilft sie beim Kürzen, Vereinfachen und Redigieren. Dazwischen bleibt der Mensch Taktgeber: bewerten, auswählen, entscheiden.

Wo lässt sich KI im Prozessmanagement einfach einsetzen?

Grundsätzlich gibt es zwei Einsatzfelder für KI im Managementsystem:

1. Im Prozessmanagement-Prozess unterstützt sie das Managementsystem selbst, zum Beispiel bei Prozessdesign, Audits, Risikobetrachtungen, Schulung.
2. Im operativen Prozess steuert KI die Arbeit im Tagesgeschäft, zum Beispiel die Ticketzuordnung.

Wir konzentrieren uns hier auf die erste Kategorie und liefern konkrete Anwendungsfälle, die sich bereits einfach realisieren lassen:

• Prozessvorschläge: KI-generierte Entwürfe für Prozessbeschreibungen, Arbeits- und Verfahrensanweisungen liefern eine direkte Diskussionsgrundlage für Workshops.
• Normzuordnung: Normative Anforderungen lassen sich Inhalten der Managementsystem-Dokumentation automatisch zuordnen. Aktuell sollten diese aber noch von Mitarbeitern fachlich geprüft werden.
• Quizfragen aus Vorgaben: Verständnis von Mitarbeitern prüfen statt einfacher Lesebestätigung ist mit KI eine Sekundensache.
• Risiken und Maßnahmen: Risiken von der KI brainstormen, clustern, grob bewerten und mögliche Maßnahmen generieren lassen liefert eine hervorragende Arbeitsgrundlage für das QM.
• Audits: Auditprogramm und -fragen lassen sich einfach mithilfe von KI erzeugen, ebenso Auditberichte formulieren – mit Tonalität nach Wunsch.
• Prozessverbesserungen: Konkrete Prozessverbesserungsziele der KI liefern sehr gute Anregungen.
• Personas und Rollen: Organisationale Probleme für bestimmte Anwendungsfälle lassen sich vorab gut mit KI-simulierten Personas besprechen.
• Bilder und Daten: Fotos und größere Datenreihen lassen sich bestens mit KI analysieren, um beispielsweise Montagefehler aufzudecken oder Zusammenhänge in den Daten zu identifizieren.

KI für Fortgeschrittene

Wer noch einen Schritt weiter gehen möchte, findet noch mehr spannende Anwendungsfälle für KI im IMS:

• Speech Mining: Bei dieser Methode wandelt die KI einen gesprochenen Inhalt in eine vollstände Prozessbeschreibung um. So lassen sich Prozesse direkt während der Durchführung modellieren.
• KI-Antwortmaschine im IMS: Statt einer reinen Trefferliste liefert die KI eine geprüfte Antwort mit Quellen aus der Dokumentation und macht Redundanzen sowie Widersprüche direkt sichtbar.
• Auswertung von Auditergebnissen: Die KI kann inhaltlich ähnliche Abweichungen – auch über Sprachen hinweg – clustern und wirksame Maßnahmen aus der Vergangenheit wiederfinden.
• Push-Nachrichten ins Arbeitsumfeld: Relevante Ausschnitte aus der Dokumentation erscheinen kontextbezogen genau dort, wo Mitarbeitende gerade arbeiten.
• Eigene GPTs: Für komplexe Aufgaben eignen sich eigene GPTs, in denen Rahmenbedingungen wie Datenschutz und Speichereinstellungen selbst definiert werden können. Eigene Dateien können als Trainingsdaten dienen und die KI beispielsweise zum Prozessberater ausgebildet werden.

QMler, die mit KI arbeiten, verdrängen die, die es nicht tun

Macht KI Managementsystem-Verantwortliche nun arbeitslos? Nein. Allerdings ist der Fachkreis “QM als Organisationsentwicklung” überzeugt: Die QMler, die mit KI arbeiten, verdrängen langfristig die, die es nicht tun. Die Aufgaben von Prozess-, Qualitäts- und Compliance-Managern verschieben sich dabei immer mehr weg vom Recherchieren, Schreiben, Modellieren und Zuordnen in Richtung Organisationsentwicklung. Stupidere Tätigkeiten werden durch wertschöpfende Tätigkeiten ersetzt – eine wünschenswerte Zukunft, oder?

Über den Autor: Carsten Behrens

Dr. Carsten Behrens ist Experte und Speaker für agile Managementsysteme. Seit 2009 ist er Geschäftsführer der Modell Aachen GmbH, eine Transfergesellschaft der RWTH Aachen und des Fraunhofer IPT. Mit über 60 Mitarbeitern und mehr als 1.600 namhaften Kunden ist das Software- und Beratungsunternehmen mit der Lösung Q.wiki ein führender Anbieter Interaktiver Managementsysteme auf Basis der Wiki-Technologie. In der DGQ engagiert er sich als Leiter des Fachkreises Organisationsentwicklung, als Delegierter sowie im Rahmen der Regionalkreisaktivitäten.