Klare Richtung statt Irrwege: Von der Vielfalt an Managementsystemen zum einheitlichen Unternehmenssteuerungssystem21 | 06 | 23

Integrierte Managementsysteme (IMS) existieren oft nur formal. In vielen Organisationen besteht stattdessen eine Vielzahl paralleler Managementsysteme mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten und Systemdokumentationen. Diese Unverträglichkeit der Systeme und das damit einhergehende Silodenken müssen aufgelöst werden!

Das kann nur gelingen, wenn alle Anforderungen in das bestehende Unternehmenssteuerungssystem integriert werden. Dabei handelt es sich nicht nur um normative Anforderungen wie Qualität, Arbeitssicherheit, Gesundheit, Informationssicherheit, Datenschutz, Umwelt, sondern auch um Anforderungen aus den Bereichen Finanzen, Legal und Corporate Governance. Hinzukommen die Behörden- und Kundenforderungen sowie die Legalitätspflicht der Geschäftsführung.

Hierfür ist es unerlässlich, dass die Unternehmensleitung Verantwortung übernimmt: Sie entscheidet, welche der genannten Anforderungen in die Geschäftsprozesse sowie die strategischen Ziele der Organisation integriert werden. Dabei müssen Unternehmensrisiken, das heißt sowohl Gefahren als auch Chancen, betrachtet werden.

Sinnvolle Vorgehensweise bei der Implementation

Als Voraussetzung für ein optimales Unternehmenssteuerungssystem muss sich das Unternehmen zwingend mit seiner Positionierung am Markt und den damit verbundenen Herausforderungen intensiv auseinanderzusetzen.

Dies beinhaltet die Identifizierung der Kernkompetenzen, Ressourcen und Know-how, unter Berücksichtigung globaler Einflüsse und Abhängigkeiten zum Beispiel in der Lieferkette. Dazu müssen die Vertriebsorganisation, die Produktions- und Dienstleistungserbringung betrachtet, analysiert und ggf. angepasst werden. Leadership, Vertrauen und Kommunikation sind Voraussetzung für das Gelingen der Integration. Die Unternehmensleitung ist verantwortlich für die erforderlichen Ressourcen zur Realisierung des Projektes.

Wesentliche Fragen für die Projektumsetzung sind:

• Welche Anforderungen, Normen gesetzliche & behördliche Vorgaben etc. sollen in das bestehende Unternehmensmanagementsystem integriert werden?
• Welche Bereiche/Standorte etc. sind betroffen?
• Wer ist verantwortlich für das Integrationsprojekt und hat welche Kompetenzen?
• Wer hat die Steuerungsverantwortung für das Integrationsprojekt?
• Welche Meilensteine und damit verbundenen Eskalationsstufen wurden festgelegt?
• Wie ist die Informations- und Kommunikationsstrategie für das gesamte Projekt festgelegt?
• Wie hoch sind die Kosten und gibt es Abschätzungen zum Nutzen?
• Was sind Kennzeichen einer erfolgreichen Integration und wie gehen wir mit Widerständen um?

Integration realisieren – und aufrechterhalten

Mittels einer Gap-Analyse wird ermittelt, welche Elemente der neuen Anforderungen bereits vorhanden bzw. noch nicht vorhanden sind. Für die nicht vorhandenen Elemente wird ein Maßnahmenplan abgeleitet, welcher zum Ziel hat, die eruierten Lücken zu schließen. Mit der Umsetzung des Maßnahmenplans werden die Linienverantwortlichen des Unternehmens durch die oberste Leitung beauftragt. Die Wirksamkeit wird durch die Unternehmensfunktionen überwacht, beispielsweise durch Controlling, Auditmanagement, Zielvereinbarungen in der Linie.

Anhand der folgenden Checkliste kann die Unternehmensleitung erkennen, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden – sprich, ob die Organisation erfolgreich ein IMS implementiert hat:

• Es gibt nur noch EIN Managementsystemhandbuch (wenn überhaupt).
• Die Prozesse berücksichtigen alle für sie relevanten Anforderungen.
• Diese sind von den Praktikern (Anwendern) in der Organisation zusammen mit Regelwerksexperten erstellt und freigegeben.
• Es liegen Nachweise für die Erfüllung dieser Anforderungen vor.
• Es gibt keine separaten Manager, beispielsweise für Qualität, Umwelt, Arbeitssicherheit, Compliance, Informationssicherheit, sondern nur noch einen Manager des Unternehmenssteuerungssystems, Managementsystemkoordinator oder Managementsystembeauftragter (m/w/d). Dieser koordiniert die erforderlichen Tätigkeiten der Experten für die Prozessanforderungen und der Prozessumsetzung.
• Das Managementsystemreview wird integriert durchgeführt – das heißt, in einer Sitzung werden alle relevanten Themen aus allen Bereichen berücksichtigt. Sie werden regelmäßig, zum Beispiel monatlich, quartalsweise, … durchgeführt. Die von der Leitung beschlossenen Maßnahmen werden in einem Maßnahmenplan zusammengeführt.
• Interne Audits werden genutzt, um die Wirksamkeit des Managementsystems hinsichtlich aller Anforderungen zeitgleich zu überwachen und Gefahren und Chancen zeitnah zu erkennen, und nicht, um ein Zertifizierungsaudit vorzubereiten.

Wenn die Integration erfolgreich durchgeführt wurde, ist es die Aufgabe aller Führungskräfte im Unternehmen, dafür zu sorgen, dass das integrierte Managementsystem nachhaltig und resilient aufrechterhalten wird. Dazu sind die regelmäßige Überwachung und Überprüfung des Systems von entscheidender Bedeutung.

Die DGQ-Fachkreise „Audit und Assessment“, „Risiko als Chance“ und „Soziale Dienstleistungen“ haben einen Kompass erarbeitet, der Interessierten einen Überblick über die wichtigsten Schritte bei der Implementierung eines IMS gibt. Der IMS-Kompass mit weiteren Details zur Umsetzung liegt auf der Mitglieder-Plattform DGQplus.

Die Autorinnen und Autoren:

Der Beitrag wurde verfasst von Mathias Wernicke (Fachkreis Audit und Assessment) sowie Joachim Heißner, Ursula Meiler, und Christiane Richter (alle Fachkreis Risiko als Chance).

Bei Interesse an einer Mitarbeit in einem der Fachkreise wenden Sie sich gerne an das jeweilige Leitungsteam unter:
fk-a@dgqaktiv.de (Fachkreis Audit und Assessment)
fk-risk@dgqaktiv.de (Fachkreis Risiko als Chance)

Weiterbildungsangebote und Veranstaltungen rund um das Thema „Integrierte Managementsysteme“

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Hören Sie rein in den DGQ-Podcast zum Thema Integrierte Managementsysteme

Integriertes Management und integrierte Managementsysteme sind Begrifflichkeiten, an denen niemand im Qualitätsmanagement vorbeikommt. Denn heutzutage gilt es, eine Vielzahl unterschiedlicher normativer und regulativer Anforderungen in Unternehmen zu integrieren und interdisziplinär zu bearbeiten. Wie dies erfolgreich gelingen kann, diskutieren Benedikt Sommerhoff, Leiter des Themenfelds Qualität und Innovation bei der DGQ und Mathias Wernicke, Mitglied im Leitungsteam des DGQ-Fachkreises Audit und Assessment sowie Berater und Trainer für Managementsysteme, im DGQ-Podcast.

Hören Sie rein in die DGQ-Podcast-Folge 23 „Über die Vielzahl an Anforderungen hin zum integrierten Managementsystem“: Zur DGQ-Podcastfolge »

Über den Autor: DGQ-Fachkreise Audit und Assessment und Risiko als Chance

Der DGQ-Fachkreis Audit und Assessment setzt sich dafür ein, dass Audits als wirksames Mittel zur Unterstützung der Unternehmensführung eingesetzt und wahrgenommen werden, und nicht nur als notwendige Prüfung zum Erwerb des Zertifikats. Es ist das Ziel der Fachkreisarbeit, dass Audits als akzeptierte und wirksame Treiber in Organisationen eingesetzt werden, um Risiken – sowohl Gefahren als auch Chancen – zu erkennen und Mehrwert zu erzeugen.
Der DGQ-Fachkreis Risiko als Chance hat sich zum Ziel gesetzt, das Bewusstsein für mögliche Risiken -Gefahren und Chancen - in den Organisationen zu erhöhen. Der Fokus der Fachkreisarbeit liegt darauf, Unternehmen einerseits die Palette möglicher Risiken aufzuzeigen und andererseits praktische Vorgehensweisen zu deren Lösung methodisch zu ermitteln. Dazu gehört auch, erkannte Gefahren und Bedrohungen gleichzeitig als Herausforderung für mögliche Chancen zu sehen.