Wie die Kombination aus KI und Q-Methoden den Alltag von QMBs und ISBs verbessert – und wo ihre Grenzen liegen31 | 07 | 23

In den verantwortungsvollen Rollen eines Qualitätsbeauftragten (QMB) oder auch eines Integrierten Managementsystembeauftragten (ISB) finden sich vielfältige Aufgaben. Diese umfassen unter anderem die Optimierung des Managementsystems, die Durchführung interner Audits und die Mitwirkung bei der Erstellung von Managementbewertungen. In dieser komplexen Aufgabenlandschaft kann die Verbindung klassischer Q-Methoden mit modernen Technologien wie Künstlicher Intelligenz (KI) einen wesentlichen Beitrag zur Effizienzsteigerung leisten.

Die Kombination von KI und Q-Methoden ermöglicht eine neue Herangehensweise, die sowohl effektiver als auch zeitsparender sein kann. Als ein konkretes Beispiel für den Einsatz von KI dient der Textgenerator ChatGPT-4, der dazu beiträgt, komplexe Aufgaben zu vereinfachen und zu automatisieren. Dabei steht allerdings nicht nur die Erleichterung der täglichen Arbeit im Fokus, sondern auch das Verständnis für die Möglichkeiten und Grenzen dieser Technologien.

Wie kann KI uns im Alltag unterstützen?

Ein gutes Beispiel ist die Planung eines Prozessverbesserungs-Workshops. Bei der Vorbereitung eines solchen Workshops kann KI eine entscheidende Unterstützung sein. Betrachten wir ein konkretes Beispiel:

Julian Steiger, QMB für ein ISMS nach ISO 9001 und ISO 14001, fragt ChatGPT-4 um Rat:
„Hallo ChatGPT, Ich brauche einen 60 Min Problemlösungs-Workshop, für den du gezielt bekannte Q-Methoden kombinierst und mir sagst, was ich für diesen Workshop vorbereiten muss. Danke.“

ChatGPT antwortet nicht nur mit einer detaillierten Agenda, sondern gibt auch wertvolle Ratschläge, was im Vorfeld vorbereitet werden muss.

Auszug aus der Antwort von ChatGPT (nicht vollständig):

Vorbereitung vor dem Workshop:

• Problemdefinition: Ein klar definiertes Problem mit genügend Kontextinformationen und Daten sammeln und an die Teilnehmer verteilen.
• Q-Werkzeuge: Entscheiden Sie, welche Q-Werkzeuge im Workshop verwendet werden sollen. Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer genügend Kenntnisse über diese Werkzeuge haben oder bieten Sie ihnen im Vorfeld eine Kurzeinführung an.
• Benötigte Materialien: Stellen Sie sicher, dass alle benötigten Materialien, wie Whiteboards, Marker, Post-Its und die notwendigen digitalen Tools, zur Verfügung stehen.

Agenda des Workshops:

1. Einführung (5 Minuten)
   • Wiederholung der Problemdefinition und Erklärung der angewandten Q-Werkzeuge
2. Ishikawa-Diagramm (20 Minuten)
   • Gemeinsames Erstellen eines Ishikawa-Diagramms (auch Fischgrätendiagramm genannt), um mögliche Ursachen des Problems zu identifizieren und zu visualisieren.
3. Priorisierung der Ursachen (10 Minuten)
   • Diskutieren und bewerten Sie die identifizierten Ursachen basierend auf ihrer Wahrscheinlichkeit und Auswirkung, und priorisieren Sie sie entsprechend.
4. 5 Why Methode (15 Minuten)
   • Tiefere Analyse der Hauptursachen durch Anwendung der 5 Why Methode.
5. Abschluss und Maßnahmenplan (10 Minuten)
   • Diskussion und Festlegung von nächsten Schritten basierend auf den Ergebnissen der Ursachenanalyse. Verteilung der Aufgaben und Festlegung eines Follow-up Termins.

Diese Fähigkeit zur schnellen und präzisen Generierung von Inhalten ist eine der größten Stärken der KI. Sie ermöglicht es den Benutzern, ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und dabei die Qualität ihrer Arbeit zu verbessern. In einem weiteren Beispiel bittet der QMB ChatGPT, eine Einladungs-E-Mail für den geplanten Workshop zu verfassen. Auch hier liefert die KI eine zufriedenstellende Antwort, die zeigt, wie sie die Benutzer bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen kann:

Betreff: Einladung zum Problemlösungs-Workshop mit Q-Methoden

Hallo [Name des Empfängers],
ich lade Sie herzlich zum Problemlösungs-Workshop am [Datum] um [Uhrzeit] ein. In diesem 60-minütigen Workshop werden wir das Ishikawa-Diagramm und die 5 Why Methode verwenden, um ein spezifisches Problem aus dem QM-Alltag zu analysieren und die Ursachen zu priorisieren.

Im Anhang finden Sie die Problemdefinition und relevante Daten. Bitte machen Sie sich im Voraus damit vertraut.
……[Antwort gekürzt]

Bitte bestätigen Sie Ihre Teilnahme bis zum [Antwortdatum].
Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Freundliche Grüße,
[Ihr Name]

Den Menschen ergänzen oder ersetzen?

Von zentraler Bedeutung ist: Obwohl KI bedeutende Vorteile für die Rollen von QMBs und ISBs bietet, sollte sie nicht als Ersatz für menschliche Expertise gesehen werden. KI liefert oft wertvolle Analysen und Einsichten, die Anwender jedoch als ergänzende Informationen betrachten sollten. Die menschliche Beurteilung und Entscheidungsfindung dürfen nicht außer Acht gelassen werden.

Ein wichtiger Aspekt ist, dass KI keine menschlichen Eigenschaften wie Diskretion oder Vergesslichkeit aufweist. Sie ist nicht darauf ausgelegt, vertrauliche Informationen zu behandeln oder zu „vergessen“. Daher sollten keine sensiblen oder kritischen Daten ohne angemessene Sicherheitsmaßnahmen mit einer KI geteilt werden.

Eine effektive Integration von KI erfordert zudem eine sorgfältige Planung und Management der relevanten Prozesse und Systeme. Hier spielen QMBs und ISBs eine entscheidende Rolle: Sie können beispielsweise sicherstellen, dass die Daten, die in die KI eingespeist werden, qualitativ hochwertig und relevant sind und dass die von der KI generierten Ergebnisse angemessen interpretiert und umgesetzt werden.

Die Kombination von KI und Q-Methoden kann dabei helfen, bestehende Managementsysteme zu erweitern und zu optimieren. Sie kann beispielsweise dazu beitragen, ineffiziente Prozesse zu identifizieren, Lösungen zu priorisieren und Verbesserungen systematisch zu verfolgen. Es ist von wesentlicher Bedeutung, diese Technologien nicht isoliert, sondern als integrierten Teil einer übergeordneten Strategie zu betrachten.

Insgesamt ist der verantwortungsvolle und bewusste Umgang mit KI entscheidend für deren Nutzen: Einerseits gilt es, die vielfältigen Möglichkeiten zu nutzen, andererseits müssen Anwender jedoch die Grenzen und Risiken beachten und sorgfältig handhaben. An dieser Stelle spielen QMBs und ISBs die entscheidende Rolle: Sie können sicherstellen, dass KI und Q-Methoden optimal genutzt werden, um die Qualität und Effizienz ihrer Arbeit und ihrer Organisation insgesamt zu verbessern.

Über den Autor: Julian Steiger

Julian Steiger verfügt über sechs Jahre Erfahrung im Qualitätsmanagement. Bei der DGQ ist er sowohl als Teil des Leitungsteams des Regionalkreises Köln-Bonn als auch im Leitungsteam der QM-Youngsters ehrenamtlich tätig. Zu seinen Schwerpunkten zählt, gemeinsam im Team neue Prozesse zu gestalten und Workshops zu moderieren. An der Hochschule Wismar absolvierte Julian Steiger das Masterstudium Quality Management.