Darf ich Sie ‘mal ‘was fragen – Wie effektiv sind Ihre digitalen Besprechungen?23 | 11 | 22

In der digitalen Kommunikation gibt es für viele von uns ein Vor und ein Nach dem Lockdown. Wir hätten nun schneller und besser als erwartet gelernt, digital zu kommunizieren. Stimmt das? Ja, denn wir nutzen nun routiniert und ganz selbstverständlich ein halbes Dutzend oder mehr Softwaretools fürs bi- und multilaterale Besprechen. Und nein, denn wir nutzen nur ein Bruchteil der Potenziale digitaler Kooperation und den oft auch noch schlecht.

1. Pausenlosigkeit:
   Ohne Lücken reihen wir und andere für uns digitale Besprechung an Besprechung, füllen damit ganze Arbeitstage. Im Laufe des Tages werden wir immer unkonzentrierter, erschöpfter, genervter. Wir haben zu wenig Zeit fürs (Aus)Arbeiten.
2. Mangelnde Vorbereitung:
   Nach dem Start wird schnell geklärt, worum es gehen soll. Einige wissen das nicht, fast niemand hat sich angemessen vorbereitet. Relevante Informationen fließen nicht ein, Pro und Contra werden nicht gut abgewogen; wer doch vorbereitet ist dominiert das Ergebnis, auch wenn dies dann schwach oder fragwürdig ist.
3. Methodenarmut:
   Die dominierende Methode ist: „Wir-reden-miteinander“. Das ist meistens ineffektiv. Es fehlen oft spezifische Methoden, um Ideen zu sammeln und zu bewerten, einen Disput konstruktiv zu führen

Diese Phänomene gibt es auch für Präsenzbesprechungen. Ich beobachte, dass sie bei digitalen erheblich stärker ausgeprägt und ihre Konsequenzen noch gravierender sind. Geht es (bei) Ihnen auch so? Sind Sie mit der Effektivität und der Dynamik Ihrer digitalen Besprechungen zufrieden? Ist Ihnen bewusst, dass hier so wie immer, Effektivität vor Effizienz stehen muss?

Was können wir tun? Ein pragmatischer Vorschlag:

• Die Hälfte der digitalen Besprechungen streichen und ihre Funktion z.B. durch geteilte digitale Boards ersetzen.
• Die andere Hälfte der Besprechungen auf die halbe bisher angesetzte Zeit kürzen, und diese eingesparte Zeit für Vor- und Nachbereitung nutzen. Zu Beginn die aus der Besprechung entlassen, die sich nicht vorbereitet haben.
• Nur halb so viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer einladen.
• Ein kleines, für Leute und Situationen individuell zugeschnittenes Portfolio von Methoden für unterschiedliche Funktionen wie Ideenfindung, Bewertung, Disput etc. auswählen, trainieren und mit erforderlichen digitalen Instrumenten versehen.
• Pausen von einer halben Stunde zwischen Besprechungen lassen.
• Regelmäßig Präsenztreffen organisieren.

Was denken Sie, würde das bei Ihnen auslösen und bewirken? Ist Ihnen das zu radikal? Warum eigentlich? Wer sagt jetzt alles, das ginge nicht? Und wie gut ist das begründet? Welche anderen Ideen haben Sie, um mehr Effektivität der digitalen Besprechungen zu erhalten? Und was ist Ihr liebstes Hintergrundbild?

Über den Autor: Benedikt Sommerhoff

Benedikt Sommerhoff leitet bei der DGQ das Themenfeld Qualität & Innovation. Er beobachtet, analysiert und interpretiert die Paradigmenwechsel und Trends in Gesellschaft und Wirtschaft sowie ihre Wirkungen auf das Qualitätsmanagement. Seine zahlreichen Impulse in Form von Publikationen und inspirierenden Vorträgen geben Orientierung in Zeiten des Wandels. Sie ermutigen zur Neukonzeption des Qualitätsmanagements und der Qualitätssicherung. Gemeinsam mit Expertinnen und Experten des DGQ-Netzwerks aus Praxis und Wissenschaft arbeitet Sommerhoff in Think Tanks und Pionierprojekten an der Entwicklung, Pilotierung und Vermittlung innovativer Konzepte und Methoden.