Warum sind Audits eine so sensible Sache?26 | 05 | 17

Audits werden gemacht, wenn sich ein Unternehmen freiwillig selbstverpflichtet oder ein Kunde fordert, ein Managementsystem gemäß einer bestimmten ISO-Norm oder ähnlichen Organisationsstandards zu führen. Diese Standards oder auch eigene Vorgaben im Unternehmen dienen dazu, die Aufbau- und Ablauforganisation eines Unternehmens auf seine Ziele auszurichten und sich organisatorisch zu verbessern.

Wenn man organisatorisch etwas ändern oder verbessern möchte, ist der erste Schritt, die geplanten Abläufe mit der gelebten Arbeitspraxis zu vergleichen. Man muss analysieren und dann vor allem kommunizieren, was zusammenpasst oder auch nicht. Genau das passiert in einem Audit. Insgesamt eine gute Sache für das Unternehmen aber eine riesige Herausforderung für Auditoren und Auditierte. Von Angesicht zu Angesicht offenbart der Eine seine Arbeit vor dem Anderen, der das bewertet und kommentiert.

Das Audit – Der Selbsttest

Warum ein Audit eine gute aber eben auch sensible Sache ist, können Sie anhand einer alltäglichen Tätigkeit in Ihrem Zuhause ganz einfach nachvollziehen.

Sie laden freiwillig Ihren Nachbarn zu einer einstündigen Auditierung Ihrer Putzqualität zu sich nach Hause ein. Es beginnt damit, dass Sie Auskunft geben, welches Putzniveau Ihrer Meinung nach für den festgelegten Putzbereich (nehmen wir mal an, Ihr Haus) angemessen ist und welche Putztätigkeiten Sie dafür als notwendig erachten. Erläutern Sie Ihrem Nachbarn, wer in Ihrem Haushalt welche Putzpflichten übernimmt bzw. kontrolliert und ob diese Personen für das Audit zur Verfügung stehen. Sind Lebenspartner/in oder Kinder beteiligt, sollten Sie diese vorab gut einweisen und angemessene Belohnungen versprechen.

Nun können Begehung und Befragungen starten. Ihrem Nachbarn fallen bei der gründlichen Recherche und den Interviews mit den Hausbewohnern folgende Dinge auf:

• Ihre Argumente, warum das versperrte Kinderzimmer und die direkt angeschlossene Garage nicht zum Putzbereich gehören, sind sehr schwach.
• Es liegen noch einige Staubmäuse (für Österreicher: Lurche) unter dem Schlafzimmerschrank. Das muss der verantwortlichen staubsaugenden Person entgangen sein. Ihr Nachbar macht ein Foto fürs Protokoll.
• Spinnweben an den Decken und besonders im Treppenhaus werden von Ihnen erstmalig registriert. Er macht noch ein Foto.
• Die Bücherregale sind sehr verstaubt. Es findet sich trotz intensiver Nachfrage niemand, der für die Entstaubung dieser gemeinsam genutzten Zone verantwortlich ist.
• Das Parkett im Wohnzimmer ist spiegelglatt. Hier wurde wohl über das Ziel hinausgeschossen. Vor dieser Gefahrenzone wird nicht gewarnt.
• Etliche Reinigungsmittel zeigen Gefahrstoffzeichen auf und stehen in der Küchenzeile Tür an Tür mit Lebensmitteln. Ein Risikobewusstsein kann Ihr Nachbar nicht feststellen.
• Einige Fensterscheiben weißen üble Kratzer auf. Ihr Nachbar vermutet als Ursache nicht fachgerechtes Putzen. Sie diskutieren eine Weile, ob es am falschen Putzgerät oder der fehlenden Kompetenz des beauftragten externen Fensterputzers liegen könnte. Sie weisen aber jegliche Verantwortung für die Kratzer von sich.

Ihr Nachbar fasst am Ende für Sie und die weiteren Hausbewohner noch einmal alle Feststellungen zusammen. Natürlich lobt er auch die praktische Aufhängung von Besen und Wischer sowie die hohe Putzmotivation der erwachsenen Hausbewohner. Ceranfeld und Spülbereich glänzten ganz außergewöhnlich und auch für die regelmäßige Müllentleerung konnte die Eignung der Putzprozesse angenommen werden. Ihr Nachbar verspricht Ihnen einen ausführlichen Bericht in der nächsten Woche und stellt das angestrebte Putzzertifikat in Aussicht. Sie atmen auf.

Emotionen sind völlig normal

Sollte bei der Vorstellung, wie Sie auditiert werden oder auch wie Sie auditieren, die ein oder andere Emotion aufgekeimt sein, dann ist das völlig normal. Alles in allem ist ein Audit für beide Rollen eine sensible Sache. Solche Gesprächssituationen benötigen Respekt und persönliche Vorbereitung, zum Beispiel in Form einer Qualifizierung zum Auditor.

Falls Sie Ihren Frühjahrsputz noch vor sich haben …

Über die Autorin: Claudia Nauta

Claudia Nauta, geb. 1969 in Herten/Westf., ist seit 2004 bei der DGQ in der Weiterbildung beschäftigt. Sie verantwortet dort die Trainings zu Umwelt-, Energie-, Arbeitsschutzmanagementsystemen, Prozessmanagement und Audits. Die Anwendung der ISO-Normen hat sie vorab in der Beratung und in Stabstellenfunktion von der Pike auf gelernt und nebenberuflich als Auditorin in der Zertifizierung sowie als EFQM-Assessorin verfeinert. Die Erfahrungen mit Managementsystemen aus unterschiedlichsten Branchen kombiniert sie in der Weiterbildung mit erwachsenenpädagogischen Konzepten.