Das Audit steht vor der Tür? Kein Grund zum Verstecken!27 | 07 | 18

Manche Dinge sind so sicher wie das Amen in der Kirche. So zum Beispiel, dass auf uns das Re-Zertifizierungsaudit zur neuen Norm ISO 9001:2015 zukommen würde. Aber auch, dass wir als Mitarbeiter einer Organisation, die Qualität schon im Namen stehen hat, nicht drum herumkommen werden.

In meiner beruflichen Laufbahn hat es mich das erste Mal „getroffen“. Prozessbeschreibungen, Dokumentation oder gar Dokumentenlenkung – das habe ich in der Theorie zwar schon gehört, was es in der Praxis bedeutet, wurde mir aber erst in den letzten Monaten bewusst. Und plötzlich heißt es dann: „Wir haben einen Audittermin. Bitte überprüfen und dokumentieren Sie Ihre Prozesse.“ Na danke. Und wie genau?

Wenn man wie ich im Marketing beheimatet ist, kennt man so einige Prozesse, so z. B. die Customer Journey. Dass die mit unserem QM-System aber bestenfalls bei der Bestimmung relevanter interessierter Parteien (oder wie man im Marketing sagen würde: der Ziel- und Interessensgruppen) zu tun hat, war schnell klar. Doch wie genau sieht nun eigentlich unser Marketing-Prozess aus? Und wie messe ich, ob dieser rund läuft?

Wirklich hilfreich: Prozesse selbst beschreiben

Nun könnte man denken, dass wir hier auf uns gestellt waren – glücklicherweise war das aber nicht der Fall. Mit Hilfe erfahrener QM-Wunderkinder und unseres QMB hatten wir alle erdenkliche Unterstützung und Sparringspartner (die einen auch gerne mal mit kritischen Rückfragen in den Wahnsinn getrieben haben).

Eines blieb uns aber nicht erspart: Unsere Prozesse selbst zu definieren, zu dokumentieren und zu überprüfen. Und wissen Sie was? Das war auch gut so!

Warum machen wir es so, wie wir es machen? Ist das wirklich der richtige Ablauf? Können wir das wirklich messen und wenn ja, sagt es etwas über unsere Arbeit aus? Sehen das die anderen Abteilungen, mit denen wir arbeiten, eigentlich genauso? Gibt es Risiken, die wir bisher nicht genügend beachten? Und ganz wichtig: Könnten wir das nicht optimieren?

Haben Sie sich schon mal gefragt, ob Ihr Prozess eigentlich gut läuft?

Mal Hand aufs Herz: Wer von uns hat sich diese Frage eigentlich schon mal einfach so gestellt? Wenn ich ans Optimieren denke, dann meist an CPCs und Ladezeiten. Ich kann Ihnen an dieser Stelle aber eines verraten: Es tut unglaublich gut, seine eigene Arbeit einmal kritisch zu hinterfragen. Und es schweißt zusammen: mit anderen Teams und mit der Organisation als solche. Alle arbeiten und schwitzen an einer Aufgabe – und alle haben ein Ziel: das Zertifikat zu bekommen.

Unglaublich wertvoll auf diesem Weg war übrigens das interne Audit. Hier kann man nicht nur die Situation als solche „üben“, man bekommt auch eine wichtiges Feedback und eine Idee davon, in welche Richtung man selbst noch denken sollte.

Um eine weitere Phrase zu bemühen: In diesem Fall war doch eher der Weg das Ziel. Sich mit seiner eigenen Arbeit auseinanderzusetzen und einen Prozess zu beschreiben, der am Ende nicht nur dokumentiert, sondern auch gelebt wird, ist wirklich wertvoll. Es lässt vor allem entspannt auf das Audit blicken.

Auditiert werden? Ja, das macht Spaß!

Am Tag des Audits war zumindest ich mir sicher: Das schaffen wir problemlos. Und das haben wir auch! Und das (das dürfen Sie mir glauben!) mit viel Freude und Spaß. Jemandem von extern zu zeigen, wie und warum wir so arbeiten, welche Systeme wir nutzen und wie wir analysieren, das macht stolz auf die eigene Arbeit.

Von demjenigen dann zu hören, was bei anderen Gesprächen herauskam und gefragt zu werden, ob das nicht auch für unsere Prozesse sinnhaft wäre, ist unglaublich hilfreich.

Es macht keine Angst, es ist nicht besserwisserisch oder prüfend, ob sich nicht doch eine Schwachstelle finden lässt – es ist vor allem wertschätzend und wertvoll, für die eigene Arbeit, das Unternehmen und den Wunsch, sich ständig zu verbessern.

Haben Sie Ihr Audit noch vor sich? Dann wünsche ich Ihnen schon jetzt viel Freunde! Lassen Sie sich darauf ein und haben Sie keine Sorge, denn eines ist sicher: Es kann sie nur voranbringen!

Über den Autor: DGQ