10-Punkte-Anleitung für erfolgreiche Kommunikation im Qualitätsmanagement17 | 06 | 24

Ohne klare und effektive Kommunikation können selbst die besten QM-Systeme und Qualitätsinitiativen ins Stocken geraten. Es ist entscheidend, dass alle Beteiligten – von der Führungsebene bis hin zu den operativen Teams – nicht nur ausreichend informiert sind, sondern auch aktiv in den Prozess der Qualitätsverbesserung eingebunden und beteiligt werden. Dafür spielt gute Kommunikation eine entscheidende Rolle. Mach sichtbar, welche Leistungen das Qualitätsmanagement erbringt und wie groß sein Anteil am Erfolg des Unternehmens ist.

Folgende zehn Tipps können dabei helfen, Kolleg:innen für das Qualitätsmanagement zu begeistern und sich organisationsintern besser zu positionieren.

#1 Zielgruppe identifizieren

Analysiere und differenziere deine Adressaten: Welche QM-Dienstleistungen sind gefragt, wer konsumiert und braucht diese, wann werden sie gebraucht – Timing ist ein wichtiger Faktor.

#2 Storytelling verwenden

Erzähle Geschichten über erfolgreiche Anwendungen von QM-Praktiken im Unternehmen. Verwende konkrete Beispiele, um zu zeigen, wie QM dazu beigetragen hat, Probleme zu lösen, Kosten zu senken oder die Kundenzufriedenheit zu verbessern.

#3 Kommunikation optimieren

Stelle sicher, dass die Kommunikation über QM klar, einfach und regelmäßig erfolgt. Verwende verschiedene Kommunikationskanäle wie E-Mails, Intranet, Meetings oder Plakate, um die Botschaft zu verbreiten. Sei offen für Fragen und Feedback und biete einen Raum für Diskussionen.

#4 Visualisierung von Daten

Nutze Diagramme, Grafiken oder Dashboards, um qualitative und quantitative Daten zu Qualität und Leistung im Unternehmen darzustellen. Durch visuelle Darstellungen können Mitarbeitende auf einen Blick erkennen, wie sich ihre Bemühungen auf die Qualität auswirken und wo Verbesserungen erforderlich sind.

#5 Partizipation fördern

Biete den Mitarbeitenden die Möglichkeit, aktiv am Qualitätsmanagementprozess teilzunehmen, indem du Feedback-Schleifen, Qualitätszirkel oder KVP-Projekte einrichtest.

#6 Erfolge feiern

Anerkennung für Leistungen im Bereich QM ist wichtig, um die Motivation der Mitarbeitenden zu steigern und ihre Akzeptanz für QM zu fördern. Erstelle z.B. ein Anerkennungsprogramm, um diejenigen zu würdigen, die sich besonders für QM/QS im Unternehmen einsetzen.

#7 Führungskräfte einbinden

Sorge dafür, dass Führungskräfte das Thema QM aktiv unterstützen und kommunizieren. Wenn Führungspersonen die Bedeutung von QM betonen und ihre eigenen Erfahrungen und Überzeugungen teilen, senden sie ein starkes Signal an die Mitarbeitenden, dass QM eine Priorität im Unternehmen ist.

#8 Netzwerk aufbauen

Gehe in den Austausch mit anderen Unternehmen oder Organisationen, die im Bereich des Qualitätsmanagements führend sind oder ähnliche Problemstellungen haben. Ein großes Netzwerk hilft, Best Practices kennenzulernen, neues Wissen zu gewinnen und gemeinsam voranzukommen.

#9 Kernbotschaft schärfen

Formuliere eine klare und prägnante Kernbotschaft, die den Wert und die Bedeutung des Qualitätsmanagements im Unternehmen herausstellt. Diese Botschaft sollte auf die spezifischen Bedürfnisse und Erwartungen der Zielgruppe zugeschnitten sein und deutlich machen, wie das Qualitätsmanagement zur Erreichung der Unternehmensziele beiträgt.

#10 Innovationen fördern

Fördere Innovationen im Bereich Qualitätsmanagement, indem du beispielsweise selbst fortschrittliche Technologien und digitale Werkzeuge einsetzt. Dadurch lässt sich nicht nur die Effizienz und Qualität der Prozesse steigern, gleichzeitig prägst du so auch das Image deiner Abteilung und schaffst ein positives Klima für Verbesserung und Weiterentwicklung.

Indem du diese Ansätze kombinierst und kontinuierlich an der Verbesserung der Wahrnehmung von Qualitätsmanagement im Unternehmen arbeitest, kannst du langfristig mehr Akzeptanz und Unterstützung dafür gewinnen. Qualitätsverantwortliche erbringen wichtige interne Dienstleistungen im Unternehmen. Diese gilt es, zielgruppenspezifisch zu platzieren und zu vermarkten.

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Über den Autor: Oliver Schneider und Torsten Laub

Oliver Schneider ist seit 2015 Produktmanager in der DGQ Weiterbildung und verantwortet dort die Bereiche Qualitätsmanagement und Lean Six Sigma. Der studierte Ernährungswissenschaftler setzt durch zusätzliche Qualifikationen als Qualitätsmanager und Six Sigma Green Belt sein Wissen konstruktiv bei der Konzeption, Betreuung und Weiterentwicklung von Trainingsangeboten ein.

Torsten Laub leitet die Hamburger Geschäftsstelle der Deutschen Gesellschaft für Qualität. Davor verantwortete er die Unternehmenskommunikation und das Innovationsmanagement eines großen Prüf- und Zertifizierungsunternehmens. Als studierter Kommunikationswissenschaftler hat er einen besonderen Blick auf die Rolle und Wahrnehmung des Qualitätsmanagements innerhalb von Organisationen.