Pottbäcker Tour 2019 – Prozesse digital dokumentieren als Herausforderung22 | 11 | 19
Am 5. November fand in Mannheim das diesjährig letzte QM-UNITY Frühstück der Pottbäcker Tour 2019 statt. In 16 bundesweiten Veranstaltungen der Deutschen Gesellschaft für Qualität, der N5 GmbH und der Zeitschrift QZ wurden Impulse, Erfahrungen und Notwendigkeiten im Prozessmanagement mit ca. 600 interessierten Qualitätsmanagern intensiv ausgetauscht. Claudia Nauta, Produktmanagerin der DGQ Weiterbildung, blickt mit Herrn Nienaber, Geschäftsführer der N5 GmbH, auf die erfolgreiche Veranstaltungsreihe zurück.
Herr Nienaber, seit 2010 touren Sie und die DGQ regelmäßig durch Deutschland. Wer ist Pottbäcker und warum sollte man seine Prozesswelt kennenlernen?
Die Firma Pottbäcker wurde vor neun Jahren als fiktiver Keramikhersteller gegründet, respektive erfunden, um eine gute Basis für intensiven Erfahrungsaustausch und branchenübergreifende Fallsituationen zum Prozessmanagement zu haben. Im Laufe der Jahre hat sich dann ergeben, dass noch ein weiterer Standort in England hinzukam und die Tochter des Firmengründers in einen Automobilzulieferer einheiratet. Pottbäcker England, Pottbäcker Automotive sowie die Pottbäcker Unternehmensgruppe waren geboren. Die IATF-Anforderungen sind speziell und machen teils viel konkretere Vorgaben als ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001, beispielsweise zur Dokumentation. Wer Pottbäcker kennenlernt, der reflektiert automatisch den Aufbau seines unternehmensinternen Prozessmanagements und findet Gleichgesinnte zum Erfahrungsaustausch.
In diesem Jahr hieß die Tour „Kehrwoche im Qualitätsmanagement“. Was wird ausgekehrt?
Ausgekehrt wird alles, was nicht mehr benötigt wird – vergleichbar mit dem traditionellen Frühjahrsputz, nur auf Dokumente und mitgeltende Informationen bezogen. Gemeinsam mit der DGQ haben wir großes Interesse daran, dass sich Unternehmen im Prozessmanagement gut und schlank aufstellen und sich auf Wesentliches konzentrieren. Das Prozessmanagement ist und bleibt die Basis für ein integriertes, einheitliches Managementsystem. Danach haben wir auch die Schwerpunkte für die Kehrwoche gewählt. Erst thematisieren wir den Nutzen und neue Anforderungen an das Managementsystem, dann steigen wir analog in die konkrete Wirkungsweise des Prozessmanagements ein. Zum Dritten stellen wir anhand der N5-Software vor, wie eine integrierte Struktur und Vorgabendokumente digital abgebildet werden können.
Welche Anliegen bringen die Qualitäts- und Prozessmanager aus ihrer Praxis mit?
Die Dokumentation von Prozessen kann schnell sehr komplex werden. Die notwendige Tiefe, in der einzelne Tätigkeiten beschrieben werden, differenziert sich. Der Bedarf an Vorlagen wird oberflächlich betrachtet immer individueller. Die Schnittstellen zwischen computerbasierten Workflows, Datenaustausch und expliziter Tätigkeitsbeschreibung nehmen zu. Daher konzentriert sich der Drang nach Vereinheitlichung am besten auf eine gute Prozessstruktur, die wichtigsten Steuerelemente im Prozess und ein einheitliches Verständnis im Prozessmanagement. N5-Solutions fokussiert deswegen eine klare Prozessübersicht und ein umfassendes Anforderungsmanagement – egal, ob aus einer ISO heraus oder vom Kunden her getriggert. Verantwortlichkeiten, Kennzahlen und Wechselwirkungen helfen als allererstes, um QM- und andere Managementsysteme transparent darzustellen.
Was empfehlen Sie den Teilnehmern zur digitalen Transformation ihres Prozessmanagements?
Also wer wirklich Mut und Entschlossenheit aufbringt, um sich von Excel und Word zu lösen, der sollte im Blick haben, dass eine digitale Lösung zwar mehr System, Methodik, Transparenz und auf Dauer ein einfacheres Handling im Prozessmanagement bringt, aber sie schafft nicht automatisch auch eine bessere und vollständigere Regelung. Und auch nicht mehr Disziplin und Akzeptanz bei den Prozessbeteiligten. Die Beteiligten muss man oft erst einmal an einen Tisch holen. Deswegen freuen wir uns, dass die DGQ hierzu mit solchen Erfahrungsaustauschen und Schulungen im Prozessmanagement oder zu Prozess-Workshops das nötige Know-how unterstützt. Die digitale Transformation des Prozessmanagements bedarf im Prinzip vieler kleiner Schritte. Der Übergang vom alten aufs neue System muss sehr gut geplant werden. Und dann gibt es einfach ein paar Grundsätze für ein Gelingen wie: Tätigkeit kommt vor Rolle und Rolle ist nicht gleich Stelle. Input-Output-Analysen für die relevanten Prozesse gehören bei einer digitalen Transformation zur Pflicht und werden doch bei dem ein oder anderen Unternehmen noch als Kür angesehen.
Wer die Pottbäcker Tour 2019 verpasst hat und sich zu diesen Themen informieren oder austauschen möchte – besteht denn die Chance auf weitere Termine?
Im nächsten Jahr. Es gibt einige Prozessmanagement-Hochburgen und einige entferntere Regionen der DGQ, die noch Bedarf angemeldet haben. Weitere Termine geben wir wahrscheinlich zum 10. Geburtstag von Pottbäcker im Frühjahr bekannt.
Vielen Dank Herr Nienaber! Wir freuen uns sehr, Pottbäcker wieder zu begleiten.
Über die Autorin: Claudia Nauta
