Prompt-Katalog für den QM-Alltag: Praktische KI-Hilfe für Qualitätsmanager:innen5 | 05 | 26
Künstliche Intelligenz bietet im Qualitätsmanagement großes Potenzial – vorausgesetzt, sie wird gezielt und verantwortungsvoll eingesetzt. Der „Prompt-Katalog für den QM-Alltag“ des DGQ-Fachkreises „QM und Organisationsentwicklung“ zeigt, wie das gelingen kann: mit praxisnahen Prompt-Vorlagen, die typische Aufgaben im QM strukturieren, beschleunigen und erleichtern.
Der Katalog richtet sich an Einsteiger:innen ebenso wie an erfahrene Anwender:innen. Wer bisher wenig Erfahrung mit Chat-KI hat, findet einen klaren Einstieg. Wer bereits regelmäßig mit KI arbeitet, erhält neue Impulse für eigene Anwendungsfälle und die Weiterentwicklung des eigenen Promptings.
Im Mittelpunkt steht der praktische Nutzen. Die Prompts unterstützen unter anderem bei der Prozessmodellierung, der Risikoanalyse, der Erstellung von SIPOC-Darstellungen, der Schnittstellenanalyse, der Entwicklung von Auditfragen, bei Ishikawa- und SWOT-Analysen sowie bei Textvergleichen, Übersetzungen und Dokumentenprüfungen.
Anwender und KI im Dialog
Besonders hilfreich ist der dialogorientierte Aufbau vieler Prompt-Vorlagen: Die KI fragt zunächst relevante Informationen ab und entwickelt daraus eine strukturierte Arbeitsgrundlage. So entsteht kein One-Shot-Output, sondern ein dialogisches Erarbeiten der Ergebnisse im Zusammenspiel von Anwender und KI.
Ein Beispiel dafür ist der Prozess-Modellierer: Er erstellt einen ersten Entwurf für eine Prozessbeschreibung mit Input, Output und Verantwortlichkeiten. Das erleichtert insbesondere Workshops, weil Beteiligte nicht bei null beginnen, sondern einen konkreten Vorschlag diskutieren und verbessern können.
Der Prozessrisiken-Generator ermöglicht, Risiken zu identifizieren und erste Einschätzungen zu Schadensmaß und Auftrittswahrscheinlichkeit vorzubereiten. Dabei bleibt klar: Die KI liefert keine endgültige Bewertung, sondern eine Grundlage, die fachlich geprüft werden muss.
Weitere Prompts greifen zentrale QM-Fragestellungen auf: Der SIPOC-Generator schafft Überblick über Prozesszusammenhänge. Die Schnittstellenanalyse macht mögliche Schwachstellen wie Informationsverluste, Medienbrüche oder unklare Verantwortlichkeiten sichtbar. Der Auditfragen-Generator unterstützt dabei, Fragen an Prozessen, Normen, Gesetzen, Risiken und bekannten Problemen auszurichten.
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Praxisnahe Vorlagen und „Little Helpers“
Neben klassischen QM-Methoden wie Ishikawa oder SWOT enthält der Katalog auch hilfreiche Vorlagen für Dokumentenarbeit, Übersetzungen, Nachhaltigkeitsanalysen im CSRD-Kontext und die Zuordnung von Inhalten zu Normkapiteln. Ergänzt wird der Katalog durch kompakte „Little-Helper-Prompts“, etwa für PowerPoint-Icons, pyramidale Textstrukturierung, Textoptimierung oder prägnante Folienüberschriften.
Der Prompt-Katalog betont zugleich die Grenzen der KI-Nutzung. Vertrauliche, sensible oder personenbezogene Informationen sollten nicht unbedacht eingegeben werden. Anwender müssen Ergebnisse kritisch prüfen und an die eigene Organisation anpassen. KI wird nicht als Ersatz für QM-Kompetenz verstanden, sondern als Werkzeug, das entlastet, inspiriert und bessere Arbeitsgrundlagen schafft.
Wer erfahren möchte, welche Prompts im Detail enthalten sind und wie sie im eigenen Qualitätsmanagement eingesetzt werden können, kann in der DGQ-Praxisbibliothek auf der Mitgliederplattform DGQplus einen Blick in den vollständigen Prompt-Katalog werfen – und die Vorlagen direkt im eigenen QM-Alltag ausprobieren.
Über den Autor: DGQ-Fachkreis QM und Organisationsentwicklung
