ISO 37301: Compliance als Erfolgsfaktor im integrierten Managementsystem5 | 11 | 24

Die Implementierung eines Compliance-Managementsystems (CMS) nach ISO 37301 bietet Unternehmen zahlreiche Chancen. Dies gilt insbesondere, wenn es in ein integriertes Managementsystem (IMS) eingebettet wird: Ein IMS vereint mehrere Normen wie beispielsweise ISO 9001 (Qualitätsmanagement), ISO 27001 (Informationssicherheitsmanagement), ISO 14001 (Umweltmanagement) und ISO 45001 (Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagement). Ein CMS stärkt die Rechtskonformität einer Organisation und verbessert die Unternehmensprozesse durch klar strukturierte Abläufe und verantwortungsbewusstes Handeln.

Chancen eines CMS nach ISO 37301

Unternehmen bietet die Einführung eines CMS folgende Chancen:

1. Reduzierung von Compliance-Risiken:
   Ein CMS hilft, Compliance-Risiken zu identifizieren und zu steuern, sodass Unternehmen proaktiv agieren können, um Schäden zu vermeiden.
2. Reduzierung von Haftungsrisiken:
   Durch klare Compliance-Regeln werden potenzielle Verstöße frühzeitig erkannt und verhindert, was die Gefahr von Bußgeldern oder Reputationsverlusten minimiert.
3. Optimierung interner Prozesse:
   Ein CMS hat die internen Regelungen eines Unternehmens im Fokus. Ziel ist, die internen Regelungen, die in einem integrierten Managementsystem vorliegen, zu strukturieren und zu organisieren.
4. Stärkung der Reputation:
   Unternehmen, die ein CMS nach ISO 37301 etablieren, zeigen ihr Engagement für ethisches Verhalten und den Schutz vor Rechtsverstößen. Dies stärkt das Vertrauen bei Kunden, Partnern und Investoren.

Vorteile eines CMS im integrierten Managementsystem

Die Implementierung eines CMS in ein IMS, das bereits andere Normen erfüllt, bietet wertvolle Synergien:

1. Ganzheitlicher Ansatz:
   Ein IMS ermöglicht die zentrale Steuerung von Risiken aus unterschiedlichen Bereichen wie Qualität, Sicherheit, Umwelt und Informationssicherheit. Das CMS erweitert diesen Ansatz um die Komponente der rechtlichen und ethischen Konformität.
2. Verbesserte Transparenz und Kontrolle:
   Durch das CMS werden Prozesse transparenter, was die Kontrolle und das Reporting verbessert. Unternehmen können potenzielle Schwachstellen leichter identifizieren und gezielt Maßnahmen ergreifen.
3. Besserung Erfüllung von gesetzlich geforderten Abläufen:
   Ein CMS berücksichtigt bereits Anforderungen an einen internen Untersuchungsprozess (Whistleblowing). Das hilft Unternehmen, einen Sachverhalt mit Bezug auf Verdacht auf oder ein Auftreten von Compliance-Verstößen aufzuklären – mit den dazugehörigen Maßnahmen.
4. Stärkung der Compliance-Kultur:
   Ein integriertes CMS fördert eine Kultur, in der ethisches und gesetzeskonformes Verhalten selbstverständlich ist. Dies verbessert das Bewusstsein und Engagement der Mitarbeiter.
5. Ressourcenschonung:
   Ein IMS ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Ressourcen für Schulungen, Dokumentation und interne Überprüfungen, was Kosten spart und Effizienzgewinne bringt.

Kritische Aspekte bei der Integration eines CMS

Trotz der Vorteile gibt es auch Herausforderungen bei der Einführung eines CMS:

1. Komplexität der Implementierung:
   Die Integration der Compliance-Anforderungen in das IMS erhöht die organisatorische und prozessuale Komplexität, da mehr Abstimmung, klare Verantwortlichkeiten und gut definierte Prozesse erforderlich sind, um Überschneidungen zu vermeiden und die Abläufe effizient zu gestalten.
2. Kulturelle Hürden:
   In Unternehmen ohne gewachsene Compliance-Kultur stoßen Compliance-Verantwortliche und das Management bei der Einführung eines CMS oft auf Widerstände – etwa bei Mitarbeitenden, die keine Notwendigkeit für neue Regeln sehen, und bei Führungskräften, die befürchten, dass Compliance-Anforderungen bestehende Prozesse verlangsamen. Um die Kultur nachhaltig zu verändern, sind gezielte Schulungen, regelmäßige Kommunikation und klar definierte Anreize nötig, um Akzeptanz und Verständnis auf allen Ebenen zu fördern.
3. Ressourcenbedarf:
   Die Einführung eines CMS erfordert signifikante Ressourcen. Zeit, Geld und Personal müssen bereitgestellt werden, um das System erfolgreich zu implementieren und kontinuierlich zu betreiben.
4. Kontinuierliche Überwachung:
   Compliance ist ein fortlaufender Prozess, der regelmäßige Anpassungen und Überprüfungen erfordert. Unternehmen müssen sicherstellen, dass das CMS flexibel genug ist, um auf neue gesetzliche Anforderungen und Marktbedingungen zu reagieren.
5. Abstimmung mit anderen Systemen:
   Unterschiedliche Managementsysteme haben spezifische Schwerpunkte. Unternehmen müssen darauf achten, dass die Anforderungen des CMS und die der anderen Normen wie ISO 27001 oder ISO 9001 nicht miteinander in Konflikt geraten.

Fazit

Ein Compliance Managementsystem nach ISO 37301 bietet erhebliche Chancen für Unternehmen, insbesondere wenn es in ein bestehendes integriertes Managementsystem eingebunden wird. Es hilft, rechtliche Risiken zu minimieren, stärkt die Unternehmensreputation und sorgt für effiziente, transparente Prozesse. Die Integration erfordert jedoch eine sorgfältige Planung und den kontinuierlichen Einsatz von Ressourcen, um die komplexen Anforderungen zu erfüllen und alle Systeme harmonisch miteinander zu verbinden.

Mit einem gut integrierten CMS nach ISO 37301 haben Unternehmen die beste Voraussetzung, regelkonform und rechtssicher am Markt erfolgreich zu sein.

Über den Autor: Julian Steiger

Julian Steiger verfügt über sechs Jahre Erfahrung im Qualitätsmanagement. Bei der DGQ ist er sowohl als Teil des Leitungsteams des Regionalkreises Köln-Bonn als auch im Leitungsteam der QM-Youngsters ehrenamtlich tätig. Zu seinen Schwerpunkten zählt, gemeinsam im Team neue Prozesse zu gestalten und Workshops zu moderieren. An der Hochschule Wismar absolvierte Julian Steiger das Masterstudium Quality Management.