Zwischen Anforderungen und Wirksamkeit: Wege aus der Bürokratiefalle im QM8 | 01 | 26
Bürokratie ist in vielen Unternehmen ein ständiger Begleiter – sie sorgt für Ordnung, klare Abläufe und Nachvollziehbarkeit. Doch gerade im Qualitätsmanagement kann sie schnell zur Last werden, wenn aus sinnvollen Regeln lähmender Bürokratismus wird. Das neue DGQ-Impulspapier „Wie das Qualitätsmanagement dem Bürokratismus entkommt“ des Fachkreises „QM als Organisationsentwicklung“ zeigt, wie dieser Teufelskreis entsteht und wie Organisationen ihn durchbrechen können.
Wie entsteht zu viel Bürokratie?
Oft beginnt alles mit dem Wunsch nach Sicherheit und Kontrolle. Ein einzelner Fehler, etwa bei der Dokumentenlenkung, führt zu neuen Vorschriften, zusätzlichen Freigaben und umfassenden Schulungen. Was als Ausnahme gedacht war, wird zum Standard, und mit der Zeit wächst ein Regelwerk, das mehr verwaltet als verbessert. Die Folge ist eine Kultur, in der Mitarbeitende sich an Vorgaben orientieren, statt Verantwortung zu übernehmen. Innovationen bleiben aus, Frust und Kosten steigen, und das Qualitätsmanagement wird zunehmend als Kontrollinstanz wahrgenommen, nicht als Partner für Verbesserungen. Ein wesentlicher Treiber für Bürokratie im Qualitätsmanagement sind zudem externe Auditoren – darunter Kunden, Behörden und Zertifizierungsstellen. Ihre Anforderungen und Interpretationen von Normen wie der ISO 9001:2015 können dazu führen, dass Organisationen unnötig komplexe oder überdokumentierte Prozesse etablieren. Oft werden Standards restriktiver ausgelegt, als es eigentlich notwendig wäre, um Unsicherheiten vorzubeugen oder zukünftige Kritik zu vermeiden. Dabei bieten viele Normen bewusst Spielräume für flexible und pragmatische Lösungen.
Negative Folgen eines Zuviel an Bürokratie – und ein Lösungsweg
Die Konsequenzen für das QM sind vielfältig. Überbordende Bürokratie kann dazu führen, dass Qualitätsmanager:innen als reine Verwalter:innen wahrgenommen werden und ihre Führungs- und Gestaltungskompetenz verlieren. Das Vertrauen in ihre Rolle sinkt, die Akzeptanz der QM-Prozesse nimmt ab und die Arbeitsbelastung steigt durch administrative Aufgaben, während strategische Verbesserungen in den Hintergrund geraten.
Langfristig kann eine übermäßige Bürokratisierung im QM zu mentaler Erschöpfung, Motivationsverlust und sogar Burnout aufseiten der QMler führen. Daher ist es entscheidend, externe Anforderungen kritisch zu prüfen, den Dialog mit Auditoren aktiv zu gestalten und den Fokus auf sinnvolle, wertschöpfende Prozesse zu legen.
Der Fachkreis „QM als Organisationsentwicklung“ plädiert in seinem neuen Impulspapier deshalb für einen grundlegenden Wandel im Selbstverständnis des Qualitätsmanagements. Qualitätsmanager:innen sollten sich nicht länger als Kontrolleur:innen begreifen, sondern als Befähiger:innen. Die Verantwortung für Qualität gehört zurück in die Fachbereiche. QM unterstützt dabei durch vereinfachte Prozesse, gute Tools und klare Kommunikation. Ziel ist es, eine Balance zwischen Struktur und Flexibilität zu finden.
| Berufsbild Qualitätsmanager Qualität ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg jedes Unternehmens und ein wichtiger Faktor für Kunden. Um Qualität zu erzeugen, braucht es ein gutes Konzept und ein reibungsloses Zusammenspiel aller Beteiligten. Eine Schlüsselrolle dabei haben Qualitätsmanager. Sie helfen der Unternehmensleitung, den Führungskräften, Prozesseignern und Mitarbeitenden, das Unternehmen qualitätsfähig zu machen. Als „Systemarchitekten“ unterstützen Sie dabei, ein Qualitätsmanagementsystem aufzubauen und weiterzuentwickeln. Finden Sie eine Karriere im Qualitätsmanagement spannend? Antworten auf die wichtigsten Fragen finden Sie in unserem Berufsbild zum Qualitätsmanager:
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Entwicklungsstufen von Bürokratie
Die folgende Darstellung ist eine Generalisierung typischer Entwicklungsstufen von Organisationen im Hinblick auf ihre Qualitätsmanagementstrukturen. Sie zeigt, wie Organisationen sich von einer flexiblen, lernenden Struktur hin zu überformalisierten Systemen entwickeln, und wo der Punkt ist, an dem man gegensteuern sollte (Natürlich gibt es Ausnahmen – etwa stark formalisierte Kleinstunternehmen oder besonders agile Großkonzerne –, die von diesem Schema deutlich abweichen können.)
Abb. 1: Entwicklungsstufen von Organisationen (© DGQ-Fachkreis QM als Organisationsentwicklung)
Typische Bürokratiefallen im Qualitätsmanagement sind komplexe Genehmigungsprozesse, umfangreiche Personalbewertungs- und Zielvereinbarungsprozesse, detaillierte Compliance- und Risikoformulare, aufwendige Reisekostenabrechnungen sowie überbordende Dokumentationspflichten. Oft werden auch Schulungen und Trainingsroutinen durchgeführt, die wenig Mehrwert bieten, aber viel Zeit kosten. All diese Beispiele zeigen: Bürokratie entsteht häufig aus dem Irrglauben, dass mehr Formalität automatisch zu mehr Qualität führt. In Wahrheit leidet die Organisation unter Inflexibilität und Motivationsverlust.
Raus aus der Bürokratiefalle
Der Weg aus der Bürokratiefalle beginnt oft im Kleinen. Wer einen motivierten Bereich auswählt und dort gezielt Bürokratie abbaut, kann schnell Erfolge erzielen. Statt umfangreicher Dokumentationen genügen manchmal einfache Abläufe, und risikobasierte Stichproben ersetzen aufwendige 100-Prozent-Kontrollen. Auch Auditpläne und CAPA-Prozesse lassen sich verschlanken, wenn der Fokus auf dem tatsächlichen Mehrwert für die Organisation liegt und nicht auf der reinen Nachweisbarkeit.
Doch der Abbau von Bürokratie ist kein Selbstläufer. Häufig stehen Ängste vor Kontrollverlust, Unsicherheiten über neue Verantwortlichkeiten und Widerstände gegen Veränderungen im Weg. Hier helfen Pilotprojekte, klare Kommunikation und die Einbindung aller Beteiligten. Wichtig ist, Bürokratieabbau nicht mit Regellosigkeit zu verwechseln, sondern gezielt zu vereinfachen und Verantwortung zu fördern. Wer vor jeder neuen Regel fragt, warum sie wirklich notwendig ist und was passiert, wenn man sie weglässt, schafft Bewusstsein für den Sinn und Zweck von Vorgaben.
Bewusster Einsatz von Bürokratie
Das Ziel ist klar: Prozesse sollen effizient, flexibel und wertschöpfend sein – ohne überflüssige Regeln und Kontrollen. Das Qualitätsmanagement kann durch gezielten Bürokratieabbau bis zu 50 Prozent der eigenen Arbeitszeit für wertschöpfende Aufgaben freisetzen. Davon profitieren nicht nur QM, sondern auch alle anderen Abteilungen. Entscheidend ist, Bürokratie bewusst und gezielt einzusetzen, statt sie als Selbstzweck zu betrachten. So wird QM zum echten Befähiger für Innovation, Effizienz und nachhaltigen Unternehmenserfolg.
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Über den Autor: Pasqual Jahns
