Mit Strategie zum Erfolg: ChatGPT als Assistent im Qualitätsmanagement nutzen20 | 06 | 24
Es gibt Tätigkeiten im Qualitätsmanagement (QM), die gehören nicht zu meinen Favoriten. Zum Beispiel Auditberichte und Feststellungen schreiben. Das erfordert eine hohe Konzentration, ist nicht einfach und passiert in der Regel nach einem ohnehin schon langen Audittag. Ich vermute, Ihnen geht es ähnlich.
Jetzt stellen Sie sich vor, Sie hätten motivierte und fähige Unterstützung. Denken Sie an einen Assistenten, der Ihnen den Großteil der Arbeit abnimmt. An jemanden, der aus Ihren unsortierten Notizen präzise Empfehlungen und Feststellungen formuliert und Ihnen einen fast fertigen Bericht vorlegt, den Sie nur noch final überprüfen und anpassen müssen.
Der Umgang mit ChatGPT will gelernt sein
ChatGPT habe ich Ende 2022 kennengelernt und war sofort fasziniert von den Möglichkeiten und Chancen. Allerdings musste ich die erste Hoffnung, einfach loslegen zu können und viel weniger Arbeit zu haben, korrigieren. Vor dem Erfolg standen viele Experimente sowie Zeit- und Geldeinsatz für Lernen und Ausprobieren. Heute erledige ich meine Routinearbeiten um 60 bis 70 Prozent schneller. Ich habe mehr Zeit für kreative und strategische Aufgaben, die dank ChatGPT auch sehr viel schneller von der Hand gehen.
ChatGPT ist in der Lage, Texte zu erstellen, die auf vorherigen Interaktionen oder trainierten Daten basieren. Die Künstliche Intelligenz (KI) kann komplexe Inhalte generieren, die von einfachen Berichten bis hin zu detaillierten Analysen reichen. Das Einzige, was es braucht, sind gute Prompts, also Eingabeaufforderungen an die KI. Die Qualität und Relevanz der KI-Ausgabe, also der Antwort, hängen direkt von der Genauigkeit und Klarheit Ihrer Anweisungen ab. Deshalb steht vor dem Erfolg die theoretische und praktische Auseinandersetzung mit dem Modell.
Lernen Sie vor allem, wie Sie effektiv „prompten“. Sonst droht eher Frust als Erfolgserlebnis.
Welche Einsatzmöglichkeiten im QM gibt es?
Hier sind ein paar Beispiele, wie Sie ChatGPT im Qualitätsmanagement einsetzen können:
Innovationsmanagement:
- KI kann helfen, innovative Verbesserungsvorschläge zu entwickeln, Sie durch ein Brainstorming führen oder QM-Methoden wie SWOT oder ISHIKAWA unterstützen.
Dokumentenanalyse:
- ChatGPT kann Verträge, Richtlinien und Verfahren prüfen und relevante Informationen extrahieren und in To Dos umwandeln.
Auditvorbereitung:
- KI kann bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Audits unterstützen. Sie eignet sich auch hervorragend dafür, Auditsituationen zu simulieren. Geben Sie der KI eine Persona und schon kann es losgehen.
Wissensmanagement:
- KI kann aus einer großen Menge von Daten schnell Informationen abrufen und zusammenfassen. Ein Normkapitel zusammenfassen, Fragen der Mitarbeitenden zu Ihrem QM-Handbuch beantworten und noch vieles mehr.
Kundenfeedback:
- Stellen Sie ChatGPT die Ergebnisse der Kundenbefragung zur Verfügung und lassen Sie die Freitexteingaben clustern und zusammenfassen – jeweils mit einem besonders passenden Zitat. Dank KI in einem Klick erledigt.
Trendanalysen:
- ChatGPT kann Ihnen helfen, Trends in Ihren Qualitätsdaten zu identifizieren.
Wichtig: Je vertrauter Sie mit den Funktionen sind, desto mehr Ideen für mögliche Anwendungen finden Sie.
Verantwortungsvoller Einsatz
Der Einsatz von KI im Qualitätsmanagement bringt Herausforderungen mit sich. Es geht nicht nur um Datenschutz, mögliche Urheberrechtsverletzungen oder die Tatsache, dass KI gelegentlich „halluziniert“ – also Dinge behauptet, die nicht wahr sind.
Genauso wichtig, aber viel schwieriger zu erkennen ist das Thema BIAS, Verzerrungen in den Antworten.
Am einfachsten zu erkennen ist das, wenn man ChatGPT bittet, Bilder zu generieren. Der Prompt „QMB“ ohne Vorgabe von Geschlecht führt in der Regel zum Bild eines männlichen QMB, schlank, jung, weiß und gutaussehend. Gibt man „eine QMB“ ein, erscheint das Bild einer Frau, genauso schlank, weiß, jung und gutaussehend. In Bildern sind solche Stereotype schnell erkennbar. BIAS kann sich aber auch in Textergebnissen zeigen, viel subtiler, nicht so eindeutig erkennbar und deshalb so gefährlich.
Kompetenzen und Strategie als Schlüssel für den erfolgreichen Einsatz im QM
Was bedeutet das? Als QM-ler wissen Sie, wie wichtig der risiken- und chancengestützte Umgang mit Veränderungen und Neuerungen ist. Bauen Sie also Kompetenzen in Ihrem Team auf, identifizieren Sie Anwendungsmöglichkeiten, die genau zu Ihnen passen, entwickeln Sie eine Strategie und vereinbaren Sie Regeln für den Umgang mit Prompts und KI-generierten Ergebnissen, um Ihrer Verantwortung für die Ergebnisse gerecht zu werden.
Es ist wenig wahrscheinlich, dass der derzeitige „Hype“ um KI in absehbarer Zeit nachlassen wird. Je früher Sie sich also mit den Anforderungen an den Einsatz von generativer KI vertraut machen, desto besser können Sie das zum Vorteil Ihres Qualitätsmanagements nutzen.
Viel Spaß beim Ausprobieren, Iterieren und Erfahrungen sammeln.
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Über die Autorin: Ursula Wienken
