Struktur statt Chaos: So gelingen Prozessänderungen nachhaltig21 | 08 | 25

In vielen Unternehmen stoßen interne und externe Stakeholder regelmäßig Veränderungen an – sei es durch neue Anforderungen, gesetzliche Vorgaben oder strategische Impulse. Doch was passiert dann? Häufig fehlt eine strukturiertere Vorgehensweise zur Überprüfung, Bewertung und gegebenenfalls Anpassung der bestehenden Abläufe und der zugehörigen Dokumentation.

Das Ergebnis, wenn es keine geeignete Vorgehensweise gibt: Prozesse bleiben veraltet, Dokumentationen stimmen nicht mehr, und wertvolle Chancen zur Optimierung werden verpasst.

Die Herausforderung: Prozessänderungen bringen oft Unsicherheit mit sich – besonders, wenn ihre Auswirkungen nicht systematisch bewertet werden. Mit einem modifizierten Ansatz der Impactanalyse, wie ihn der DGQ-Fachkreis „Qualität und Projekte“ empfiehlt, können Qualitätsverantwortliche Prozessänderungen methodisch angehen und klar kommunizieren. Damit behalten sie nicht nur kritische Auswirkungen im Blick, sondern auch die Ressourcenplanung.

In Branchen wie der Finanzwelt oder der IT ist die klassische Business-Impact-Analyse, die ursprünglich aus dem Business Continuity Management stammt, längst etabliert. Sie identifiziert Risiken, die durch Störungen oder Ausfälle entstehen können, und hilft dabei, kritische Geschäftsprozesse abzusichern. Ziel ist es, auf Basis dieser Analyse eine belastbare Wiederherstellungsstrategie zu entwickeln.

Doch was viele nicht wissen: Dieses Tool lässt sich hervorragend auf Prozessänderungen übertragen – in einer angepassten, praxistauglichen Form.

Die modifizierte Impact-Analyse: Ein strukturierter Lösungsansatz

Wir stellen Ihnen eine Methode vor, mit der Sie Prozessänderungen nicht nur nachvollziehbar, sondern auch ressourcenschonend gestalten können. Die Analyse erfolgt in drei Phasen:

Impulse aufnehmen:

Veränderungen entstehen durch interne oder externe Anstöße. Diese gilt es zunächst bewusst wahrzunehmen und zu dokumentieren.

Beteiligte einbeziehen:

Stakeholder und Prozessverantwortliche werden frühzeitig informiert und aktiv in die Analyse eingebunden. So entsteht Transparenz und Akzeptanz.

Die Analyse in sieben Schritten durchführen:

1. Identifizieren der von der Änderung betroffenen Prozesse
2. Benennen von möglichen Risiken & Chancen & Herausforderungen
3. Berücksichtigen von Wechselwirkungen zu anderen Prozessen
4. Priorisieren der Prozessänderungen anhand ihrer kritischen Auswirkungen
5. Planen der Änderung und der Ressourcen (Entscheidung über ein Projekt)
6. Planen der Übergangsphase (inkl. Kommunikation zu und Einbeziehung der Beteiligten)
7. Starten der Umsetzung der Änderungen gemäß Priorisierung und Risikobetrachtung mit anschließender Nachverfolgung und Wirksamkeitsprüfung

Ein klar strukturierter Ablauf hilft dabei, Auswirkungen systematisch zu erfassen – inklusive Risiken, Abhängigkeiten und Ressourcenbedarf. Diese Vorgehensweise schafft nicht nur Sicherheit bei Veränderungen, sondern fördert auch eine nachhaltige Prozesskultur im Unternehmen.

Der Blogbeitrag wurde verfasst von Karin Hänsch, Gabriela Zimmermann, Sandra Pichler, Thomas Schreiber, Patricia Spannagel und Sebastian Dressler aus dem DGQ-Fachkreis „Qualität und Projekte“.

Über den Autor: DGQ-Fachkreis Qualität und Projekte

Der gemeinsame Fachkreis der Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) und der DGQ erarbeitet und diskutiert praxisrelevante Hilfestellungen zur Verzahnung von Qualitätsmanagement und Projektmanagement. Seine Arbeit richtet sich an die Community des Qualitäts- und Projektmanagements, die in der Verbindung der beiden Managementsysteme immer wieder Diskussionsanlass finden. Die Veröffentlichungen des Fachkreises Qualität und Projekte sollen eine praktische Hilfe sein, die es erlaubt, Projekt- und Qualitätsmanagementsysteme individuell miteinander abzustimmen. Prozesse und Werkzeuge beider Managementsysteme im Unternehmen sollen in Richtung eines integrierten Managementsystems weiterentwickelt werden.