ISO 9001:2015: Diese Aufgaben warten auf Sie bis zur (Re-)Zertifizierung

Können Sie sich eine zertifikatsfreie Zeit ohne ISO 9001 ab dem 15. September 2018 leisten? Wenn ja, müssen Sie sich keine Gedanken machen und können ruhig schlafen. Wenn nein, wird es höchste Zeit, sich mit den neuen Herausforderungen der Revision von 2015 zeitnah auseinanderzusetzen, zu designen, zu realisieren und zu implementieren.

3 Gründe, sich jetzt um ISO 9001:2015 zu kümmern

Es existieren drei Hauptgründe, weshalb Sie sich asap kümmern sollten:

1. Sie benötigen ca. sechs Monate für die Umsetzung der neuen Normanforderungen von ISO 9001:2015.
2. Die Zertifizierungsgesellschaften warnen vor einem Zertifizierungs-Stau – die Third-Party-Audit-Ressourcen sind begrenzt.
3. Sie versäumen Chancen, Ihr Qualitätsmanagementsystem zu entstauben und für die Shareholder und Stakeholder attraktiv zu machen: ökonomisch, marktorientiert, nachhaltig und anwenderfreundlich.

Aufgaben, die Sie für eine Re-Zertifizierung nach ISO 9001:2015 angehen müssen

Das heißt: Der Weg zu einem ganzheitlichen (Qualitäts-)Managementsystem mit vielen Freiheitsgraden und höherer Eigenverantwortung ist frei.

Doch was müssen Sie nun konkret tun und wieviel Zeit sollten Sie einplanen? Die wichtigsten Aufgaben habe ich Ihnen hier zusammengefasst:

Bestimmen des Kontextes der Organisation anhand der Mission und der strategischen Ausrichtung

• Nehmen Sie eine Umfeldanalyse mit der Obersten Leitung vor und fragen Sie sich, welche internen und externen Themen relevant sind.
• Ermitteln Sie relevante interessierte Parteien und deren reale Erfordernisse und Erwartungen, zum Beispiel in dem Sie deren Rückmeldungen nutzen. (Lesen Sie die 5 Tipps zum Stakeholder-Management nach ISO 9001:2015)

Definieren Sie, wo es Handlungsbedarf gibt und welche Maßnahmen erforderlich sind. Dies gelingt am besten durch Workshops, Interviews und den Einsatz von Analysetools, wie zum Beispiel die Branchenstrukturanalyse, Zielgruppenanalyse, Stärken-Schwächenanalyse etc.

• Legen Sie den Anwendungsbereich fest: Was soll im Scope der Organisation liegen? Wer ist externer Partner? Diskutieren und entscheiden Sie nach Abwägen von Vor- und Nachteilen.
• Bestimmen Sie die Prozesse, die benötigt werden, um die Effizienz und Effektivität zu steigern, die Chancen und Risiken zu identifizieren, etc. – das alles jedoch unter dem Motto “weniger ist mehr”! Definieren Sie hierfür Auswahlkriterien und bestimmen Sie danach die Prozesse – gemeinsam mit den Prozesseignern (process owner).

Mit Beteiligung aller genannter Stakeholder benötigen Sie hierfür ca. 1-2 Monate.

Prozesse bearbeiten

• Legen Sie die Darstellungsstruktur fest: Turtle, Swimlane oder Prozessfluss? Welche Tiefe hilft Ihrer Organisation?
• Machen Sie Ihre Prozesse mit Leistungskennzahlen und Zielen mess- und steuerbar. Bauen Sie ein Mess- und Bewertungssystem auf bzw. ergänzen Sie das Bestehende. Das gleiche gilt für den Umgang mit Chancen- und Risiken. (Mehr dazu: So definieren und steuern Sie Ihre QM-Kennzahlen)
• Stoppen Sie irrelevante Prozesse oder machen Sie diese zu Anweisungen.
• Erstellen Sie ggf. den Entwicklungsprozess.

Die Prozesseigner sollten hierbei den Prozess modellieren bzw. im Workshop erarbeiten, um eine hohe Identifikation zu ermöglichen.

Die geschätzte Durchlaufzeit liegt bei ca. 2-3 Monaten.

Die Oberste Leitung

• Gleichen Sie Ihr Managementsystem um fehlende QM-Systemelemente ab und überführen Sie diese in ein ganzheitliches Managementsystem.
• Aktualisieren Sie die Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse, insbesondere die des Beauftragten der obersten Leitung (BOL) und der obersten Leitung (OL).
• Überprüfen Sie die Qualitätspolitik und machen Sie diese für alle interessierten Parteien verfügbar – falls das Qualitätsmanagement-Handbuch entfällt oder nur intern genutzt wird.

Hierfür nutzen Sie am besten einen Workshop mit der obersten Leitung, dem Controlling und der Organisationsentwicklung.

Geschätzte Dauer:  6 Monate (über die gesamte Überarbeitungszeit)

Risikobasierter Ansatz

• Erbeiten Sie ein Risikobewertungssystem und/oder gleichen Sie dies mit dem vorhandenen (Finanz-)Risikomanagementsystem ab.
• Integrieren Sie die Risikobetrachtung in die Prozessdokumentation. Prozesseigner sollten die Chance nutzen ihre Prozesse so gestalten, dass sie als Hilfsinstrument erkannt werden (siehe Punkt “Prozess bearbeiten”). Dies gelingt am besten durch eine Schulung der Prozesseigner und der Überarbeitung der Prozesse durch die verantwortlichen Prozesseigner.
• Überprüfen Sie die Qualitätsziele nach SMART (Spezifisch + Messbar + Attraktiv + Realistisch + Terminiert) und passen Sie diese bei Bedarf an.

Die geschätzte Durchlaufzeit beträgt ca. 3 Monate.

Wissensbasierter Ansatz und Kommunikation

• Die Stichworte lauten Wissen und Erfahrung: Ermitteln Sie vorhandene Methoden und Deltas und leiten Sie notwendige Maßnahmen ab. Dies gelingt am besten durch einen Workshop mit dem Führungskreis.
• Überprüfen Sie Ihr Kommunikationssystem – intern und extern.

Hierfür benötigen Sie in der Regel 0,5 Monate.

Dokumentierte Information

• Überführen Sie bisherige Prozesse in Anweisungen.
• Überführen Sie die Inhalte des QM-Handbuchs in eine neue Managementsystemdokumentation.
• Legen Sie ein Ablagesystem (z. B. Kontext) für neue Dokumentationsanforderungen fest.
• Überprüfen und entschlacken Sie Vorgabedokumentationen.

Planen Sie ungefähr 6 Monate (über die gesamte Überarbeitungszeit) ein.

Externe Anbieter

• Bauen Sie ein Auswahl- und Beurteilungssystem für externe Anbieter und extern bereitgestellte Prozesse und Dienstleistungen auf, z. B. Leiharbeiterfirmen, Logistikunternehmen, verlängerte Werkbänke. Dies gelingt am besten durch einen Workshop mit der Beschaffung, der Personalbeschaffung und weiteren verantwortlichen Abteilungen.

Geschätzte Durchlaufzeit: 1-2 Monate

Bewertung

• Überwachung, Messung, Analyse, Bewertung:  Überprüfen, ergänzen und etablieren Sie Ihr Bewertungssystem.
• Ergänzen Sie neue Kriterien Ihrer Managementbewertung und führen Sie ein Management Review durch. (Nutzen Sie die 5 Tipps zur Managementbewertung nach ISO 9001:2015)

Dies gelingt am besten durch einen Workshop mit dem Führungskreis.

Hierfür benötigen Sie ca. 6 Monate.

 

Die Bearbeitung der ben genannten Themen kann und muss – mit Blick auf die verbleibende Zeit – zum Teil parallel erfolgen.

Der Aufwand ist unter Beteiligung der relevanten Parteien sicherlich hoch – für ein gelebtes ganzheitliches Managementsystem aber m. E. unverzichtbar! Ein abgekürzter Weg durch einen „Ghostwriter“ spart zwar Zeit – schafft  jedoch keine Wertschöpfung und Identifikation für die Organisation. Fragen Sie sich daher genau, ob Sie das wollen!

Fangen Sie deshalb jetzt mit der Planung und Umsetzung an und vergessen Sie dabei nicht Ihren Audittermin mit Ihrer Zertifizierungsgesellschaft frühzeitig abzustimmen. Planen Sie eine Pufferzeit ein – falls noch eine Nachbesserung erforderlich ist!

Es gibt viel zu tun – nutzen Sie die verbleibenden Monate!

 

Über die Autorin
Susanne Krüger ist freie Partnerin der DGQ in den Bereichen Weiterbildung und Beratung. Bereits seit 2014 unterstützt Sie Organisationen bei der Umsetzung der Normrevision ISO 9001:2015.