Die fünf wichtigsten Tipps für Ihr Online-Meeting27 | 11 | 20
Finden Ihre Meetings in letzter Zeit vermehrt online statt? Dann geht es Ihnen wie den meisten in Corona Zeiten. Aber auch Online-Meetings benötigen klare Strukturen und eine gute Moderation. Damit Ihr nächstes Meeting ein voller Erfolg wird, haben wir Ihnen fünf hilfreiche Tipps zusammengestellt.
1. Gehen Sie gut vorbereitet ins Meeting
Vor jedem gelungenen Meeting steht die Vorbereitung. Auf Ihrer Checkliste ganz oben sollte auf jeden Fall die Beschäftigung mit der Agenda stehen: ein guter Moderator oder eine gute Moderatorin führt souverän durch die geplanten Themen und kennt natürlich den Kontext bzw. das Ziel hinter den einzelnen Punkten. Warum steht ein Punkt auf der Agenda? Welches Ziel wird verfolgt: soll informiert oder über das Thema diskutiert werden? Wer sind die Adressaten des Agenda-Punktes? Alle Teilnehmenden oder nur eine bestimmte Gruppe?
Neben diesen inhaltlichen Fragen ist das wichtigste To do bei der Vorbereitung auf ein Online-Meeting, die Technik kennenlernen. So können bestimmte Funktionen geübt und ggf. noch einmal nachgefragt oder Einstellungen überprüft werden. Auch sollten Moderatoren für ein stabiles Internet und eine ruhige Umgebung für das Meeting sorgen. Und zum Schluss folgende Frage beantworten: Was mache ich, wenn trotz aller Vorbereitung die Technik versagt? Oft gibt es die Möglichkeit, einen Co-Moderatoren zu benennen, der in der Software ähnliche Rechte hat. Diese Person kann dann bei technischen Problemen übernehmen oder das Meeting neu starten oder beenden.
2. Stellen Sie sich auf Ihre Teilnehmer ein
Neben der Beschäftigung mit der Technik und den Inhalten sollten im Vorhinein auch die Adressaten des Meetings geklärt werden. Spreche ich zu meinen Kollegen und Kolleginnen, die sich im Thema auskennen? Oder sind die Meeting-Teilnehmer fachfremde Personen, für die Fachbegriffe unklar sind und die ggf. öfter nachfragen? Wenn Informationen vermittelt werden, sollte geklärt werden, welche Tiefe für das Publikum angemessen ist. Auch der Umgang mit der Technik kann bei verschiedenen Zielgruppen sehr unterschiedlich sein. Wenn Sie bereits wissen, dass Ihr Publikum erst wenig Erfahrungen mit Online-Meetings hat, planen Sie eine ausführliche Einführung in die Technik ein.
3. Üben Sie
Übung ist alles. Vor allem, wenn Sie selbst noch keine Erfahrungen mit (Online-)Moderationen haben. Sowohl der Umgang mit der Technik, als auch die Begrüßung der Teilnehmenden oder die Anmoderation der einzelnen Punkte muss sitzen. Ein Tipp: Üben Sie Ihre Begrüßung oder Ihre Anmoderation laut und vor dem Spiegel. Das simuliert am besten den Ernstfall und Sie meistern Ihre Moderation professionell. Auch das leiten von Diskussionen sollten Sie üben und sich verschiedene Strategien im Umgang mit „schwierigen“ Diskussionsteilnehmern überlegen. Was mache ich, wenn Diskussionen ausufern, Teilnehmende nicht zu Wort kommen oder die Diskutanten sich gegenseitig ins Wort fallen? Kommunikationsregeln können ebenso helfen, wie eine Zeitbegrenzung der Redebeiträge und das Zurückleiten auf das ursprüngliche Thema der Diskussion. Fassen Sie am Ende einer Diskussion die Ergebnisse für die Gruppe noch einmal zusammen, da erleichtert auch ggf. der Person die protokolliert die Arbeit. Ein letzter Tipp: auch in einem Online-Meeting ist es möglich, Präsenz zu zeigen und das Meeting souverän und aktiv zu steuern.
4. Animieren Sie zum Mitmachen
In Präsenz-Meetings sehen Sie die Mimik und Körperhaltung Ihrer Teilnehmer. Sie sehen, ob diese aktiv zuhören oder sich mit etwas anderem beschäftigen. Sie können durch viele kleine Hinweise die Stimmung in Ihrem Meeting wahrnehmen und wenn nötig reagieren. Das ist online nicht so einfach. Allzu oft sind die Kameras in Online-Meetings noch aus und der Moderator oder der Präsentierende muss in einen „leeren Raum“ ohne direktes Feedback sprechen. Je nach Größe des Meetings ist es auch technisch nicht möglich, dass die Kameras aller Teilnehmer parallel aktiv sind. Wenn möglich sollten sie ein Meeting mit Kameraübertragung planen und dieses am besten bereits vorher ankündigen. Die Kamera der moderierenden Person sollten immer aktiv sein, ebenso die der gerade sprechenden oder präsentierenden Person. Das führt zu mehr Interaktion im Meeting und ist angenehmer für Sie und denjenigen der präsentiert. Ist es nicht möglich, dass alle Kameras aktiv sind, nutzen Sie Möglichkeiten, die Ihre Meeting-Software Ihnen bieten. Fast alle haben eine Chatfunktion oder die Möglichkeit ein Handzeichen zu geben. In vielen können Sie zusätzlich kleine Umfragen durchführen. Nutzen Sie diese technischen Möglichkeiten, um Ihre Teilnehmer zur Aktivität zu motivieren.
5. Nutzen Sie die richtigen Werkzeuge
Zu einer guten Moderation gehört nicht nur die Vorbereitung, Übung und die Aktivierung der Teilnehmer. Sie sollten auch über Methodenkenntnisse verfügen, die sie als Moderator einsetzen können. Wie läuft eine Moderation ab und wie kann ich einen gelungenen Einstieg gestalten? Wie kann ich meine Teilnehmer motivieren und wie Ergebnisse erzielen? Methoden für Moderation und Präsentation gibt es viele und Sie sollten sich einen für Sie geeigneten „Werkzeugkoffer“ zusammenstellen. Vor allem, wenn Sie öfter moderieren, lohnt es sich, ein Training zum Thema Moderation zu besuchen und das Repertoire an Tools und Methoden stetig zu erweitern.
Das E-Training „Meetings online moderieren“ ist hierfür bestens geeignet, da es sich direkt mit der Moderation im Online-Kontext beschäftigt. Schauen Sie mal rein!
Über die Autorin: Sabine Gilliar
